Cómo contestar el teléfono en el trabajo: 6 pasos

Crear una imagen profesional en el trabajo es muy importante para una carrera exitosa. La forma en que una persona se viste, se comunican e interactúan con colegas, clientes y supervisores siempre es memorable. Contestar el teléfono es algo que hace que todos los empleados, independientemente de su posición en la empresa. Contestar el teléfono con una voz clara y alegre, dejando a la persona en el otro lado de la conversación cómoda y muy agradable línea.

pasos

Imagen titulada contestar el teléfono en el Trabajo Paso 1

Hablar con calma y claridad para que la otra persona entiende lo que está diciendo. Use un tono alegre, confiado, entusiasta y solidaria. Cómo la otra persona no se puede ver, la voz tiene que estar tranquilo y acogedor. Haga de cuenta que la otra persona está delante de usted y sonrisa. La sonrisa casi siempre se trasluce en su voz. Al contestar el teléfono, no se comer, beber o masticar chicle.

Imagen titulada contestar el teléfono en el Trabajo Paso 2

Ajustar la velocidad y el volumen de la voz. Algunas personas tienden a hablar más alto de lo normal en el teléfono. Use su voz volumen normal y evitar gritos. Tome una respiración profunda antes de contestar el teléfono y hablar lentamente.

Imagen titulada contestar el teléfono en el Trabajo Paso 3

Use un saludo estándar. Su saludo debe ser algo adecuado como "buen día" o "buenas tardes." Gracias a la persona para llamar, identificarse, hablar su nombre de la empresa y su departamento y pregunte cómo puede ayudar.

Evitar dar demasiada información para contestar el teléfono. Lo ideal es que la persona recuerde con quién está hablando. Proporcionar información básica. Un saludo clara y concisa debería ser así: "Buenos días, gracias por llamar la empresa X. A continuación, el altavoz está Joe, ¿cómo puedo ayudar?"

Imagen titulada contestar el teléfono en el Trabajo Paso 4

Esté preparado. Deja un bolígrafo y un bloc de notas por el teléfono para grabar la información de llamada si usted tiene que transferir la llamada o hacer una investigación para responder a las preguntas de la persona. Si usted es un recepcionista y contestar llamadas Para muchas personas, mantener sus extensiones por el teléfono.

Imagen titulada contestar el teléfono en el Trabajo Paso 5

Recordar el nombre de la persona que llama y la cabeza a ella profesionalmente. A menos que sea alguien que usted conoce, utilice siempre su apellido como el Sr. Smith, la señora Clark, etc. Escribe el nombre de la persona por lo que hablar, por lo que no se olvide cuando se conecta.

Imagen titulada contestar el teléfono en el Trabajo Paso 6

Pedir permiso antes de realizar la llamada en espera. Si necesita transferir la llamada a otra persona, o poner la llamada en espera para buscar información, pregunte si la persona no le importa estar en espera.

consejos

Recuerde que no debe utilizar el argot o abreviaturas que la persona no puede entender. Sé empático, y mantener la calma y profesional, incluso si la persona es grosero.
Evitar distracciones. Deje de hacer lo que está haciendo y se centran en el enlace a la persona a disposición toda su atención. No deje pasar la impresión de que alguien distraído o demasiado ocupado para responder preguntas y proporcionar asistencia.