Cómo administrar varios proyectos: 9 pasos

Los gerentes, supervisores, coordinadores de programas, directores de proyectos, el trabajo supervisores y jefes de equipo de todo el mundo deben dominar la capacidad de gestionar múltiples proyectos. Gestión de múltiples proyectos - mientras se cambia el foco de un proyecto a otro - y cumplir las funciones que se desarrollan habilidades totalmente (no es innata). Independientemente de la gestión de tres o diez proyectos, su capacidad de realizar múltiples tareas es esencial para alcanzar las metas, los objetivos y los plazos de los proyectos (y para contribuir al éxito de cada uno).

pasos

Imagen titulada Manejo de múltiples proyectos Paso 1

Reunirse con el cliente y otras personas adecuadas para definir el alcance del trabajo de cada proyecto se inició.

Enumerar los objetivos del proyecto y las expectativas adicionales.
Discutir cada paso incluido en el alcance del trabajo.
Mientras que en la reunión, enviar preguntas o preocupaciones que pueda tener sobre el proyecto.

Imagen titulada Manejo de múltiples proyectos Paso 2

Determinar cuando se puede empezar a trabajar en cada proyecto. Programar una reunión inicial para el día en que comienza el trabajo, con el fin de responder a cualquier pregunta adicional que el cliente pueda tener. También, recuerde que debe establecer un tiempo adecuado. Es importante hacer su mejor esfuerzo para reconciliar ambas fechas.

Imagen titulada Manejo de múltiples proyectos Paso 3

Elaborar un presupuesto y un contrato delineando el alcance del trabajo para cada proyecto.

Enviar el presupuesto y el contrato para el cliente va a evaluar. Si no entiende algo o si algún elemento con el que no está de acuerdo, lo pondrá usted para hablar antes de aprobar el trabajo.

Hacer los cambios necesarios en los documentos y vuelva a enviar a la aprobación del cliente.

pedirle que firmar y fechar el contrato se apruebe el proyecto antes de comenzar cualquier trabajo.

Imagen titulada Manejo de múltiples proyectos Paso 4

Organizar proyectos por prioridad. Para ello, decidir cuáles de ellos son más "importante". Como regla general, se recomienda que los proyectos con plazos más breves se priorizan.

Sea consciente de los plazos para trabajar. Es importante que se organizará en cada proyecto, teniendo en cuenta todos los pasos.

Imagen titulada Manejo de múltiples proyectos Paso 5

Seguir el desarrollo de diversos proyectos con una hoja de cálculo u otro software de gestión de proyectos orientada. Incluir fechas importantes, pasos, materiales de construcción, empleados subcontratados, los miembros del equipo, y todos los demás recursos necesarios.

Imagen titulada Manejo de múltiples proyectos Paso 6

Planificar los recursos apropiadamente entre múltiples proyectos. El equipo no debe estar inactivo durante varios días antes de ser utilizados, así como los miembros del equipo no debería tener que esperar a que otros para completar una tarea antes de que puedan comenzar su propio trabajo.

los miembros del equipo de conmutación, contratistas y otros recursos (equipos, por ejemplo) para asegurar que cumple con todas las necesidades de cada proyecto.

Imagen titulada Manejo de múltiples proyectos Paso 7

Delegar tareas a los miembros de su equipo. Mostrar confianza en ellos es siempre un gran estímulo moral.

Ayudar a crear líderes técnicos y de grupo para mejorar la eficiencia, la facilidad de su carga de trabajo y liberar algo de su tiempo para tareas más importantes.

Imagen titulada Manejo de múltiples proyectos Paso 8

Comprobar el progreso de los proyectos de todos los días. Si hay proyectos con plazos más largos, usted puede hacer esto una vez por semana. El punto principal es asegurarse de que usted está en control de la obra.

Hacer todos los proyectos de flujo como se había previsto. Este paso es especialmente importante cuando la gestión de múltiples proyectos. incluso ser retrasado para un solo proyecto puede dificultar el cumplimiento de los plazos de varios otros.

Imagen titulada Manejo de múltiples proyectos Paso 9

Contacta con todos sus clientes y proporcionar informes sobre la marcha periódicamente. Esto se puede hacer en persona, con informes escritos o conversaciones telefónicas. Elija el método que funciona mejor para su cliente.

Evaluar el progreso del proyecto. Informar al cliente sobre los que se han completado los elementos, si hay problemas y cuáles son los próximos pasos.

Esté preparado para cualquier pregunta o preocupación que el cliente pueda tener.

consejos

Simplificar la tarea de la gestión de múltiples proyectos usando un software. Las buenas opciones incluyen proyecto y Excel, ambos de Microsoft.
Gestión de múltiples proyectos de forma automática aumenta la productividad de su equipo.