Cómo hacer un Minutos: 26 pasos (con imágenes)

4 partes:preparación previa Tomar notas sobre la reunión La transcripción de las actas El uso de un modelo de reuniones minutos

Acabas de ser elegido o nombrado como secretario de la comisión a la que pertenece. ¡Enhorabuena! Usted sabe cómo en cuenta, preparar y presentar el acta? No importa si usted está siguiendo la Biblia legislativa Robert Actualización reglas de orden o de escritura minutos en lugares menos formales, aquí están los métodos importantes a seguir.

parte 1

preparación previa

Conocer las reglas de las reuniones de su organización. Si se espera que el Secretario haga formales minutos, pregunte si el grupo sigue las reglas de orden o alguna otra guía oficial de Robert. En los entornos más informales, piden lo que debe incluirse en el acta o cómo van a ser utilizados.

No es necesario para familiarizarse con las Reglas Actualizado completos de orden, pero una copia o pide prestado un pueden ser útiles para responder a preguntas específicas.
Sepa su papel también. Algunas secretarias minutos no participan en la reunión, mientras que otros hacen los minutos y contribuyen a la discusión. No importa cuál sea el caso, el Secretario no debe ser alguien con otro papel importante como facilitador o el presidente.

Preparar un modelo antes. El acta de cada reunión se repiten alguna información, por lo que una plantilla crearán un formato coherente para una fácil referencia. Incluya espacio para la siguiente información como mínimo:

El nombre de la organización.

El tipo de reunión: es una reunión regular, semanal o anual, una reunión de comité más pequeño o convocado para un propósito especial?

Fecha, hora y lugar. Dejar espacio para las horas de inicio y final (programadas y aplazado).

Nombre del presidente o líder de la sesión y el secretario (o sustitutos).

Lista "regalos" y "que falta". Tenga en cuenta si hay un quórum presente (número suficiente de personas para un voto).

Un espacio para su firma. Como responsable de las actas, de firmar siempre su trabajo, y una firma adicional puede ser requerido después de la aprobación de los minutos, dependiendo de la política de su organización.

Una agenda, en su caso se proporcionan. Si el presidente o facilitador de la reunión no se ha pedido la elaboración de un programa, debe tener una disposición que le ayudará a organizar sus notas en la reunión.

Tome un cuaderno o un ordenador portátil con usted. Elige algo con lo que se sienta cómodo. Si la escritura minutos separan a menudo un cuaderno para este fin o crear una carpeta en su computadora.

Si tiene minutos a la reunión anterior y que todavía no se le ha presentado para su aprobación, llevarlos con usted también.

Aunque una grabadora puede ayudar a transcribir los minutos más tarde, que no reemplaza a tomar notas. Si graba la reunión, a ver si todos los presentes están de acuerdo y no caer en la tentación de transcribir palabra por palabra.

Aprender taquigrafía se acelerará el proceso de tomar notas, pero no es necesario ser capaz de escribir todas las palabras para producir minutos. De hecho, se debe evitar hacerlo.

Si le preguntas a tomar notas públicamente durante la reunión, usar un proyector o una presentación de caballete y tomar notas a casa después sin que se corra, para que pueda utilizarlos para introducir los minutos.

parte 2

Tomar notas sobre la reunión

Distribuir una lista de presencia. Una vez que todo el mundo está presente, distribuir una hoja de papel (o más, para reuniones más grandes) con espacio para cada persona que escriba su nombre y su información de contacto. Puede utilizar esta lista después de la reunión para llenar el don de su plantilla o adjuntar esta sección trata listas a minutos completos.

Si usted no sabe que muchos de los presentes, esbozar una imagen de los lugares y llenarlo mientras se le pide para cada presente. Deje a la mano para tomar notas para que pueda llamar a las personas por su nombre cuando sea apropiado, como se verá más adelante.

Llenar lo más posible de su modelo. Mientras se espera el inicio de la reunión, anote el nombre de la organización, la fecha y el lugar de la reunión y el tipo (por ejemplo, semanalmente reunión, comité especial, etc). Cuando se inicia, registrar la hora de inicio.

Si usted no tiene un modelo, escribir esta información en la parte superior de sus notas.

Si la reunión se ha convocado para un propósito especial o un momento especial, guardar la nota que fue enviada para advertir a los miembros y adjuntarlo a los minutos después de transcribirlos.

Tenga en cuenta el resultado del primer movimiento. La mayoría de las reuniones formales comienzan con un movimiento de adoptar una agenda, por lo que este paso será utilizar este procedimiento como un ejemplo. Si la reunión se inicia con un movimiento diferente, anote toda la información pertinente a la misma:

El movimiento es por lo general a partir de enunció "propongo". en general "Propongo la adopción de esta agenda".

El nombre del solicitante (la persona que propuso la moción).

El resultado de la votación. Si es positivo, escribir "movimiento aceptado". Si no, escribir "moción rechazada".

Puede solicitar que los movimientos más largos son enviadas por escrito, si no puede escribirlas derecha. Si este problema es frecuente, pregunte si entre las reuniones que la política puede convertirse en oficial de movimientos con más de un determinado número de palabras.

Si ha preparado el programa, puede ser el autor de la propuesta de este movimiento y el secretario de los minutos. No hay problema en el registro de sus propias acciones, siempre y cuando usted sigue siendo objetivo.

Tenga en cuenta los otros movimientos que surgen durante la reunión. Escuchar con atención a todos los argumentos, sin embargo, a menos que se indique lo contrario, no se registra. Cuando se hace un nuevo movimiento, tenga en cuenta la información pertinente.

Recuerde que cada movimiento debe incluir las palabras exactas de la misma, el nombre del solicitante y el resultado de la votación.

Algunos movimientos necesitan ser apoyados antes de ir a votar. Si alguien dice "Estoy a favor de la moción" o algo similar, escriba el nombre de esa persona como un partidario.

Si no conoce el nombre del solicitante o requiere que el movimiento se repite, detener el encuentro con la educación de preguntar. Tenga en cuenta que la información es correcta lo suficientemente importante como para justificar un breve descanso.

Si un movimiento recibe una enmienda, solo cambia el movimiento de las palabras en sus notas. No es necesario tener en cuenta que se ha producido una modificación, a menos que sea controvertido y provocar mucha discusión.

Escuchar los informes y obtener copias de los mismos. Siempre que un informe, una historia o algo similar se lee en voz alta, escribir el nombre del documento y que está leyendo o subcomité que está redactado. Si la lectura del seguimiento del movimiento, grabar como lo haría con cualquier otro.

Es más práctico para obtener una copia al final de la reunión. Hacer una nota para pedir una copia al jugador o el líder de la reunión posterior y adjuntar la copia de las actas transcritas.

Si no hay copias disponibles, tenga en cuenta donde se conserva el documento original. Es posible que tenga que pedir esta información después de la reunión.

Si un miembro hace un informe oral en lugar de leer un documento, escriba un breve resumen y el propósito del informe sin entrar en detalles o nombrar al orador literalmente.

Register puntos de venta o acciones indicadas. Esto incluye conferencias de las tareas asignadas en la última reunión y nuevas acciones. Alguien tiene que escribir una carta? Anote el nombre y las instrucciones de la persona.

Dependiendo de la formalidad de la reunión, muchas de estas acciones pueden caer bajo la clasificación de "mociones". En las reuniones menos formales, es posible que necesite para mantener una oreja a cabo para las decisiones menos claramente organizados también.

mencionar brevemente el razonamiento detrás de la decisión, en su caso se da.

Registrar todas las cuestiones de orden y decisiones. Donde se hace una objeción a un procedimiento, anote el objeto completo y su base, y toda la decisión tomada por el presidente.

Incluya referencias a las Reglas de Orden de Robert, las políticas de la organización o el protocolo de la compañía.

Nota resúmenes de los debates sólo si se solicita. Oficialmente, los minutos grabar lo que era hecho, no lo era dito.No sin embargo, cumple con todas las solicitudes específicas que la organización hace para usted.

Al registrar conversaciones, ser lo más objetiva posible. Incluir puntos específicos, no opiniones, y reducir al mínimo el uso de adjetivos y adverbios. Su objetivo es escribir vía seca, de hecho y aburrido!

No dar nombres a las personas durante el resumen de la discusión. Es especialmente importante hacer esto en acaloradas discusiones que puedan ofender.

Atar los extremos al final de la reunión. Nota Cuando terminó y recordar a recoger copias de los informes o recordar a alguien para enviarlos a usted.

Echar un vistazo a sus notas para ver si falta algo o necesita ser aclarado. Si es necesario pedir algo a alguien, hacerlo antes de que la persona se vaya.

parte 3

La transcripción de las actas

Iniciar este proceso tan pronto como sea posible. Lo mejor es transcribir el acta oficial inmediatamente después de la reunión, cuando los acontecimientos todavía están frescos en su mente.

Utilice un ordenador para introducir las notas de la reunión. Es posible que ya haya hecho esto si utilizó un cuaderno. Guardar sus notas y comenzar un nuevo documento a los minutos, por lo que puede comparar los dos de lado a lado.

Formatear sus notas en los párrafos organizados. Cada nuevo movimiento, decisión o punto de orden debe estar en su propio párrafo. Para dar formato a ellos, ver si:

Utilizó la ortografía y la gramática correcta. Utilizar un corrector ortográfico, si es necesario.

Utilizó el mismo tiempo en todo el texto. Usar el tiempo pasado o en el presente, pero no el interruptor en el mismo documento.

Era lo más objetiva posible. Su comentario no debe aparecer en el acta, ya que usted está tratando de crear un registro objetivo de que todo el mundo puede utilizar.

Se utiliza un lenguaje sencillo y preciso. Cualquier lenguaje vago debe ser sustituida por las palabras precisas y descripciones adornadas debe ser eliminado.

Incluido sólo las acciones tomadas, no discusiones. A menos que usted ha pedido que escriba las discusiones, se centran en lo que era hecho, No estaba en que dicho.

páginas numeradas para facilitar la consulta.

Distribuir un borrador de sus minutos para los miembros. Enviar una copia a cada uno utilizando la información de contacto en la hoja de asistencia. Si no tiene esta información, el líder de la reunión debería ser capaz de ponerse en contacto con ellos.

Obtener la aprobación del acta. Se le puede pedir a leer en voz alta en la próxima reunión y enviarlo para su aprobación. Si la moción es aprobada, tenga en cuenta este hecho.

Si los minutos se corrigen antes de ser aceptados, realizar cambios en el documento e indicar al final en el que los minutos se corrigieron sin describir los arreglos específicos.

Si se hace una moción para corregir los minutos después de que hayan sido aprobados, incluyendo la redacción exacta de este movimiento en el acta correspondiente y se ha aprobado o no.

parte 4

El uso de un modelo de reuniones minutos

Entrar en un sitio de plantillas de reunión. Estas plantillas pre-hechas ahorran tiempo para organizar los minutos y ayudará a evitar errores.

Gastar tiempo buscando en cada sitio. Utilice las funciones de búsqueda para ellos e ir a través de las opciones para encontrar el mejor para usted.

Si usted necesita un modelo en particular, como una búsqueda general o estándar de los sitios para sus necesidades específicas y descargar las plantillas haciendo clic en los botones apropiados. Guardarlos en un lugar fácil de encontrar lo que no se perderá.

Abrir el archivo. Después de descargarlo, descomprimirlo y abrirlo en Microsoft Word o Excel. Para mejorar la calidad y facilidad de uso, utilice la última versión de Microsoft Word, debido a mantenerla actualizada hará las cosas más fácil y le permitirá aprovechar las nuevas características.

Añadir su logotipo de empresa y derechos de autor en la cabecera. Eliminar la muestra inmediatamente, pero no antes de leer las condiciones de uso, donde hizo el modelo. Después de todo, no hay necesidad de que los problemas legales, ¿verdad?

Cambiar el título. En el área de título, destacar las palabras "Salas de reuniones / Grupo" y escriba el título de sus minutos.

Cambiar el tema (opcional). Para que el modelo de sus más bellos y más profesionales minutos, considere cambiar los colores o elegir un tema listo. Es muy fácil: encontrar la pestaña "diseño de página" y siga a la sección "Colores y temas". Allí, se puede personalizar el aspecto de su modelo, y para hacer que coincida con los colores de su logotipo de empresa.

Nombre las secciones del modelo. Debe haber varios nombres de campo en todo el modelo. Es posible que tenga más o menos, o no le gusta cómo las secciones se denominan. Personalizarlo para satisfacer las necesidades de sus reuniones.

Guarde la plantilla en su ordenador portátil para que pueda llevar consigo a las reuniones y empezar a hacer los minutos. Si continúa utilizando Microsoft Office, las cosas van a ser rápido y fácil y se puede seguir el encuentro aún más organizada y precisa que antes. Alternativamente, se puede imprimir el modelo para realizar anotaciones a mano, pero mantener las alturas del campo de lo que puede poner toda la información que necesita.

Revisar su modelo. ¡Enhorabuena! Su plantilla de actas de las reuniones se ha completado. La productividad y la precisión durante las reuniones aumentarán exponencialmente, ahora que tiene un modelo para guiarle y organizar sus pensamientos. Al igual que con cualquier proyecto, revisar los detalles para ver si falta algo o confusa. Una vez que esté seguro de que todo está en orden, que haya completado su modelo y estará listo para la próxima reunión.

consejos

Introduzca los minutos después del final de las reuniones, lo mejor es hacerlo mientras que los acontecimientos todavía están frescos en la mente. También es importante que los participantes obtengan una copia de las acciones que deben tomar tan pronto como sea posible después de la reunión ha terminado.
Sentarse lo más cerca posible de cumplir con el líder para que pueda escuchar todo y pedir aclaraciones sin levantar la voz.
Mantenga los minutos almacenados en un lugar seguro.
Pedir a la gente a escribir sus movimientos por lo que no se registra en el momento.
No tenga miedo de parar y pedir una aclaración en cualquier momento.
Los minutos son muy importantes: que se guardan y se pueden utilizar años más tarde. Si el problema es legal, por ejemplo, la reputación de una persona puede depender de un minuto.
Leer partes de Robert Actualización del Reglamento de Orden, en particular la sección que habla de ser una secretaria.
Anote las cosas a medida que ocurren. Si el mismo tema aparece dos veces, no se agrupe.

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No ponga demasiados detalles en el acta. Incluso si le piden que registrar los debates, mantenerlos lo más breve y objetiva posible. Restringir a informar sólo los puntos principales que surgen, o ser abrumado y llenar los detalles innecesarios documentos.
interpretaciones personales y los sentimientos de responsabilidad de los minutos no debe entrar en los registros.
Si una parte de la reunión es confidencial, no el informe. En su lugar, ese tipo de "el Consejo informó que la discusión era confidencial. Por lo tanto, no se registró".
Si se le pregunta a registrar una conversación confidencial, como un encuentro entre un abogado y su cliente, hacerlo en cuestión de minutos separar y mantenerlo alejado de las actas de las reuniones generales. Marcarlo como privado y dejar claro quién va a tener acceso a ella.