Como presidir una reunión: 16 Pasos (con fotos)

3 partes:Preparación para la reunión En funciones de Presidente durante la reunión Que conduce la reunión de manera efectiva

El trabajo corporativo, especialmente en oficinas, exigen un grado de colaboración. Por ejemplo, las decisiones importantes a menudo piden la perspectiva de más de una persona, y un trabajo significativo a menudo necesitan el conocimiento de varios empleados para hacer. Las reuniones son una manera de hacer una colaboración estructurada y organizada, pero sin ningún sentido de propósito o de control, pueden fácilmente convertirse en demasiado largo e ineficiente. Saber planificar, preparar y dirigir una reunión puede hacer la diferencia entre lo que es eficaz y desperdiciarla.

parte 1

Preparación para la reunión

Imagen Silla titulado una reunión Paso 1

Discutir el futuro encuentro con los participantes. Una vez que sabe quién va a presidir una reunión, una de las primeras cosas que debe hacer es pasar un poco de tiempo hablando con los que participan en él especialmente importantes o más personas. Pregúnteles si hay algo específico que le gustaría hablar en el momento, anotar las respuestas y utilizarlos para guiar al escribir su orden del día.

Pregunte a los participantes lo que les gustaría discutir es inteligente, no sólo porque facilita la creación de una agenda, sino también porque los involucra en el proceso, incluso antes de que comience la reunión. La gente será más probabilidades de asistir a la reunión y para ver si saben que se discuten cuestiones importantes para ellos.

Imagen Silla titulado una reunión Paso 2

Escribir y distribuir una agenda. La agenda de la reunión puede ser una herramienta valiosa no sólo para quien está presidiendo la ocasión, sino también para los participantes. Contiene información útil acerca de la reunión, tales como la fecha en que se llevará a cabo, dónde y quién participará. El más importante es que también se describen los temas que nos proponemos discutir, lo que permite que todos los participantes se preparan. Enviar la agenda antes de la reunión misma- más importante será la ocasión, más pronto debe enviarlo.

Una cosa que debe contener el orden del día es un límite de tiempo aproximado para cada tema de discusión. Tener un horario definido de antemano hace que sea mucho más fácil mantener la reunión en la fecha prevista. Mientras que algunos temas del programa pueden con el tiempo y el otro extremo antes de que el programa hace que sea mucho más fácil de seguir ellos y hacer los ajustes, si es necesario.

Imagen Silla titulado una reunión Paso 3

La investigación de los temas de discusión y reuniones pasadas. Las personas que asisten a la reunión pueden no estar al tanto de todos los temas que planea discutir- algunos no hayan ido a las reuniones anteriores, y otros pueden haber olvidado. Como presidente de la reunión, es bueno conocer la historia de la discusión hasta ese momento. Trate de hablar con personas que han estado en reuniones anteriores de aprender sobre temas que no hayan concluido e importantes que usted debe incluir en su. También puede ser bueno para solicitar las actas de las reuniones anteriores a un archivista oficial para ayudar a guiar su planificación.

Las actas de las reuniones anteriores pueden ser un recurso importante para usted como presidente, porque resumen los debates y las decisiones que tuvieron lugar durante las últimas reuniones y que sea relativamente rápida y fácil de aprender. Incluso puede distribuir importantes minutos a los participantes junto con el orden del día.

Imagen Silla titulado una reunión Paso 4

Preparar el espacio para reuniones con antelación. En el día, debe asegurarse de que el lugar está limpio, presentable y listo para dar cabida a los participantes. A ver si los componentes tecnológicos de la reunión, tales como presentaciones, proyectores, pantallas, etc., están funcionando correctamente y listo, ya que los problemas técnicos pueden perder un tiempo valioso y retrasar su reunión.

Si va a utilizar una presentación electrónica, tales como PowerPoint y otros, familiarizarse con el mando a distancia o clicker que va a utilizar para desplazarse por las diapositivas. No pierda tiempo valioso para llevarse bien con los controles cuando se podría hablar de temas importantes.

parte 2

En funciones de Presidente durante la reunión

Imagen Silla titulado una reunión Paso 5

Abrir la reunión. Cuando la hora de inicio programada y conseguir todos los participantes, o al menos todo lo importante, están presentes, llamar la atención de todos en la sala. Preséntese como el presidente y establecer el propósito de la reunión. Establecer la duración esperada del tiempo de informar a todo el mundo esperaba la hora de finalización. Usted puede terminar más pronto o más tarde, pero declarar el límite de tiempo antes de que ayuda a mantener la reunión en la fecha prevista. Si algunos de ustedes no saben, llevar una breve llamada y presentar los principales actores.

Tenga en cuenta que algunas empresas y organizaciones han restringido procedimientos y reglamentada para iniciar y llevar a cabo una reunión. Por ejemplo, varias asociaciones de Estados Unidos utilizan un sistema llamado Reglas de Orden de Robert, que incluye llamar al orden a la reunión y golpeando un martillo y reglas específicas para introducir y aprobar mociones.

Imagen Silla titulado una reunión Paso 6

Resumir los puntos importantes de las reuniones anteriores. Al inicio de las reuniones que forman parte de un proyecto más largo, actualizar todos los participantes sobre el estado del proyecto hasta entonces resumir rápidamente todos los eventos o decisiones de reuniones anteriores sobre el tema. No todos los asistentes pueden ser tan involucrados en los temas de discusión como usted, por lo que llevar a todos a un mismo punto puede ayudar bastante para hacer reunión eficaz y eficiente.

En lugar de resumir mismo reuniones anteriores, se puede pedir a un empleado o archivero oficial de leer el acta de ellos para dar el resumen cierta formalidad.

También puede leer las comunicaciones correspondencia o importantes que han ocurrido desde la reunión anterior.

Tenga en cuenta que si usted proporciona copias de las actas / correspondencia con los participantes leído en voz alta por lo general no es necesario.

Imagen Silla titulado una reunión Paso 7

Permitir a los participantes importantes para informar de la situación actual. Deje que las personas con conocimientos pertinentes para informar a la Asamblea de los desarrollos nuevos o recientes que han ocurrido desde la última reunión. Estos pueden ser cualquier cosa: nuevos problemas que su empresa u organización caras, cambios de personal, desarrollo de proyectos y cambios en la estrategia pueden ser discutidos en este momento. Los participantes también van a querer saber los resultados de las acciones específicas llevadas a cabo después de que las decisiones de la última reunión.

Imagen Silla titulado una reunión Paso 8

Abordar las cuestiones pendientes. Si hay problemas que permanecen sin resolver o decisiones que se han tomado desde la última reunión, se esfuerzan por trabajar con ellos antes de pasar a otros problemas. Cuanto más tiempo los viejos problemas se posponen, menor será la posibilidad de que alguien quiere tomar la responsabilidad de ellos, así que trata de levantarse y resolver todas las cuestiones que no hayan concluido durante la reunión. Por lo general, estos hilos no se abordan específicamente como se ha señalado "no se ha decidido" o "marcado para la futura discusión" las actas de las reuniones anteriores.

Dependiendo de la cultura y las reglas de su lugar de trabajo, su empresa u organización pueden tener procedimientos específicos para llegar a una de decisiones, por ejemplo, los participantes pueden necesitar solamente llegar a un consenso de la mayoría, o un grupo selecto de individuos de alto nivel puede ser cargado de todas las decisiones.

Recuerde que algunas cosas son demasiado grandes para completar entre las reuniones. No necesariamente tienen que ahondar en el avance de los proyectos a largo plazo que aún no han terminado, pero Debe, sin embargo, tomar decisiones o proyectos cuando están presentes medidas que sea necesario.

Imagen Silla titulado Paso una Reunión 9

Dirigiéndose a todos los nuevos temas. Levante los problemas, las preocupaciones y los problemas nueva a tratar. Estos deben ser cosas que brotan naturalmente desarrollos que tuvieron lugar entre el pasado y el presente reuniones. Trata de conseguir decisiones concretas y definitivas de los participantes: cuanto más artículos que usted deja sin decidir, sin terminar cuestiones más tendrán que tratar en la próxima reunión.

Imagen Silla titulado una reunión Paso 10

Resumir las conclusiones de la reunión. Cuando se han abordado todos los aspectos del pasado y presente, un resumen de las conclusiones de la reunión a todos los presentes. Compartir los resultados de todas las decisiones que se han tomado y, si es necesario, describir las acciones específicas que se necesitarán ser tomadas antes de la próxima reunión de los participantes.

Este paso es crucial, ya que es su última oportunidad para asegurarse de que todos se van a la reunión sabiendo exactamente dónde están sus proyectos son y lo que se espera de ellos.

Imagen Silla titulado una reunión Paso 11

Termina el escenario para la siguiente reunión. Por último, decir a todos qué esperar la próxima reunión y, si ya ha comenzado a planificar para ello, por favor díganos cuándo y dónde se va a producir para ayudar a dar a los participantes una sensación de continuidad de un proyecto o decisión importante y un período de tiempo para progresar o completar sus tareas.

Tenga en cuenta que no necesariamente Es necesario planificar otra reunión para tratar todos los temas pasados y presentes en la corriente, pero si no hay problemas sin terminar suficiente para garantizar aún más la discusión o si está esperando para ver cómo ciertos proyectos se desarrollan, es probablemente una buena idea.

parte 3

Que conduce la reunión de manera efectiva

Imagen Silla titulado una reunión Paso 12

Guiar la discusión, pero no dominar. Una de sus funciones como presidente es mantener la discusión que fluye y en la planificación, no ofrecer su opinión sobre cada tema o mantener la discusión en el momento exacto. Tener cierta flexibilidad: permite que otros participantes que hablan abiertamente y permitir que surjan nuevos temas de discusión, aunque no en el orden del día. Usted puede terminar encima de necesitar final o ligeramente cambiar los temas de conversación de mantener la discusión en la pista, pero no se siente que necesita para controlar todos los aspectos de la reunión: el proceso es de colaboración.
A medida que avanza la reunión, mantener un ojo en el personal. Si se van con retraso, puede que tenga que pasar por alto algunos temas de discusión o programarlos para más adelante. No tenga miedo de hacer esto si los temas
se están discutiendo son muy importantes.

Imagen Silla titulado Paso una Reunión 13

Animar a todos los presentes a participar. Como presidente de la reunión, su trabajo consiste en mantener un debate público y productivo. Si observa que algunos de los participantes que puedan tener conocimiento relevante para el tema que se está tratando no se están abriendo para el grupo, animarles a hablar. No es necesario para desafiar a ellos o llamarlos diretamente- simplemente decir algo como "Creo que el conocimiento de la señora Silva sería útil aquí" es una gran manera de hacer que los miembros menos activos de la reunión son los involucrados.

Imagen Silla titulado Paso una Reunión 14

Asegúrese de que todo el mundo entiende lo que se discute. Puede ser difícil recordar que no todos los regalos tienen la misma experiencia o el conocimiento de los temas de discusión. Para asegurarse de que todos los participantes pasan su tiempo sabiamente, puede tener la oportunidad de simplificar brevemente los problemas o temas complejos que puedan surgir. Cuanto menos sapient aprecio mucho ese gesto.

Imagen Silla titulado Paso una Reunión 15

No ignore las preguntas difíciles o incómodas. Si no se mantiene bajo control por parte de un presidente competente, las reuniones pueden ser productivos muy poco. Trate de asegurarse de que todos los temas importantes se trabajan y no permita que los miembros a ser pasar la culpa o poner excusas vacantes para cuestiones que no fueron resueltas. Trate de apuntar y obtener respuestas a preguntas que nadie quiere tratar. Aunque no es lo que quiere que cada participante estos problemas incómodos son precisamente los que más necesitan ser resueltos para que la reunión sea lo más eficaz posible.

Registrar las decisiones importantes. Si usted tiene empleados oficiales o encargados de anotar los minutos, darles esta tarea. Si decide hacer las preguntas difíciles, debe asegurarse de que las respuestas que obtenga están bien documentados.

Imagen Silla titulado Paso una Reunión 16

Prestar atención a la hora. Hay una razón para las reuniones tienen una mala reputación: para muchas personas, que son vistos como seria el tiempo que perder. Para evitar que su estancia de larga duración restante, usar su poder como presidente de mantener la discusión progresando y que no tenga miedo a posponer algunas cuestiones importantes para otra fecha si la reunión parece ser cada vez más de lo previsto. Obtener listo y dispuesto para ajustar su agenda en el tiempo para asegurar que el tiempo precioso de los participantes no se desperdicia.