Cómo crear un Plan de Continuidad de Negocio

Un Plan de Continuidad de Negocio (BCP) es el seguro más barato que cualquier empresa puede tener (especialmente en las pequeñas empresas, y prácticamente sin costo). En él se detalla cómo los empleados se mantendrán en contacto y continuar en su puesto de trabajo en caso de desastres o emergencias, como un incendio en la oficina. Por desgracia, muchas empresas no-programar un tiempo para desarrollar un plan de este tipo.

Aquí podrás ver algunos pasos y consideraciones sugeridas, en forma abreviada, que Las pequeñas empresas crean un NCP aumentará sus posibilidades de operaciones continuas durante o después de los desastres importantes. Este artículo no cubre el desarrollo de un PCN para las grandes empresas.

Los planes de continuidad se ha mencionado en ocasiones como los planes de recuperación de desastres, y los dos tienen mucho en común. Sin embargo, un PRD se centra en la recuperación después de un desastre, mientras que el NCP muestra cómo continuar haciendo negocios hasta que esta recuperación es completa. Ambos son muy importantes y por lo general se fusionan, la generación de un documento único y muy conveniente.

pasos

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La documentación de personal interno clave y partidarios. Estas son las personas que llenan las posiciones sin la cual su empresa podría no funcionar - hacer una lista tan grande como sea necesario, pero prefiere que sea económico.

Considere qué funciones se necesitan críticamente todos los días. Piense en que llena esas posiciones cuando el jefe principal está de vacaciones.
Haga una lista de todas estas personas y llenarlo con la información de contacto, incluyendo: teléfono teléfono celular- Business- hogares pager- de correo electrónico de correo electrónico Business- personal y cualquier otro medio posible de contactos con ellos en situaciones de emergencia en las comunicaciones normales podrían satisfacer disponible.

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Identificar quién puede telecomunicar. Algunas personas en su empresa podría ser perfectamente capaz de llevar a cabo negocios a través de una oficina instalada en sus propios hogares. Averiguar quién puede hacerlo y que no pueden.

Usted podría tratarse de asegurar que su personal críticos (identificados en el paso 1) pueden ser telecomunicar por completo si es necesario.

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Documentar los contactos externos. Si es el propietario o contratistas proveedores críticos, crear una lista de contactos especiales que incluye la descripción de la empresa (o individual) y cualquier información absolutamente crítico acerca de ellos, incluidos los contactos personales e información vital.

Incluir en la lista de personas como abogados, banqueros, consultores ... cualquier persona que tiene que ser llamado en caso de varios problemas operativos.

No se olvide de las empresas útiles y oficinas municipales y la comunidad (policía, bomberos, sanitarios, hospitales) y la oficina de correos!

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Documentar los equipos críticos. Las computadoras personales típicamente contienen información crítica (que tiene una copia de seguridad guardado con usted, ¿no?).

Algunas empresas apenas pueden funcionar bien después de unas horas sin un fax. Usted confía mucho en su máquina Xerox? Se necesita una impresora especial?

No se olvide de programas - que normalmente se considerarían equipos críticos, especialmente en el caso de los programas especializados o irremplazables.

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Identificar los documentos críticos. Artículos de incorporación, documentos legales, facturas de servicios públicos, información bancaria, documentos de recursos humanos, los documentos relacionados con el alquiler de propiedad, impuestos ... es necesario tener todo lo disponible, si es necesario, iniciar su negocio.

Recuerde, usted puede tener que hacer frente a una pérdida completa de la empresa. Usted sabe cuando se tiene que pagar el préstamo de vehículos de la empresa? Para los que enviar el pago por los servicios en línea?

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Identificar el equipo de opciones de contingencia. Si su empresa utiliza camiones, y es posible que se dañen en caso de incendio, donde desea alquilar vehículos? Donde le alquilar ordenadores? Puede utilizar servicios de terceros para golpear copia, recibir faxes, imprimir, entre otras funciones vitales?

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Identificar su ubicación contingencia. Aquí es donde se va a realizar negocios como oficinas principales se encuentran disponibles.

Podría ser un hotel - muchos de ellos son empresas bien equipadas, que pueden ser utilizados. Podría ser una de las oficinas de los contratistas, o su habitación abogado.

Tal vez el general de telecomunicaciones es una opción viable.

Si usted tiene una ubicación temporal identificada, incluir un mapa de ella en su PNC. Independientemente de dónde se encuentra, asegúrese de que tiene toda la información de contacto necesaria (incluyendo los nombres).

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Hacer una "How-to". Debe incluir instrucciones paso a paso con respecto a lo que hay que hacer, quién lo hará y cómo.

Lista de cada responsabilidad y escriba el nombre de la persona designada para hacerlo. Hacer lo contrario: Para cada persona, una lista de las responsabilidades. De esa manera, si quieres saber a quién llamar a la compañía de seguros, basta con ver "Seguros" en la lista. Si usted quiere saber lo que Big John va a hacer, se puede buscar por el nombre "John" en la lista.

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Añadir la información! Un NCP es inútil si toda la información está dispersa en diferentes lugares. Un NCP es un documento de referencia - que debe ser almacenado en una carpeta de 3 anillos.

Hacer un montón de copias y dar a cada uno de ellos por sus empleados más importantes.

Mantener varias copias adicionales en un lugar fuera de la pantalla - puede estar en casa y / o en una caja fuerte.

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Comunicarse. Deje que todos los empleados conocen la PNC.

Realiza cursos de formación obligatorios para todos los empleados, independientemente de si están en la lista crítica o no. Usted no quiere que su personal no esencial no sabía qué hacer después de conducir durante una tormenta de granizo y llegar a un edificio dañado por el fuego.

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Probar el plan! En realidad se ha anotado un montón de buenas ideas, acumulado toda la información, sitios identificados, el personal enumerado, los contactos y las empresas de servicios. Sin embargo, usted podría tomar ventaja de eso?

Elija un día y decirle a todos lo que sucederá (incluyendo clientes, contratistas y proveedores) - a continuación, en la mañana, actuar como si su oficina había sido destruido. Dar órdenes - ir al lugar de la contingencia.

Una cosa que sin duda aprender esta prueba es que no todo es 100% correcto. No hay que esperar el desastre ocurre para averiguar qué se debe hacer de manera diferente la próxima vez. Ejecutar la prueba.

Si realiza algún cambio importante, ejecute la prueba de nuevo después de unos meses. Incluso los planes sólidos requieren pruebas anuales.

Imagen titulada Crear un plan de continuidad Paso 12

Plan para cambiar el plan. No importa lo mucho que su plan es bueno, y no importa si las pruebas eran perfectos o no - es probable que algunos eventos huyen de su plan. El hotel tiene previsto utilizar como campo de contingencia podría estar recibiendo una gran convención. Puede no ser capaz de ponerse en contacto con el banco a causa del desastre han sucedido en un día festivo. falla de energía en su residencia. La compañía de fotocopiadoras máquina se rompió. Su consultor está de vacaciones.

Encuentra la imagen titulada Las acciones de alta rendimiento de la etapa 2

Análisis y revisión. Cada vez que algo cambia, actualizar todas las copias de su PCN.

Nunca deje que la fecha de caducidad de su expiración. Un plan no válido puede ser peor que un inútil- que le puede pasar a una falsa sensación de seguridad.

consejos

los teléfonos celulares de prepago son opciones más económicas para las comunicaciones de emergencia. Los teléfonos móviles dejarán de funcionar en algunos desastres-, por tanto, debe tener en cuenta un sistema de comunicaciones por satélite puede proteger su capacidad de comunicarse.
Tenga un plan climático para sus empleados con un número que puede ponerse en contacto para obtener información actualizada sobre las condiciones meteorológicas. Busque algunos de estos nuevos servicios en línea por teléfono que proporcionan mensajes de voz con las actualizaciones.
Además, enviar mensajes de texto a través de Twitter: es un método barato de comunicaciones de emergencia que puede ser útil cuando el teléfono no funciona. Asegúrese de que todos en la oficina tiene una cuenta de Twitter y conocer las direcciones de los empleados vitales.
Mantenga su PCN en un lugar visible para que todos enxerguem menudo - por lo que la idea de la continuidad del negocio permanecerá en la mente de todos.
El archivo que se utiliza para almacenar el PNC debe ser bastante diferente - las luces de neón de color naranja brillante es un buen color.
Todo el personal esencial deberá conservar una copia de la PNC. No es una mala idea tener uno en su coche.
Según FEMA, el fuego es el desastre más común entre las oficinas[1]. Asegúrese de hacer frente a esta situación en su PCN.

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No confíe en la caja fuerte a prueba de fuego para almacenar sus medios informáticos. La mayoría de las cajas fuertes por lo que se hace para guardar CDs, DVDs papel-, disquetes o fundir las cintas. Obtener un medio seguro para estos artículos. Mejor aún, mantenerlos fuera de la oficina!
No haga copias pirateadas de programas importantes. Incluso si usted puede hacer esto (por lo general no se puede), que no pueden trabajar y crear problemas legales para usted. Póngase en contacto con el proveedor del programa si no entiende sus opciones.
No distribuya su plan para la gente que no es necesario tenerlo. Su PNC debe contener información confidencial y segura que podría ser utilizado por un empleado descontento con fines inapropiados.