3 maneras de responder al teléfono cortésmente

Método 3:En el trabajo En casa correo de voz

Hay muchas situaciones en las que serán llamados a responder al teléfono. Conocer la forma correcta de cumplir y cómo desarrollar buenos hábitos de comunicación son habilidades importantes para aprender. Le mostraremos cómo responder a una variedad de situaciones.

método 1

En el trabajo

Imagen titulada contestar el teléfono cortésmente Paso 1

Mantener el profesionalismo. Cuando usted está contestando el teléfono en el trabajo, no siempre se sabe quién está al otro lado de la línea. Podría ser su jefe, un cliente, uno de sus colegas, o incluso una conexión incorrecta. Contestar el teléfono de una manera profesional empezará a cualquier conversación que está a punto de tener positivamente.

Incluso si usted tiene identificador de llamadas, puede ser su jefe llamando al teléfono de un compañero de trabajo! Contestar el teléfono con "¿Y ahí?" le dará la impresión de que usted no quiere que la gente tenga.

Imagen titulada contestar el teléfono cortésmente Paso 2

Centrarse en la conversación. Detener lo que está haciendo y tome un momento para prepararse. Hacer la expresión que se desea diseñar antes de descolgar el teléfono. Se hace toda la diferencia: si estás sonriendo, con el ceño fruncido, o aburrido, la persona en el otro extremo lo podrá escuchar en su voz.

Imagen titulada contestar el teléfono cortésmente Paso 3

Siempre identifique. En situaciones de trabajo, es apropiado para contestar el teléfono diciendo su nombre y la compañía Nombre: "Buenos días, gracias por llamar a XYZ. Aquí es John. ¿Cómo puedo ayudar?"

Si una llamada interna y lo sabes, que pueden responder a ella con su departamento y su nombre: "Hola, este es el ordenador, que está hablando es Pedro. ¿Como puedo ayudar?" Esto permitirá que la otra persona sepa si hablando con la persona adecuada y saber que usted está listo para ayudar. Mantener un tono agradable y personal dejará mucho más agradable de conexión para todo el mundo.

En muchas situaciones de trabajo, existen reglas para contestar el teléfono que todos los empleados deben seguir. El diseño siempre la sinceridad, no importa lo tonto estos textos parecen estar dispuestos - el cliente sabrá la diferencia si estás excitado o ya sea que esté leyendo un texto: "Gracias por llamar a nuestra empresa. Su llamada es muy importante para nosotros" Sonará totalmente ridículo si usted no habla con convicción!

Imagen titulada contestar el teléfono cortésmente Paso 4

Responder con el nivel adecuado de decoro. Trate de no hablar muy informalmente para saber quién está llamando.

Si la otra parte no se presenta, informe "¿Quien habla?" Esta es una práctica aceptada que no sólo permite a la persona que llama sabe que está siendo tratado personalmente, también le permite tomar notas en caso de tener que ponerse en contacto con esta persona otra vez, o transferirla a otra extensión.

No se meta en chismes o conversaciones personales. A menos que usted está hablando con un colega o amigo, no hay lugar para ese tipo de conversación en el trabajo.

Imagen titulada contestar el teléfono cortésmente Paso 5

Escuchar con atención. Descubrir la razón de la persona que está llamando y responder en consecuencia.

Si la persona que está intentando no está en casa o no está disponible, informe a la persona que llama, "Perdone, señora .. Adelino, el Sr. Nogueira no está disponible ahora. ¿Quieres dejar un mensaje?"

Asegúrese de escribir el nombre, número de teléfono de la persona y el propósito del enlace. Por lo tanto, si una llamada importante, el problema puede ser tratado tan rápida y eficientemente como sea posible.

Imagen titulada contestar el teléfono cortésmente Paso 6

Tenga cuidado con los servicios de recogida de información. Si las personas que llaman solicitan información sobre usted u otra persona, pensar cuidadosamente antes de responder. Incluso si la persona que introduzca el nombre y la empresa que está hablando, usted debe ser cauteloso a menos que un contacto fiable.

En una situación de trabajo, por ejemplo: "Lo siento señor (a). política de la empresa no me permite para proporcionar este tipo de información. Conozco en detalle por qué lo que necesita saber eso?"Y hacer su evaluación a partir de ahí.

método 2

En casa

Imagen titulada contestar el teléfono cortésmente Paso 7

Sea usted mismo. Su casa es su castillo, como se suele decir, y aunque la etiqueta en el teléfono sigue siendo la mejor práctica, no suele ser necesaria la formalidad laboral.

Imagen titulada contestar el teléfono cortésmente Paso 8

¡Decir hola! Es un saludo universal, conocida en todo el mundo: "Hola?" Dilo con una sonrisa y la gente va a responder en consecuencia.

Si, basándose en su identificador de llamadas y la experiencia, ya sabe quién está llamando, no dude en decir "Hola, Tom! ¿Cómo te va?"

Si usted tiene un identificador de llamadas y no reconoce el número o el número aparece como "desconocido"o "obstruido", Contestar el teléfono depende de usted.

Si decide responder, tenga en cuenta que la persona en el otro extremo de la línea está pensando probablemente en el negocio y responder en consecuencia. Tener cuidado al dar su nombre a los extraños. un simple "¿Hola?" Es suficiente.

Si la persona que solicita usted u otro miembro de la casa, preguntarle su nombre y empresa antes de decir cualquier otra cosa - lo último que uno quiere darles a los operadores de telemarketing demasiada información! Si la persona es sospechosa o no quiere decir que se trata, recuerde: usted no tiene ninguna obligación de hablar con ella.

método 3

correo de voz

Imagen titulada contestar el teléfono cortésmente el paso 9

Grabar un saludo. No todas las llamadas son contestadas, y cuando no es así, el contestador automático y buzón de voz estarán allí para recibir los enlaces que hemos perdido. Dado que usted no sabe que le puede llamar, utilice la etiqueta apropiada en el teléfono es importante.

Imagen titulada contestar el teléfono cortésmente el paso 10

Mantener el profesionalismo en el trabajo. La grabación del contestador, en el trabajo debe ser manejado como si estuviera en una llamada "en vivo": "Hola, has llamado a la par de la oficina del Sr. Nogueira. Por favor, deje un mensaje incluyendo su nombre, número de teléfono y la hora en que llamó. Si se trata de una emergencia, póngase en contacto con mi asistente en el número 2345 a 6789."

Imagen titulada contestar el teléfono cortésmente paso 11

En casa, que sea sencillo, amable y directa. Tu puedes decir "Hola, aquí es Felipe. No puedo responder ahora, pero deje su nombre y número de teléfono y te voy a llamar tan pronto como sea posible."

Si usted quiere mantener su anonimato, se puede decir "Hola, has alcanzado el número 2345-6789. No hay nadie en el momento de tomar su llamada, pero deje su nombre y número y te llamaremos."

Las opciones para la familia son flexibles. Puede responder por toda su familia: "Hola, aquí está la familia Smith. Lo siento, no puedo responder ahora, pero deje un mensaje y le llamaremos tan pronto como nos sea posible!"

Se puede hacer todo el hablar de la familia (en coro o individualmente), pero la esencia es la misma: lo siento perderá su conexión, no podemos responder por el momento, por favor deje un mensaje.

Haga lo que haga, evite decir "Estamos en casa ahora"Especialmente si usted no está en casa! Esto permite que los alborotadores potenciales saben que no será perturbado cuando están "préstamo" su televisor, su música y sus joyas.

consejos

Si su teléfono tiene un identificador de llamadas, asegúrese de quién está llamando antes de contestar, pero recuerde que puede ser alguien que usa el teléfono móvil de otra persona. Lo mismo se aplica cuando se llama a alguien.
Si la llamada es para otra persona, compruebe los puntos en caso de que olvide. Por ejemplo, el número de teléfono, nombre de la persona, la hora en que llamó, el motivo por el enlace, etc.
Mantenga un cuaderno y una pluma en la mano por lo que no tiene que estar buscando para poder llevar un mensaje.
Si es posible, ir a un lugar tranquilo para no molestar a los demás con su conversación y para que pueda escuchar con más claridad.