Cómo ser un buen recepcionista: 13 pasos (con fotos)

2 Métodos:Tener las habilidades Cierta Presentación de sí mismo, así

Cada oficina que destaca al público en cualquier forma requiere una cara al encuentro del público. Aunque excelentes habilidades de comunicación por teléfono y correo electrónico son importantes para los recepcionistas, es la comunicación cara a cara, que distingue a un recepcionista de un representante de servicio al cliente. Por lo general, cuando una persona (vendedor, empresario, miembro de la comunidad) entra en el lugar de trabajo, lo primero que verá es la recepcionista - y la primera impresión es siempre importante.

parte 1

Tener las habilidades Cierta

Imagen titulada ser un buen recepcionista Paso 1

Obtener la capacidad de organización de alto nivel. Los recepcionistas son gente que representa la cara de la empresa - es con ellos que la conversación con el cliente por primera vez, y ellos son los que cumplen con los colegas que necesitan información y planificación. Además de responder a las llamadas y dirigir a los visitantes, que suelen tratar con los clientes, organizar eventos, celebrar reuniones, etc .. Con todas estas responsabilidades, recepcionistas deben ser muy organizados al tratar con múltiples tareas a la vez. Una persona que no dura mucho tiempo como recepcionista si ella no puede manejar más de una cosa a la vez, se trata de todo lo que de una manera ordenada.

Una gran manera de mantenerse organizado es invertir en un sistema de archivo que funciona para usted. Es importante saber lo que pueden necesitar los documentos y la información de su jefe, sus colegas y sus clientes. Mantener toda esta información en carpetas separadas - ya sea electrónica o física. Organizar su sistema de archivo de una manera que funcione para usted - si se requiere boletos pegajosa de neón arrestado en absoluto, que así sea.
Ser organizado también significa ser auto-motivado - usted no necesita que otros le dirá cómo hacer algo, o que se pone en el camino correcto. Si usted es organizado, usted sabrá lo que necesita para completar las tareas de todos los días, y cuáles son sus prioridades.
Tienen números de teléfono en la mano (muchos, muchos). Por ejemplo, conocer el número de colegas, empleados, contratistas, proveedores, números de emergencia, etc .. Usted necesitará todos ellos en algún momento de su carrera. Mantenga los números dispuestos en un horario o en un programa informático adecuado.

Imagen titulada ser un buen recepcionista Paso 2

Tener algún conocimiento de la tecnología. La pieza más importante con el que una recepcionista tiene que trabajar es el teléfono - y todos los botones y líneas separadas asociado. Conocimientos informáticos también son necesarias - la mayoría de los recepcionistas necesitan saber para utilizar de manera eficiente el correo electrónico y deben saber cómo manipular los procesadores de texto. También es útil saber cómo crear tablas y utilizar cualquier industria específica del programa.

Tenga en cuenta que si fotocopiadoras, escáneres o impresoras están cerca de su escritorio, es probable que necesite para utilizar dichos equipos (y ayudar a los compañeros que tienen problemas con ellos). Una vez que conozca los tipos de máquinas que se utilizan en la oficina, desbloquear todas las funciones principales de ellas y las maneras de solucionar los problemas comunes que se presentan.

Imagen titulada ser un buen recepcionista Paso 3

Fiables. Una recepcionista recibe la misión de cuidar de la mesa todo el tiempo - la compañía refleja una mala imagen si nadie contesta el teléfono, o si una gran cola de gente que quiera ser ayudado. Convertido fiable es una prioridad - si su jefe que se tiene la certeza y siempre dispuesto a ayudar, su presencia se convertirá en indispensable.

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Poseer excelentes habilidades como un oyente. Todo recepcionista necesita saber escuchar a la gente - ya sea escuchando a alguien en el teléfono, se escucha a una pregunta, está recibiendo información superior. Capaz de escuchar y hará que le permite ser más eficiente - puede resolver los problemas más rápido cuando se puede entender rápidamente lo que la persona está pidiendo. Usted será capaz de conectar a los clientes a los trabajadores se necesitan con urgencia.

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Tomar nota de todo. Si un jefe le pide que haga algo, anote los detalles. Si un cliente llama, asegúrese de anotar su información (nombre, contacto, lo que quiere, etc.). Las notas son excelentes para mantener la organización y recordar todas las pequeñas cosas que se presentan durante el día. Guardar notas en un bloc de notas y llevarlo con usted todo el tiempo. Usted se sorprenderá de lo mucho que puede ser útil, especialmente cuando se trata de recordar lo que la persona que llama quería hace cinco minutos.

Asegúrese de escribir en detalle los mensajes y los transmiten. Lo más importante aquí es: cuando se toma nota de los deseos de un cliente, repetir el mensaje e información de contacto para asegurarse de que están justo antes de colgar el teléfono. Por lo tanto, se puede pasar la información correcta.

Imagen titulada ser un buen recepcionista Paso 6

Contestar el teléfono cortésmente con un saludo como "Good Morning estándar. Gracias por llamar a nuestra empresa. Mi nombre es _____, ¿en qué puedo dirigir su llamada? ". Asegúrese de que el teléfono sea contestado en el primer o segundo anillo. No es una buena idea para que la gente espera de más de un minuto (es más larga de lo que piensa).

escuchar con atención el nombre de la persona de contacto es exigente. Repetir si es necesario. Móviles suelen distorsionar los sonidos. Escriba el nombre de la persona a la que va a dirigir la llamada a la pronunciación parece ininteligible.

Dirigir la cortésmente con una frase estándar, tales como "Mr. John, un momento, por favor ". O bien, si la persona está ocupada, "Disculpe, Sr.João está actualmente ocupado. ¿Le gustaría que esperar en línea o si desea dejar un mensaje de voz? ". Gracias cortésmente y dirigir su llamada a lo solicitado.

Imagen titulada ser un buen recepcionista Paso 7

Gracias al equipo de entrega con la misma educación y profesionalismo como siempre. Puede que tenga que firmar algunas entregas. Asegúrese de que su firma es legible. El equipo de entrega puede necesitar saber dónde dejar órdenes. Asegúrese de ponerse en contacto con los empleados apropiados para este tipo de problemas.

Imagen titulada ser un buen recepcionista Paso 8

Tratar con los clientes que vienen a su negocio de manera eficiente y educación. Después de los visitantes a identificar quiénes son y quiénes están buscando, póngase en contacto con el individuo y hacerle saber quién está hablando. Una frase apropiada estándar es: "Sr. John, el Sr. Maurice empresa XYZ está aquí para la reunión de dos horas ". Siempre presente el nombre y apellido de la persona y la compañía que representa. . Es útil para preguntar si la persona tiene una reunión con el Sr. John puede decirle al visitante: "Sr. John le hablará a la vez, "o" el señor John dijo que está terminando una reunión y se pondrá en contacto con usted dentro de 5 minutos. Puede sentarse si lo desea. Gracias ".

parte 2

Presentación de sí mismo, así

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Tener una actitud positiva. Como se mencionó anteriormente, las recepcionistas son la cara de una empresa - que son la primera persona a los clientes entran en contacto, y ellos están respondiendo a las preguntas de las personas que no pueden ir a la oficina. Nadie quiere encontrar una recepcionista expresión triste y la actitud de mal humor. Recuerde que debe ser paciente con los clientes difíciles, incluso si lo consideran sus nervios.

Incluso para encontrar un cliente difícil, recuerde que usted es una persona fuerte y feliz. Dígase a sí mismo que el cliente está actuando de este modo a la frustración. Desde hace lo mejor para acomodarlo, su culpabilidad ira no será el suyo. Es mejor ser la persona que mantiene la cabeza fría de lo que explota y termina pareciéndose a alguien grosero y significa.

Imagen titulada ser un buen recepcionista Paso 10

Preparar un cumplido. Siempre es importante para saludar a sus clientes de una manera amistosa. Incluso si sólo volver a hacer lo que estaba haciendo antes de finalizar, es importante para saludar al cliente a sentirse reconocido. Él sabrá que puede contar con su ayuda.

Algunos saludos son: "¡Hola! Bienvenido al (nombre comercial) "o" Buenos días! Si usted puede sentarse, hablo con usted en un momento ".

Imagen titulada ser un buen recepcionista Paso 11

Sea cortés. Sea respetuoso. Tratar a cada cliente como si fuera la persona más importante para entrar en la oficina ese día. Ese es su trabajo - nadie se preocupa por el hecho de que usted ha sido atrapado en el tráfico hoy, o arruinar su bolsa de nuevo, o perder su CD favorito. Dejar que las cuestiones personales en el hogar (incluso si no respeta a la persona que le entregó un mensaje o su forma de hablar - fingir). En general, asegúrese de que la persona está totalmente relajado y feliz de hablar con usted.

Imagen titulada ser un buen recepcionista Paso 12

Vestirse para impresionar. Se está representando a una empresa - por lo que necesita para hacer los ajustes del zapato. Invertir en algún negocio de ropa informal. Alternativamente, si usted es un recepcionista de un determinado tipo de tienda (por ejemplo, una tienda de ropa), puede ser útil considerar la compra de una pieza del sitio y utilizarlo. Tienden a ser conservadores, a menos que trabaje en un lugar donde la moda, se valoran los nuevos y los diferentes atributos.

Asegúrese de que la empresa tiene un código de vestimenta específica. Su negocio puede aceptar ropa casual. Sin embargo, recuerde que nunca se debe vestir demasiado informal (suéteres podrían ser la razón de su expulsión de trabajo).

Mantener ordenado.

consejos

Mantenga problemas personales fuera de su área - esto incluye llamadas telefónicas y correos electrónicos. Departamentos de inteligencia pueden y van a verificar las actividades de su equipo.
Hay que ser agradable a los administradores. Vea si usted puede ayudarles con las tareas adicionales durante su tiempo libre.
Recuerde que firma su salario y se adhieren a ella todo el tiempo.
Encontrar a alguien que pueda hacerse cargo de su mesa durante las pausas para el baño, para las reuniones, para las vacaciones, para el almuerzo, etc .. Por lo que puede evitar que la gente nerviosa espera para su regreso.
Pedir a los colegas si necesitan algo. Es mejor hacer amigos ayudando a quejarse y crear enemigos.
correspondencia mango es normalmente parte de los trabajos de recepción. Averiguar dónde va cada uno, que les llevará (y cuando se produce la llegada) en su primer día.
Siempre estar dispuestos a aprender una nueva tarea o una tarea trivial. Versatilidad ayuda mucho.
Escribir mensajes en un libro duplicado y entregar una copia a la persona que va a recibir el mensaje. O utilizar un diario, que es más fácil de ver, sobre todo para recordar un nombre o número.

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Nunca diga "No hago XYZ". Va a ser despedido antes de decir "Z".
No es "pretender" ser legal. La gente puede ver la falsedad. En su lugar, estar realmente interesado, educado y respetuoso. Si no puede hacer esto, no funcionan como recepcionista. Usted derribar la reputación de su empresa. Encontrar un trabajo donde se puede permanecer lejos de la opinión pública.
Nunca discuta con un cliente o visitante. Dirigir al supervisor.