¿Cómo organizar un evento

Establecer metas. Lo que se quiere lograr? No es la cantidad de gente que desea asistir, o que el evento ocurre real - lo que es de esperar resultado? Los nuevos empleados en una nueva área de su organización? Recoger R $ 1.000? La transformación de la mente? Enthuse personas?

Obtener voluntarios. Es sumamente importante contar con un equipo compuesto por personas con diferentes habilidades. Ellos pueden ayudar con todo, desde preparar el programa y los presupuestos, hacer las invitaciones y carteles, recibir a los invitados e incluso trabajo sucio para limpiar después. En pocas palabras, que le ayudará a hacer todo lo que sea necesario. Si es posible, conseguir voluntarios que cofia.

Hacer un presupuesto. Todos los posibles costes, ingresos, patrocinios e imprevista gasto debe incluirse. Si lo hace un presupuesto, usted va a terminar con un montón de recibos, los bolsillos vacíos y sin idea de lo que pasó. Sea realista desde el primer día para no tener sorpresas en D.

Pensar en la logística de todo. El evento contará con un coche? Accesibilidad para las personas con necesidades especiales? ¿Cómo se puede aprovechar el tamaño del espacio que ha elegido? ¿Qué equipo será necesario? ¿Qué materiales extra (agua para altavoces, botones, folletos y boletines) será necesario y representan un gasto más? ¿Cuántas personas se necesitarán para el evento que se produzca sin incidentes?

Piense de propagación y comercialización. Boceto de un cartel informativo. Incluyen la posible fecha, hora, lugar, invitado principal, nombre del evento y un tópico o tema del evento. Dado que todavía es pronto usted tiene algún tiempo, pero lo mejor es tener una versión preparada para saber cómo será cuando llegue el momento.

Reunirse con el equipo. Obtener la aprobación de su presupuesto, agenda del evento, etc., ambos miembros del equipo como supervisores. Este es un buen momento para responder a las preguntas. Todo el mundo sabe sus obligaciones? Son conscientes de cualquiera y de todos los problemas?

Pasar las tareas a diferentes personas y dejar que alguien con experiencia coordinar las actividades. Si un mega evento, permiten diferentes personas coordinan las actividades bajo la supervisión de una persona. El líder del equipo debe tener la confianza de todos los miembros.

Actualizamos sitios relacionados con el evento. Es probable que utiliza Facebook y Twitter, pero hay otros sitios que se pueden utilizar para organizar y dar a conocer su evento. Oevento, Vpeventos, E-clap son los más utilizados. Si usted nunca ha oído hablar de cualquiera de ellos, hacer una búsqueda ahora!

Get patrocinadores y otras fuentes de dinero en efectivo representantes. Muchos gastos se cargarán en las próximas semanas y que no quieren que salgan de su bolsillo. Recoge al menos una parte del dinero para los gastos iniciales tales como el alquiler de los locales, el equipo y la restauración. Algunas de estas personas, lugares y cosas deben ser pagados por adelantado, bien antes de que ocurra el evento.

Publicitar el evento. Preparar folletos, anuncios de oferta, informar a los medios de comunicación, envíe el correo directo, enviar mensajes a grupos en línea y visitar los participantes o patrocinadores potenciales. ¿De qué otra gente sabría? Asegúrese de que toda la información que está publicando es completo, dejando sólo una sombra de duda - que necesitan para ser curiosidad por algo, ¿verdad?

Reunir los elementos necesarios para el evento ocurra. Estos pueden ser medallas, juegos, recuerdos, premios o certificados. Hay varios detalles pequeños que pasan desapercibidos por la mayoría, pero hay que saber de memoria cada esquina y el agujero que debe ser llenado y con qué. Y no se olvide de sillas, mesas, equipo de sonido, señalización, manteles y todas estas cosas importantes.

Proporcionar todos. Ordenar las fotos y vídeos, transporte de invitados, proveedores de alimentos, personal de limpieza ... la lista es bastante extensa, pero sin ella no organiza cualquier evento.

Preparar una lista de contactos. Tendrá que todos los números importantes, direcciones y correos electrónicos de los miembros del equipo. Además, haga una lista similar a los datos de los clientes VIP, proveedores y prestadores de servicios. Si alguien no asiste o tarde (a), esta es una lista que va a utilizar para ponerse en contacto.

Haga una verificación final con el equipo. Asegúrate de que tienes que hablar con todos sobre cómo llegar allí ya qué hora. La última cosa que queremos es que todo el mundo se inicia llamando al mismo tiempo en el día del evento para preguntar dónde está el camino de los fondos.

Compruebe todas las invitaciones y respuestas. Crear una lista de invitados en una hoja de cálculo y contar con la asistencia por cabeza. En la mayoría de los eventos, el número de personas que respondieron a RSVP no Representa el número de personas que realmente asisten. Usted puede tener 50 personas confirmadas y terminar con 5 o 500 invitados. Debe tener al menos un sentido de ese número y estar listo (a) para hacer frente a cualquiera de estas posibilidades.

Ir al sitio y ver si todo está listo. La habitación está limpia y disponible? El equipo electrónico está en funcionamiento? Su carga de algunos equipos si es necesario? El personal parece estar preparado para el gran día?

Hacer kits para los participantes. Esto puede incluir una botella de agua, una barra de cereal, una almohadilla de post-it, una pluma, un folleto y cualquier información requerida. También es una buena forma de incluir recuerdos, este es el toque que hará que la gente se sienta en un evento bien diseñado y organizado. Y ellos se sentirán importantes!

Hacer una hoja de horario. Esta será la lista de toda la información necesaria, dividido por el tiempo y / o ambiente. Preparar un programa de minuto a minuto para las actividades importantes. El formato depende de ti, pero trata de incluir una breve información, por lo que no es difícil de leer.

Organizar todo, dentro y por fuera. Es necesario globos para decorar el buzón de correo? Un cartel para esa esquina? Y las puertas y pasillos? Si sus clientes tienen que navegar por un laberinto, se necesita una gran cantidad de señalización.

Asegúrese de que las personas que importan saben lo que está pasando. Si un hablante es tarde, alguien debe envolver los huéspedes. Si la comida está tomando más tiempo de lo esperado, deben ser informados del cambio en el programa. Rara vez los eventos se llevan a cabo como estaba previsto, a continuación, las personas clave que tener un canal de comunicación abierto con ustedes en la medida en que los planes se ven alterados.

Tomar fotos! Usted va a querer algo para recordar su única tarde. Y ver a la gente corriendo con una cámara en la mano hace que la gente emocionada. Registrar todas las pistas de los patrocinadores, sus pistas, la entrada, recepción, etc. Puede utilizar las fotos como referencia para el próximo año!

Distribuir volantes. Probablemente plantado algo en la mente de sus clientes y quiere que se vayan a pensar algo, imaginando algo o planeando algo. imprimir volantes o algo, que pueden llevar a casa y pueden leer después del evento.

Limpiar el sitio! Compruebe el medidor de potencia, retirar las pancartas y carteles, mesas, equipo, sillas, etc. Debe dejar el lugar como lo encontró, especialmente si usted pagó por ella y quiere usar de nuevo en el futuro. Ellos pueden cobrar cargos que podrían evitarse. Dividir el trabajo para que sea rápido y sin dolor para todos.

Hacerse cargo de todas las tareas posteriores al evento. Dependiendo de su caso, se puede pasar de absolutamente nada que muchas notas de agradecimiento por venir. Aquí están algunas ideas para comenzar: