Cómo organizar una reunión eficiente: 6 pasos

reuniones productivas, eficientes y atractivas tienen un objetivo claro, un proceso abierto, y un líder fuerte. He aquí algunos pasos a cómo hacer cumplir sus reuniones de negocios.

pasos

Haga todo vale reunión - o no organizar una: Decidir si existe la necesidad de una reunión e invitar solamente a la gente necesaria. Se pierde mucho tiempo, simplemente porque los administradores piensan que ser cara a cara con los empleados es importante. Los correos electrónicos o informes suelen ser suficientes para actualizar la información que necesita su grupo. Pero si usted necesita una respuesta rápida e instantánea de todos los participantes, a continuación, un E-mail no será tan eficiente como una reunión.

Establecer metas y distribuir un guión de antemano: Crear una estructura para su reunión. Si expone qué resultado está buscando, que va a despertar en los participantes de más interés y hacer que la reunión sea más productivo. Por lo menos, se pondrán de relieve una característica que cada reunión debe tener: una meta. Antes de que comience la reunión, asegúrese de que todos los presentes entienden los objetivos a alcanzar.

Tome la reunión, tomar la iniciativa y mantener la reunión en constante avance: reuniones eficaces son el resultado de un buen liderazgo. Tomar la iniciativa y dejar en claro que quieren mantener las discusiones hasta la fecha, útil y de forma relevante. Mantenerse firme hasta el sujeto es también la clave para mantener la secuencia de comandos. Si la conversación en dirección a otra área, reorientar el grupo que decir algo como: "Interesante, pero no creo que nos estamos moviendo hacia adelante. Si es posible, es mejor volver a los objetivos principales "

Obtener el resultado deseado de todos los presentes: Puesto que el propósito de la reunión es el intercambio de ideas entre las personas presentes, es esencial para una respuesta honesta de todos los participantes. Es responsabilidad de conocer la causa principal de ser todo oídos. Para construir un consenso o llegar a una decisión, evitar imponer su opinión constantemente- es muy fácil para un líder de asfixiar a un intercambio de ideas donde todos asumen que el resultado ya está determinado. Evitar la tentación de descartar las ideas de inmediato - incluso cuando están absurdo.

Asegúrese de que todo el mundo sabe lo que el siguiente paso: Poner fin a la reunión pidiendo a todos lo que encontraron y la reunión fue útil y, si no, qué se puede hacer mejor la próxima vez.

Seguir el desarrollo de los temas decidida durante la reunión: Mantenga grupo informada sobre el desarrollo de los objetivos. Esto ayudará a organizar la próxima reunión de manera más eficaz.

consejos

Prepárese para su reunión, algo que a menudo se pasa por alto por muchos.
Deje que todos los participantes consideren sus opiniones sin tirones.
Una excelente herramienta para tener una reunión productiva es utilizar los ORFR: Objetivos, funciones de script & Responsabilidades. En primer lugar, la reunión debe tener un propósito. Si va a realizar una reunión que sólo proporciona información, no perder el tiempo de la gente con ella. En su lugar, enviar un boletín a cada uno de ellos. El guión es una lista de los temas a tratar, cada uno con una discusión límite de tiempo durante la reunión. Por ejemplo 1. Examine la situación de los objetivos del último trimestre (15 minutos). 2. Mesa redonda para las metas propuestas (20 minutos) 3. Elija los 5 objetivos más importantes (10 minutos) a las funciones y responsabilidades, determinar quién se encargará de la reunión, tomar notas, y que se especificarán las tareas derivadas de la reunión.
Asegúrese de poner fin a la reunión a tiempo.
Los líderes deben saber cuándo hay que llevar una buena reunión, sino también cuando no deberían conducir uno. A continuación se enumeran 5 razones por las que una reunión debe ser cancelado o reprogramado:
miembro clave 1.Um no puede estar presente. Volver a marcar es un momento difícil, pero peor es reunir todos y no funcionó como estaba previsto. Si necesita la presencia de un miembro clave, reprogramar la reunión.
2.El guión de trabajo no se distribuyó con antelación. La gente necesita tiempo para prepararse para la reunión, hacer sugerencias y cambios en el guión, y tener una idea de cuánto tiempo se tardará en ser discutido cada elemento. Deben recibir una secuencia de comandos con al menos 3 días de antelación.
3. El propósito de la reunión no está claro. Cuando las reuniones son informales, los participantes sienten que su tiempo se está desperdiciando. Que quede claro por qué, cómo, cuándo y qué objetivos se quieren alcanzar.
4. La reunión se llevará a cabo de forma rápida, o más bien a la inversa, como por correo electrónico o teléfono. No mantenga una reunión a menos que esta es la mejor manera de hablar de sus objetivos.
5. El espacio de reunión no facilita grupo de tecnología adecuada necesita: Si se presenta el material (como PowerPoint, por ejemplo) no puede ser demostrado de manera convincente que el mejor entendimiento posible, retrasar o reprogramar la reunión hasta que todo se satisfacen las necesidades locales.