Cómo organizar un Stand en un Evento: 18 Pasos

2 Métodos:Antes del evento Durante el evento

Ya sea en una convención, festival o feria, con un stand es una buena manera de promover su producto, organización o causa. Planificación y preparación son la clave para dar un aspecto profesional y obtener la atención que merece.

método 1

Antes del evento

Busque un evento apropiado para su stand. Si usted puede ir a eventos similares en calidad de visitante, vaya. Mire lo que otros expositores están haciendo. Lleve una toalla y tomar notas de lo que se sentía bien en otros stands y lo que se piensa se podría haber hecho mejor.

Register. Detectarlo a tiempo lo que se necesita para tener un stand en el evento que va a participar. Regístrate y pagar las cuotas.

Ahora es el momento de hacer alguna petición especial a los organizadores del evento. Si usted necesita la luz o electricidad en su stand, pregunte por adelantado. Si se necesita, la refrigeración, el acceso de vehículos de sonido o algo más allá del alcance de su stand, pida ahora. Las empresas calificadas pueden tener precios más altos, pero la experiencia puede ser crítico para la ejecución exitosa del evento.

Si se puede elegir el lugar, elegir el que tendrá la mayor parte del tráfico. Si no es así, elija un lugar cercano a otros stands que atraen a la clase de gente que desea.

Mantener un registro de todos los gastos relacionados con el evento, incluyendo gastos de viaje, hotel, comidas, cuotas, etc. Cuando el evento ha terminado, usted debe comparar los costos y resultados con otros eventos para decidir si o no para volver.

Hacer reservas. Si tiene que viajar al evento, reserva de hotel, vuelo y alquiler de coches. Grandes eventos pueden agotar estos servicios cerca de lugar- así que haga sus reservaciones tan pronto como esté seguro que va a participar.

Preparar los materiales. Lo que se necesita depende de la naturaleza exacta del evento y lo que están promoviendo, pero tenga en cuenta lo siguiente:

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Placas y tiras. Al menos una pequeña bandera que dice qué o quién usted está promoviendo. Tarjetas adicionales pueden ayudar a informar a su público. No hay que esperar a todos a leer el texto impreso cuando se visita un soporte. En su lugar, utilizar gráficos grandes y atractivos y dejar los detalles de los volantes. Crear un diseño consistente en el estrado le dará un sentido de unidad.

pegatinas de colores

Dar regalos. Una forma clásica de atraer a la gente a su stand está ofreciendo regalos. Las muestras de algo relacionado con su mensaje son ideales. objetos útiles (pluma, camisa, bolsas) con su nombre y la insignia impresa pueden actuar como anuncios para caminar o recordatorios a largo plazo. Incluso los dulces o plato de bocadillos pueden hacer que las personas se acercan.

La literatura. Si quieres que la gente en contacto y recordar después del evento, hacen tarjetas de presentación, volantes o folletos con su mensaje. llevar más lo que cree que va a necesitar.

Declaraciones. Si puede mostrar algo relacionado con su organización (por ejemplo, un producto o servicio) o mostrar los resultados de una actividad o proyecto de éxito, llevar a mostrar y hablar. Mejor aún, permiten a los visitantes a participar, tal vez experimentar lo que están promoviendo.

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Actividades. Ofrece actividades para atraer a la gente. Una combinación de imágenes o texto con premio puede hacer que se llene la lista de contactos. Incluso si la actividad es un simple bolas de brea o la pesca, que puede atraer a la gente el tiempo suficiente para que usted diga por qué está allí.

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Cobertura. Si el evento es al aire libre, una cubierta portátil, tienda o quiosco es esencial para mantener el sol y la lluvia de distancia. También se verá más oficial y profesional. Si usted puede dejar con los colores de su organización o, simplemente, coloreado, ayudará a hacer su negocio presencia más visible. Averiguar la cantidad de espacio antes del evento le permitirá ocupar.

Mesas y sillas. Los organizadores del evento pueden disponer o no. Si no está seguro, pregunte.

Protección contra la intemperie. Si al aire libre, utilizar pesos de papel y cadenas para telas y carteles, para que ningún viento. También debe vestirse de acuerdo al clima.

Correas de sujeción y herramientas. Si va a montar su propio stand, mesa o carteles, llevar las herramientas. destornillador, alicates y alambre puede ser muy útil. Tijeras, cinta adhesiva, chinchetas y cuerda también son buenas ideas. Si no está seguro de lo que necesita para montar la cabina, es mejor tener material dejado faltante. Nota: Debido a las restricciones actuales de la aviación, asegúrese de mantener sus herramientas de montaje en su equipaje facturado, no en el equipaje de mano para evitar molestias. No hay nada peor que tener todas las herramientas que serán de utilidad en el montaje de su stand confiscado por restricciones de seguridad.

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Un carro. No asuma que usted será capaz de aparcar cerca de la parada, sobre todo en los eventos más importantes. Un carro puede ayudar a transportar los materiales.

Luces. Si usted cree que necesitará luces, asegúrese de que no estará disponible la electricidad.

Agua. Tendrá que tomar mucha agua y puede ser caro o demasiado incómodo tener que empacar agua en el momento del evento.

Un vehículo grande suficiente para llevar todo lo que necesita. Si el alquiler de una furgoneta o camión, antes de estar listo.

Pedir ayuda. Si su stand es un éxito, se le habla con muchas personas durante el evento. No trate de hacer todo usted mismo. paquete auxiliar le ayudará a mantenerse presentable y voz intacta. Asegúrese de que todas las personas que quieren hablar con usted no tiene que esperar. Si es posible, los trabajos auxiliares en turnos cortos. Es muy agotador tener que estar parado por mucho tiempo y seguir diciendo las mismas cosas todo el tiempo.

Prepare sus ayudantes. Dígales sobre lo que está ofreciendo al público, a los que deben acercarse y porque, cuando los servicios son y en qué tiempo en llegar. Ellos pueden hablar en nombre de su organización como expertos y tratarán el público más profesional si están bien informados, incluso si son voluntarios.

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Vestir en serio. Si quiere mostrar que es la autoridad de su organización, estar separados de los visitantes al mar y hacer su parte en el espectáculo.

Si su organización tiene un uniforme o incluso una camisa, llevarlo y animar a sus empleados a hacer lo mismo. camisetas personalizadas son baratos de hacer, incluso en pequeñas cantidades.

Vístete por igual. Incluso si utilizan sólo una camisa de dril de algodón y pantalones vaqueros, que se verá más como un equipo.

Vístete profesionalmente. ropa formal mostrarán que se está transmitiendo un mensaje serio.

Use trajes o ropa temática. Si se encuentra en un ambiente festivo, o si su grupo es teatral, payasos usa ropa, vestido de fiesta o sombreros divertidos puede atraer mucha atención.

Utilice plantillas profesionales, si quieres. gente atractiva y saben cómo "trabajo" con una gran audiencia puede ser muy útil para llamar la atención a su stand y su organización. Asegúrese de utilizar profesionales que entienden cómo comportarse adecuadamente.

método 2

Durante el evento

Llegar con antelación. Tener suficiente tiempo para preparar la cabina y ver el lugar antes de llegar al público. Se prepara para el momento las puertas se abren le impedirá conseguir cajas de listas o presentaciones en el momento debe comunicar su mensaje.

Mira destacan. Después de montar él, salir a la calle y se ven como un visitante. Los carteles son visibles desde todas las direcciones desde donde las personas se acercarán? Su posición está invitando? ¿Tiene algo para demostrar que no debería?

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Ver la dirección del movimiento. Que desea permanecer detrás de una mesa con la gente en el otro lado, o si quieres estar en la mesa de la esquina, para poder saludar a las personas que vienen?

Hablar con la gente. Si nota que la gente va sin parar, acercarse a ellos, presentarse o presentar a su grupo. Apriete sus manos. Presente su folleto, tarjeta o un regalo. Invitarles a unirse a su actividad. Algunos pueden ser reacios a acercarse. Otros no pueden siquiera han notado.

Transmitir su mensaje. No importa cómo se atrajo a la gente: asegurarse de que dejan saber por qué estás allí.

Preguntar acerca de los intereses de las personas. Con esto, se les asigna un papel en la conversación. Además, esto le ayudará a saber cómo transmitir su mensaje.

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Distribuir el volante o folleto. Estos objetos ayudan a la gente a recordar su organización, el contacto y el mensaje después de que el evento ha finalizado.

intercambiar información de contacto. Explique a sus visitantes interesados cómo pueden ponerse en contacto con usted. Asegúrese de que no habrá alguien para recibir contactos.

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Limpiar su área. Ponte en el lugar de la gente que va a limpiar el lugar después del evento. Desmontar el stand en la final del evento y Cate toda la basura que ha producido. Es una cuestión de buenos modales y hará que los organizadores están con una buena impresión para su futuro.

Anote sus experiencias. Si usted tiene que explicar de nuevo, anote lo que funcionó y lo que no, lo que trajo y lo que faltaba, lo que hizo y lo que debería haber hecho. Escribe lo que ha aprendido de este evento- próxima vez, puede utilizar estas notas para hacer que todo funcione sin problemas. Si alguien más va a organizar el próximo evento, puede transmitir sus conocimientos a ella.

consejos

Mejorar su presentación. ¿Cómo va a seguir repitiendo la misma cosa varias veces, es una excelente oportunidad para entrenar y mejorar su latín.
Utilice cortinas para cubrir su posición cuando se tiene que salir, especialmente cuando termine la jornada laboral. Por lo tanto, si llegas tarde, su producto va a ser menos propensos a ser robados y personas que buscan que tener claro que se encuentra temporalmente fuera.
Tienen expectativas racionais- no esperan a ser la persona más popular / importante para cada evento. presentadores con experiencia saben que una vuelta al 3-5% de la inversión es un buen resultado. Ganan alrededor de un 5% mayor que sus gastos (alquiler de espacio / stand, regalos, gastos generales, viajes, etc.) es un buen retorno. Si usted está vendiendo un servicio, éstas aparentemente insignificante 5% debe traer un buen retorno para su empresa.
Use calzado cómodo, con el que se podía correr si quisiera. La mayoría de las áreas de convenciones tienen pisos de concreto. La elección de la forma equivocada los zapatos que pueden dejar sus pies dolor al final del evento.
Si distribuye información de contacto con antelación para planificar una estructura para recibir llamadas en las siguientes semanas. Responder con prontitud a las personas que se preocupaban en contactar tendrá que establecer una relación a largo plazo entre ellos y su organización.
Si es necesario, llevar equipo de apoyo, tales como monitores, proyectores, ordenadores, etc. Dichos equipos se pueden alquilar en la ciudad donde tendrá lugar el evento, pero por lo general el precio es exorbitante.
Mantenga los materiales que no son parte del evento (su abrigo, una caja con folletos adicionales) en un lugar fuera de la vista, como debajo de la mesa.
Siempre línea en torno a sus escritorios con cinta adhesiva, alfileres o clips, por lo que puede almacenar cosas debajo de ellos sin ser visto por el público.
Trate de hablar de diferentes maneras para ver qué funciona y qué no. Adaptar su discurso al público. A medida que nos damos cuenta que es sólo curiosidad o alguien familiarizado con su organización, hacer su presentación en consecuencia.
Actuar como si fueras una parte del espectáculo. Hay que ser profesional. Utilice su mejor sonrisa y ser parte del evento, mientras dure.
Divertirse. Si usted está disfrutando de hablar con la gente, brillará en su presentación y que sea más agradable.
Cooperar con los organizadores del evento y el personal de apoyo.
Considerar la posibilidad de nutrición sacude en botellas - comida será tan caro marcado como el agua, y se extenderá hasta el final del espectro frita. Una pequeña nevera portátil es ideal para sus comidas y se puede esconder debajo de la mesa. Llevar balas, y un espejo para revisar sus dientes! Estás hablando con la gente!
Marque su equipo visible y legible. No deje que su soporte o sin supervisión. los casos de robo de un equipo caro para este tipo de eventos son comunes. Proteger sus artículos de alto valor.
Llevar las cajas de materiales de presentación con usted. Entregado copias de CD o DVD de la presentación de varios miembros de su personal, para el caso de una copia se pierde o un miembro del equipo que sea tarde.
Es una buena idea tener un amigo o compañero con usted en caso de tener que salir para ir al baño, por ejemplo.
Lea las reglas del evento. grandes eventos indoloras mejor si todo el mundo sabe su parte.
Tener actividades y regalos de acuerdo a su público objetivo. Usted está tratando de atraer a los niños, profesionales o al público en general? Su folleto fue hecho para este fin?

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No asuma que sus pertenencias estarán a salvo en el interior del soporte. Tome todo lo de valor con usted cuando usted tiene que salir. Si es posible, no deje el soporte sin que nadie, mientras que el público está presente.
La gente inevitablemente a querer hablar con usted, usted contar historias inadecuado o acosarle. A menudo se puede terminar la conversación cortésmente escuchar a ellos por un corto período de tiempo y responder a ellas con una sentencia firme para hablar. Puede detenerlos si es necesario. Su falta de atención a ellos casi siempre va a hacer que desaparezcan.
No se sienta mal con la gente no le interesa o no llamar a su presentación. Aceptar todas las excusas cojos y dirija su atención a la siguiente persona.
Atracciones se pueden unir a la gente, sino que también pueden desviar el interés del sujeto.

Que se va a leer estos folletos?

No estarán interesados a todos los visitantes de su organización. En lugar de gastar su tiempo arrastrando indiferente a su stand, que se vayan y se acercan a la siguiente visitante potencial.