El desarrollo de un Plan de Gestión de Riesgos

"La negación es una táctica común que sustituye a la ignorancia deliberada de una planificación cuidadosa."

Charles TremperDesarrollar un plan de gestión de riesgos efectiva es una parte importante de cualquier proyecto, pero, por desgracia, a menudo es visto como algo que se puede hacer después. Los problemas aparecen a menudo y sin un plan bien desarrollado, incluso los pequeños problemas pueden convertirse en situaciones de emergencia. Hay diferentes tipos de gestión diferente y usos de riesgos, incluyendo el cálculo de la solvencia, la determinación de la duración de la garantía de un producto y calcular las tasas de seguros. En este documento, nos referiremos a la Gestión de Riesgo Punto planificación de eventos adversos.

pasos

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Entender cómo funciona la gestión de riesgos. El riesgo es el efecto (positivo o negativo) de un evento o serie de eventos que tienen lugar en una o varias ubicaciones. Se calcula a partir de la probabilidad de un evento se convierta en un problema y el impacto que tendría (Ver Riesgo = Probabilidad Impacto x). Hay varios factores que deben ser identificados para poder analizar el riesgo, incluyendo:

Evento: ¿Qué puede pasar?

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Probabilidad: ¿Cuál es la probabilidad de que este evento suceda?

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Impacto: ¿Qué tan grave será si sucede este evento?

Mitigación: ¿Cómo se puede reducir la probabilidad (y cuánto)?

Contingencia: ¿Cómo se puede reducir el impacto (y cuánto)?

Reducción = X Mitigación de contingencia

Exposición = Riesgo - Reducción

Después de identificar los elementos anteriores, el resultado se llama la exposición. Este resultado es la cantidad de riesgo que simplemente no se puede evitar. La exposición también se puede llamar las amenazas, peligro o la gravedad, pero son básicamente la misma cosa. Este resultado ayuda a determinar si la actividad prevista se debe hacer.

Esto es a menudo una ecuación de costos vs. beneficio. Puede utilizar estos elementos para determinar el riesgo de poner en práctica el cambio es mayor o menor que el riesgo de no ponerlo en práctica.

riesgo asumido. Si usted decide perseguir (a veces no hay otra opción, por ejemplo, cuando los cambios son ordenados por el gobierno federal), entonces su exposición que ahora se llama riesgo asumido. En algunos entornos, el riesgo asumido se reduce a la cantidad en reales que luego se utiliza para calcular la rentabilidad del producto final.

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Establecer su proyecto. En este artículo, vamos a suponer que usted es responsable de un sistema informático que proporciona información importante (pero no crítico) para una gran parte de la población. El ordenador principal en el que reside el sistema es antiguo y necesita ser reemplazado. Su tarea y desarrollar un plan de gestión de riesgos para la migración. Este es un modelo simplificado en el que el riesgo y el impacto se enumeran en alta, media y baja (esto es muy común, especialmente en Gestión de Proyectos).

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Escuchar las opiniones de los demás. Una lluvia de ideas acerca de los riesgos. Reúne varias personas que están familiarizadas con el proyecto y pedirles que lo que podría suceder, cómo ayudar a evitar que esto ocurra y qué hacer si se produce. hacer muchas notas! Que va a utilizar el resultado de este importante período de sesiones varias veces durante los próximos pasos. Trate de mantener una mente abierta con respecto a las ideas. "pensar en grande" Es bueno, pero mantener el control de la sesión. Hay que mantener la concentración en el objetivo.

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Identificar las consecuencias de cada riesgo. De la sesión de lluvia de ideas, debe haber reunido información acerca de lo que sucedería si los riesgos se materializan. Asignar cada riesgo con la consecuencia identificados durante la sesión. Sea lo más específico posible en cada riesgo. "Proyecto de retardo" no es tan directa como la información "El proyecto se retrasó 13 días". Si hay un valor real, lista-o- solamente decir "hasta Presupuesto" Es demasiado genérico.

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Eliminar las cuestiones irrelevantes. Si va a cambiar, por ejemplo, un sistema de un concesionario de coches, entonces cuestiones como la guerra nuclear, una pandemia o asteroides asesinos son básicamente las cosas que detengan el proyecto. No hay nada que puede hacer para planificar ellos o disminuir el impacto. Mantenerlos en mente, pero no ponga este tipo de cosas en su plan de riesgo.

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Listar todos los elementos de riesgo identificados. No es necesario para ponerlos en orden todavía. Sólo hay que enumerar uno por uno.

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Dile probabilidad. Para cada elemento de riesgo de su lista, determinar la probabilidad de que realmente está sucediendo a alta, media o baja. Si realmente necesita usar números, a continuación, introduzca la probabilidad en una escala 0:00 a 1:00. Y 0:01 a doce y treinta y tres = bajo, doce y treinta y cuatro a 0,66 y = 0,67 a 1.00 Promedio = alta.

Nota: Si la probabilidad de que ocurra un evento es cero, entonces se debe eliminar avión. No hay ninguna razón para considerar cosas que simplemente no pueden suceder (como un Tiranosaurio Rex enfureció a comer la computadora).

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Indicar el impacto. en general, para el impacto tan alta, media o baja basado en unas pautas preestablecidas. Si realmente necesita usar números, a continuación, introduzca el impacto en una escala 0:00 a 1:00. Y 0:01 a doce y treinta y tres = bajo, doce y treinta y cuatro a 0,66 y 0,67 = promedio de 1.00 = alta.

Nota: Si el impacto de un evento es cero, no debería aparecer. No hay ninguna razón para considerar cosas irrelevantes, independientemente de su probabilidad (mi perro se comió mi cena).

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Determinar el riesgo del elemento. A menudo utiliza una tabla para determinar esto. Si ha utilizado los valores bajo, medio y alto para indicar la probabilidad y el impacto, la tabla superior es la más útil. Si ha utilizado los valores numéricos, es necesario considerar el uso de un sistema de clasificación un poco más compleja similar a la segunda mesa aquí. Es importante señalar que no existe una fórmula universal para la combinación de la probabilidad y Impacto- esto variará con personas y proyectos. Este es sólo un ejemplo (aunque es un ejemplo de la vida real):

Sea flexible en su análisis. A veces puede ser apropiado conmutación entre las denominaciones numéricas y de alta, media o baja. Se puede utilizar una tabla como se muestra a continuación.

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Los riesgos de tasas. Una lista de todos los elementos que ha identificado el riesgo más grande a la más baja.

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Calcular el riesgo total. Aquí es donde los números le ayudarán. En la Tabla 6 que tiene 7 riesgos indicados como H, H, H, H, M, L y L. Se pueden traducirse en 0,8, 0,8, 0,5, 0,5, 0,5, 0,2 y 0,2, en la Tabla 5. El riesgo promedio total es de 0,5 y esto significa que el riesgo es Medio.

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Desarrollar estrategias de mitigación. La mitigación se ha diseñado para reducir la probabilidad de este riesgo sucediendo. Por lo general, sólo se hará por elementos de riesgo alto y medio. Es posible que desee para mitigar artículos de bajo riesgo, pero sin duda es mejor para hacer frente a las primeras otros. Por ejemplo, si uno de sus elementos de riesgo es que puede haber un retraso en la entrega de las zonas críticas, se puede mitigar el riesgo al ordenar al principio del proyecto desde el principio.

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Desarrollar planes de contingencia. La contingencia está diseñado para reducir el impacto si ocurre un riesgo. Una vez más, lo normal es que sólo quieren desarrollar contingencias para artículos riesgo alto y medio. Por ejemplo, si las partes críticas que no tienen por qué llegan a tiempo, puede utilizar los viejos, piezas existentes a la espera de los nuevos.

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Analizar la eficacia de las estrategias. A medida que se reduce la probabilidad y el impacto? Evaluar las estrategias de mitigación y contingencia y otra vez indicar su riesgo Eficacia de la clasificación.

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Calcule su riesgo real. Ahora sus 7 riesgos son H, M, M, L, L, L y L, que puede ser traducido a 0,5, 0,5, 0,5, 0,2, 0,2, 0,2 y 0,2. Esto le da un riesgo promedio de 0,329. En cuanto a la tabla 5, se observa que el riesgo general es ahora clasificado como bajo. Originalmente, el riesgo era medio (0,5). Después de la puesta en práctica de estrategias de gestión, su exposición es baja (0329). Esto significa que se logró una reducción del riesgo del 34,2% con respecto al de mitigación y contingencia. ¡Nada mal!

Monitor de sus riesgos. Ahora que ya sabe cuáles son sus riesgos, es necesario determinar cómo va a saber si se llevan a cabo, para que sepa cuándo y si tiene que utilizar sus contingencias. Esto se realiza mediante la identificación de los indicadores de riesgo. Haga esto para cada elemento de riesgo alto y medio. Luego, a medida que su proyecto sigue, usted será capaz de determinar si un elemento de riesgo se ha convertido en un problema. Si no conoce estos indicadores, es muy posible que el riesgo de tener lugar en silencio y afectan al proyecto, incluso si usted tiene buenas contingencias almacenados.

consejos

Plan para cambiar. La gestión de riesgos es un proceso fluido debido a que los riesgos siempre están cambiando. Hoy en día, se puede indicar algunos riesgos con una alta probabilidad y alto impacto. Mañana, la probabilidad o el impacto pueden cambiar. Además, algunos riesgos por completo fuera de su mesa, mientras que otros parecen entrar en el juego.
Siempre investigar. Lo que se ha perdido? Lo que podría suceder que usted no ha considerado? Esta es una de las cosas más difíciles de hacer y uno de los más críticos también. Haga una lista y comprobar que en repetidas ocasiones.
Use una hoja de cálculo para registrar el plan de riesgos con regularidad. Los riesgos cambian. riesgos antiguos y nuevos riesgos desaparecen estarán en la mira.
Parte de un buen plan de contingencia es una señal de alerta temprana. Si hay un resultado de la prueba que le ayudará a saber si es necesario adoptar el plan de intervención, asegúrese de enviar estos resultados de la prueba. Si hay una buena señal de advertencia, tratar de diseñar una.
Puede utilizar la exposición para ayudar a determinar si realmente es deseable llevar a cabo el proyecto. Si la estimación total del proyecto es de $ 1.000.000 y su exposición es de 0329, la regla general es que usted tiene el potencial de I $ 329.000 en la estimación. Usted puede obtener dinero extra ... por si acaso? Si no es así, es posible que desee volver a examinar el alcance del proyecto.
Reducción del riesgo = - exposición. En este ejemplo (y suponiendo un proyecto estimado $ 1,000) el riesgo es 0,5 x R $ 1.000 (R $ 500) y su exposición es 0,329 X R $ 1.000 (R $ 329) lo que significa que el valor de su reducción es igual a R $ 171.000. Utilizar este resultado como un indicador de cuánto puede gastar en la gestión del riesgo - esto debe ser una parte de la estimación revisada del proyecto (por ejemplo, seguros).
En situaciones en las que el director del proyecto es abrumado con la función de gestión de riesgos, el análisis puede limitarse a la ruta crítica del proyecto. En este caso, es conveniente calcular múltiples caminos críticos con retardo de tiempo tal vez adicional para identificar de manera más proactiva las tareas que son más propensos a caer en el camino crítico. Esto es especialmente apropiado cuando un administrador único proyecto es la gestión de múltiples proyectos. La gestión de riesgos debe ser considerado como parte del proyecto, pero no debe anular otras funciones de planificación y control (ver sección Advertencias).
Si usted es un gerente de proyecto sin experiencia, o si el proyecto es pequeño, tenga en cuenta el ahorro de tiempo saltarse algunos pasos o no aplicar, o tener un pequeño impacto en proyecto- omitir la parte de la evaluación formal de la probabilidad y el impacto, hacer "el cálculo mental" y salta inmediatamente a la parte de la exposición. Por ejemplo, es necesario mantener un circuito eléctrico y esta actividad Se hará bajar un servidor es "más arriesgado" mover el servidor a un nuevo circuito antes de dar servicio, o esperar hasta que el mantenimiento se acaba de volver a conectar la máquina? En cualquiera de los casos, el servidor va a ser derribado - pero sólo se puede identificar qué actividad tiene el menor riesgo para el proyecto.

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No sea demasiado compleja para el proyecto. La gestión de riesgos es una parte importante del proyecto, pero no se debe solapar el trabajo real. Si no se maneja esto, puede comenzar a perseguir riesgos extraños y reprogramar su plan con información inútil.
No ignore por completo los elementos de bajo riesgo, pero no pasar demasiado tiempo en ellas. Use las marcas de alta, media y baja para indicar el esfuerzo que dedica a la supervisión de cada riesgo.
No asuma que usted ha identificado todos los riesgos. La naturaleza del riesgo es impredecible.
no dejar que la política interfiera con su evaluación. Esto es suficiente. La gente no quiere creer que las cosas que controlan pueden salir mal y, a menudo combatir a los niveles de riesgo. "Oh, eso no sucederá nunca". Puede ser cierto, pero, de nuevo, puede ser el ego de alguien hablando.
Considere lo que podría suceder si una o dos cosas van mal al mismo tiempo. La probabilidad es muy pequeña, pero el impacto puede ser extrema. Casi todos desastre completo implica múltiples fracasos.