Cómo escribir una tarifa para una reunión: 16 Pasos

2 Partes:Escribir un programa Las mejores formas de usar una agenda

Una reunión organizada necesita un programa bien escrito. No deje que su reunión se convierte en ese largo esfuerzo demasiado y poco eficiente para la que muchos parecen evolucionar. Mantenerse fiel a una agenda detallada, pero flexible, que pueda mantener su reunión simple y enfocado, asegurando que todos alcanzan los objetivos en el menor tiempo posible. Ya sea que usted está buscando para escribir su propia agenda, usando una plantilla o hacer el mejor de una agenda que ya tiene, comience en el punto 1 de abajo!

parte 1

Escribir un programa

Creación de una nueva agenda

Comience por darle un título. La más bella literatura a la lámina secadora, casi todos los documentos importantes necesita un título, y los órdenes del día de la reunión no son excepciones. El título debe indicar al lector dos cosas: en primer lugar, de que él o ella está leyendo una agenda, y en segundo lugar, ¿cuál es el tema de la reunión. Una vez que decida, poner el título en la parte superior del documento en blanco. No tiene por qué ser cortada o complicado - en contextos corporativos, los bonos simples y directas suelen ser los mejores.

Resistir la tentación de utilizar fuentes grandes o diferentes en el título. En la mayoría de las situaciones, se debe utilizar una fuente simple y digno como Times New Roman o Calibri y dejar el título del mismo tamaño que el resto del documento (o un poco más grande). Recuerde que el propósito de la misma es informar a los lectores lo que están leyendo, no necesariamente impresionar o distraer a ellos.

Imagen titulada Escribir un programa de la Reunión Paso 2

Incluir información sobre "¿Quién?", "¿dónde?" y "cuando?" en la cabecera. Después del título, duelas de reuniones por lo general tienen una cabecera, que puede variar en detalle en función del nivel de formalidad del ambiente de trabajo. Por lo general es una línea debajo del título. En ella, se debe incluir información objetiva sobre la breve reunión que tiene que ver con el tema en discusión. Esto es para que los que no estaban presentes puede saber cuándo y dónde tuvo lugar la reunión y quién estaba allí. A continuación se presentan algunas cosas que puede incluir- información independiente para elegir, etiqueta claramente cada parte de ella (puede dejar la etiqueta en negrita para esto):

Fecha y hora. Pueden agruparse o mantenerse en secciones separadas.

Ubicación. Si la empresa tiene varias ubicaciones, puede poner la dirección, pero si un único edificio, puede nombrar a la habitación en la que la reunión se llevó a cabo (por ejemplo:. Sala 1).

Los participantes. los títulos de trabajo suelen ser opcional.

participantes especiales. Estos pueden ser invitados, altavoces o líderes.

Imagen titulada Escribir un programa de la Reunión Paso 3

Escribir en pocas palabras la (s) objetivo (s) de la reunión. Reuniones sin propósito definido el gasto riesgo tiempo precioso mientras que los participantes deciden qué hablar. Salta una línea después de la cabecera y utilizar el texto en negrita o subrayado para nombrar la siguiente sección con un título como "meta" o "propósito", Seguido de dos puntos o un salto de línea. Luego, utilizando frases concisas y objetivas, se describen los elementos que se discutirán. Trate de escribir uno a cuatro frases aquí.

Por ejemplo, al escribir sobre los efectos de cumplir un presupuesto, se puede decir: "objetivo: Esbozar las principales metas del presupuesto para el año fiscal 2015-2016 y discutir las medidas de reducción de costes a largo plazo. Por otra parte, el director de P&D Mark Feldman se presentarán los resultados de un reciente estudio sobre la competitividad."

Si usted ha escrito textos académicos, considere la declaración de objetivos como el resumen abstracto o ejecutivo de la reunión. ¿Estás diciendo en pocas palabras lo que va a discutir, sin entrar en detalles.

Imagen titulada Escribir un programa de la Reunión Paso 4

Escribir un programa de esbozar los elementos principales de la reunión. Los horarios ayudan a combatir un defecto común: Reuniones de negocios tienden a extenderse demasiado. Salta una línea después de las metas, tener un título en negrita o subrayado su horario y empieza a escribir entradas que corresponden a los principales temas de discusión sobre el mismo. Para facilitar la lectura, comenzar cada entrada en su propia línea.

Nombrar cada uno con o el tiempo que va a empezar y terminar lo o la cantidad de tiempo que planea gastar en cada tema. Elegir uno u otro sistema y ser coherente - la mezcla no se verá profesional.

Imagen titulada Escribir un programa de la Reunión Paso 5

Incluya el tiempo en el calendario para cualquier invitados especiales. Si cualquier invitado asistirá a la reunión y discutir temas importantes que usted debe separar una parte del tiempo a esa persona. Plan para dar a cada huésped una sola entrada a tiempo, incluso si tiene más de un tema de discusión. O sea, se pueden organizar como mejor le parezca.

Lo mejor es hablar a los invitados antes de saber cuánto tiempo cada uno necesitará es. Esto ayuda a evitar conflictos de programación embarazosas.

Imagen titulada Escribir un programa de la Reunión Paso 6

Deje tiempo extra al final de la sesión de preguntas y respuestas. Durante este tiempo, las personas pueden pedir una aclaración de temas confusos, dar sus opiniones, sugerir pautas para futuras reuniones y hacer otros comentarios. Puede hacer de este tiempo explícita incluyéndolo como la entrada final en su horario o simplemente llevarlo a sí mismo después de que el elemento final de la reunión.

Se llega a la reunión tarde y nadie pone en duda o comentario que hacer, siempre se puede terminar antes de tiempo. Muchos de los participantes se lo agradecerán!

Imagen titulada Escribir un programa de la Reunión Paso 7

Opcionalmente, delinear los temas de discusión. El tiempo es generalmente el "relleno" orden del día: la parte que la gente lea para guiar la discusión. Sin embargo, a pesar de que no es esencial para hacer esto, delinear los puntos clave pueden ser de gran ayuda para los participantes. Esto les dará un recordatorio de la organización de las ideas presentadas, ayudando a activar la memoria en relación con los temas específicos mencionados. A continuación se muestra un ejemplo de organización que puede utilizar (ver Cómo escribir un diseño para más informaciones):

I. partidas presupuestarias de alta prioridad

los viajes A. Presupuesto

B. tasas de reventa

i. Negociar un mejor trato?

C. Costo de lobby

II. Las medidas para aumentar los ingresos

A. Acuerdos de servicios alternativos

i. La presentación de opciones para los compradores
ii. solicitando retroalimentación

B. reinversión en tecnología móvil

...entre otros.

Imagen titulada Escribir un programa de la Reunión Paso 8

Busque errores en el programa antes de distribuirla. Ya que algunos participantes pueden terminar dependiendo demasiado de él, es bueno revisarlo para comprobar si hay errores y se completa antes de entregarlo. Esto no es sólo una cortesía para los participantes, pero se refleja positivamente en su atención al detalle y el respeto que tiene para ellos.

Además, asegúrese de que no hay errores en el orden del día le puede ahorrar tiempo y su prestigio.

El uso de un modelo tarifario

1
Utilice una plantilla incluida en un procesador de textos. Muchos programas de procesamiento de texto como Microsoft Office, Pages para Mac y otros tienen modelos para diversos documentos profesionales y personales que pueden incluir agendas para las reuniones. Estos modelos hacen que sea muy fácil y rápido para producir un documento profesional y por lo general se organizan en secciones lógicas con un arreglo agradable estéticamente - sólo tiene que escribir la información pertinente en los campos correspondientes y listo!
Aunque cada procesador de texto es un poco diferente, la mayoría de los cuales tienen la capacidad de utilizar las plantillas le permiten navegar a través de ellos usando una barra de menú en la parte superior de la ventana del programa.
Si el procesador puede utilizar modelos, pero no tienen ninguna que sea adecuado para el cumplimiento de las agendas, se puede lograr un programa de descarga página web del creador. Por ejemplo, las plantillas de Microsoft Word están disponibles en office.microsoft.com mientras que las páginas se puede encontrar en la tienda de aplicaciones de Apple.

2
También puede descargar una plantilla de otra fuente. Si el procesador de textos no viene con modelos de tarifas y no se encontrará ninguna en el sitio web oficial, no se preocupe: hay un montón de plantillas gratuitas disponibles en línea. Una simple búsqueda de "el cumplimiento de la agenda de plantilla" en su motor de búsqueda favorito deberán proporcionar resultados más relevantes. Sin embargo, como no todos son de fuentes oficiales y la buena reputación, es importante tener cuidado con la elección de plantillas para su uso. A continuación se presentan algunos sitios que se pueden visitar:
Guardar plantillas de Word - Este sitio ofrece muchas plantillas de calidad profesional para Microsoft Word.
Plantillas de Word en línea - Otra buena fuente de plantillas para Word. Sin embargo, ofrece sólo unas pocas opciones.
iWorkCommunity - un buen modelo tarifario para las páginas. Sin embargo, sólo funciona en las versiones anteriores (pre-2009).
La App Store también tiene varias plantillas de páginas, pero no todos son libres.

3
Rellene los campos de su modelo. Después de localizar o descargar una plantilla que te gusta, sólo tiene que llenarlo con la información necesaria. La mayoría de ellos han zonas bien marcadas para que escriba los nombres, los tiempos, los temas de discusión, títulos de las secciones y otros. Rellene todos los campos pertinentes para completar el orden del día y, cuando terminó, comprobar cuidadosamente si hay errores. Aunque es muy conveniente, los modelos de personal no protegen contra las faltas de ortografía, la gramática y de hechos.
No deje ningún espacio en blanco. Nada parece menos profesional, por ejemplo, que tiene una ranura de tiempo que sólo dice "Digite aquí". Si, por alguna razón, hay partes del modelo que no quiere llenar, eliminarlos en lugar de dejarlos vacíos.

4

Hacer pequeños cambios a su programa para adaptarse a sus necesidades. Los modelos pueden ser muy conveniente, pero no hay razón para seguir con el estilo y formato listo. Siéntase libre de hacer cambios en el contenido y el estilo del modelo, sin que quepa en sus estándares de la compañía y sus preferencias profesionales.
Por ejemplo, si realmente te gusta el aspecto de, pero se encontró que la sección de encabezado es demasiado largo, elimine áreas superfluas como mejor le parezca, siempre que no destruyen el formato del documento o causar un impacto negativo en el personal.

parte 2

Las mejores formas de usar una agenda

Imagen titulada Escribe una Agenda de la Reunión Paso 13

Programar los temas principales en primer lugar. Al planificar reuniones, generalmente una buena idea para llenar la primera vez con los temas más relevantes. Esto asegura dos cosas importantes. En primer lugar, todo el mundo será capaz de discutir estos temas desde el principio, cuando serán más inteligentes y menos cansado. En segundo lugar, si la reunión tiene que terminar tarde o ciertos participantes tienen que irse antes de que ya se han discutido los temas cruciales.

Las reuniones no siempre salen según lo planeado. Si los temas más pequeños y menos importantes se cortan al final, puede ser posible reanudar ellos de otra manera o programarlos para otra reunión. Sin embargo, si no puede pasar los puntos más importantes, su reunión habrá fracasado en lograr la mayor parte de su objeto, que puede ser considerado un fracaso. Mantener las cuestiones más esenciales en el momento del comienzo por lo general evita este problema.

Imagen titulada Escribir un programa de la Reunión Paso 14

Se adhieren a su horario, pero sea flexible. Para planificar y llevar a cabo una reunión, uno de los cuidados que debe tener es que no pasa el tiempo. En general, los empleados odian reuniones demasiado largas, y con razón - que puede ser muy molesto y retrasar las tareas urgentes. Asegúrese de que su estancia en la fecha prevista siempre mirando el reloj, y cuando llegue la oportunidad, ir a decir algo como "Tenemos que pasar a la siguiente sección si desea salir de aquí a tiempo."

Pero las reuniones a menudo no siguen según lo previsto, por lo que deben estar preparados para hacer ajustes si una parte tardar más de lo que quería. Ser flexibles y tratar de cubrir lo más posible en el tiempo limitado que se asignó a la reunión. Por ejemplo, si un tema tiene demasiado tiempo, puede que tenga que acortar la discusión de otras personas o eliminar totalmente relativamente poco importante para poder completar en el tiempo. (Puede incluir elementos opcionales estratégicamente para reducir las limitaciones de tiempo).

Imagen titulada Escribir un programa de la Reunión Paso 15

Comience a escribir el orden del día antes de la reunión. Las orientaciones son fundamentales: que proyectan un profesionalismo que informa a los participantes que usted valora el tiempo y sus contribuciones a la organización. Así que asegúrese de que tiene suficiente tiempo para producir un documento de calidad de empezar a escribir el programa tan pronto como sea posible.

A partir de principios también le dará la ventaja de ser capaz de recabar información sobre el orden del día antes de la reunión y mejorarla. Compartir un proyecto con sus compañeros de trabajo o supervisores y pedir sugerencias a ellos puede ayudar a solucionar los defectos y añadir detalles que han quedado en blanco. Si espera hasta el último minuto para escribir, usted no tendrá tiempo para solicitar e incorporar la retroalimentación.

Aunque puede escribir directrices de rutina para cumplir el día antes de cada uno de ellos, el más importante pueden requerir semana de preparación.

Imagen titulada Escribir un programa de la Reunión Paso 16

Compartir la agenda con los participantes antes de la reunión. Esto asegura que todos vienen saber cuáles serán los temas a tratar. Dependiendo de la cultura de la empresa, esto podría significar hacer varias copias y entregarlos en persona o simplemente compartirlas electrónicamente, por ejemplo mediante el envío de la agenda como un archivo adjunto. En cualquier caso, asegúrese de que el documento está libre de errores técnicos antes de compartirlo.

En función de la importancia de la reunión, se puede entregar el programa a los participantes al menos una o dos horas antes de la ocasión. En el más importante, puede ser necesario enviar la agenda un día o más antes.

Dado que las personas siempre están ocupados, es una buena idea para llevar varias copias adicionales con usted a la reunión si alguien se olvidara.

consejos

Una excelente herramienta para tener una reunión productiva es utilizar el esquema "SOBRE COOPERACIÓN": Objetivos, Hoja, funciones y responsabilidades. Lo primero que debe tener su reunión es una meta. Si lo que desea es informar, no pierda el tiempo de la gente con que- enviar un boletín a ellos. El objetivo debe ser un componente activo y, si es posible, un producto para demostrar que es: "Determinar las metas para el equipo durante los cuatro meses". El programa es una lista de temas que deben abordarse para alcanzar ese objetivo, con un límite de tiempo para mantenerlo en la línea. Por ejemplo "1. Revisar el estado de los últimos cuatro goles (15 min) sugerencias objetivos 2. Levante (20 min), 3. Elija los 5 objetivos más importantes (10 min), etc. Para las funciones y responsabilidades, determinar quién va a dirigir la reunión, que hará que las notas y quién recibirá las acciones a realizar posteriormente.
Dependiendo de la preferencia de sus colegas, que puede ser bueno fijar una fecha límite para que la gente sugieren ideas para la agenda. Decidir una fecha y una hora y se adhieren a ellos. Permitir parches en los que mejoran la agenda o si son sólo eventos que dominan la agenda original.
Si alguien no puede asistir a la reunión, considerar la creación de una sección de "disculpas anteriores" en la parte superior de la orden del día o dejar un espacio para ella y sólo anunciar estas ausencias durante la reunión.
Si la empresa tiene una forma especial para las pautas, usarlo como modelo. En algunos lugares, es esencial que se adhieren a la fórmula.

De esta manera? Compartir en redes sociales:

Cómo escribir un programa para una reunión

pasos

Creación de una nueva agenda

El uso de un modelo tarifario

consejos

Opiniones y Comentarios