Cómo archivar los documentos por alfabética: 16 Pasos

2 Partes:Archivo de documentos en orden alfabético La organización de casos especiales

Organizar los documentos en orden alfabético es extremadamente útil en cualquier situación, ya sea personal o profesional. De este modo, el usuario puede buscar, reemplazar, proteger y utilizar cualquier archivo que necesita sin mucho trabajo. Lea este artículo para obtener algunos consejos sobre cómo hacer que esta organización en portugués para crear un sistema sencillo y eficaz.

parte 1

Archivo de documentos en orden alfabético

Elija sistema alfabético que quiere usar. Incluso algo tan simple como la secuencia de letras del alfabeto, tiene ramas y alternativas. Seleccione uno para usar nunca.

Letra por letra: se puede separar los archivos de acuerdo con el orden secuencial de las letras, ignorando el espacio entre las palabras.
Palabra por palabra: la organización basada en la primera letra de cada palabra, una detrás de otra.
Unidad por unidad, tenga en cuenta cada palabra, corta y original al hacer la organización - esta opción es la más recomendable.

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documentos similares de grupo. Cuando tenga todos los elementos en la mano, decide unirse a ellos en conjuntos: como un diccionario (en orden alfabético, sin importar la naturaleza de los archivos) o una enciclopedia (agrupación de documentos de acuerdo con el tipo o tema y luego lo separa por alfabético de nuevo).

Si usted tiene que organizar muchos tipos diferentes de archivos (recetas, recibos y comprobantes, cartas, etc.), es mejor utilizar el formato de enciclopedia. elementos del grupo de acuerdo con la naturaleza y luego se separan por orden alfabético utilizando particiones, pegatinas de colores o post-its.

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Montar un índice de documentos. Si decide seguir esta estrategia, poner cada pieza de determinados valores en las unidades apropiadas. Para ello, separar los elementos de cada nombre y crear un nuevo término para ciertos archivos alfabéticamente - que puede ser diferente del nombre común. Por ejemplo:

Imagínese que usted tiene que organizar la siguiente: un artículo sobre arañas título "los hábitos alimenticios de la noche arañas", Una biografía de Maria da Silva, un experto en estos artrópodos, y un folleto promocional de la exhibición de animales en un zoológico de.

La biografía María Silva se indexa como "Silva, Maria da." (Desde el último nombre viene por primera vez en este tipo de organización) y pasaría a estar bajo la letra "S".

Artículo "los hábitos alimenticios de la noche arañas" Puede ser indexados en su forma natural, si decide separarlo como un diccionario. Por lo tanto, sería bajo la letra "H" (de "hábitos").

Como alternativa, se puede indexar "los hábitos alimenticios de la noche arañas" como "Las arañas, los hábitos alimenticios de la noche" (Si la agrupación de todos como una enciclopedia, en lugar de separar sólo lo que se refiere al tema de estos artrópodos). Por lo tanto, el documento estaría bajo la letra "la".

aviador profesional puede ser indexado como "Arañas, exposiciones (Zoo x Sao Paulo)" - Sobre todo si se va a añadir más material de esta sección, a medida que más volantes de otros parques zoológicos: "Arañas, exposiciones (Zoo y Salvador de Bahía").

Como alternativa, organizar el panfleto como "zoológico x Sao Paulo (arañas de la exposición)", Sobre todo si se va a añadir más material relacionado con el zoológico de que se trata o si desea realizar la agrupación en el estilo de la enciclopedia y de acuerdo a la ubicación geográfica.

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Organizar los documentos en orden alfabético según el nombre del índice. En general, se sigue la secuencia normal de las letras, al pasar de una (primera) a la Z (última). Usar más y más específica información para distinguir y archivos separados. Por ejemplo:

El orden de indexación de la etapa anterior puede ser algo como (en función del sistema utilizado): "los hábitos alimenticios de la noche arañas", "Silva, Maria da." y "zoológico x Sao Paulo (arañas de la exposición)" o "Arañas, exposiciones (Zoo x Sao Paulo)", "Las arañas, los hábitos alimenticios de la noche" y "Silva, Maria da.".

Si un documento hablando "elefante", Póngalo detrás de algo que tiene por tema "dromedario". Si usted tiene algo de qué hablar "canguro", Puso entre los dos anteriores. El archivo "araña"A su vez, debe llegar al principio de la organización, seguido de algo así como "ballena". Por lo tanto, la orden final sería: "araña", "ballena", "canguro", "dromedario" y "elefante".

Si desea agregar algo así como "nutria", Póngalo después de que el archivo de "araña" - Ambos comienzan con "la" y tienen "R" como segunda carta así, que analice la tercera letra ("yo" y "la"Respectivamente) para determinar el orden. Al final, el archivo se vería así: "araña", "nutria", "ballena", "canguro", "dromedario" y "elefante".

Poner etiquetas de carpetas de documentos. Para poder encontrar los artículos y añadir más material a los directorios sin dificultad, marcar cada uno con el nombre de su contenido indexado.

Poner nuevos elementos en la carpeta correcta.

Si lo desea, utilice post-its y pegatinas de colores para facilitar el uso de los documentos. Si ha agrupado los elementos como una enciclopedia, por ejemplo, separar cada uno con un tono distinto, marcado de elementos y similares, con etiquetas de colores.

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Grabar y sistema de archivo de documentos e indexación. Sea consistente, sin importar qué tipo de organización que decida utilizar. Facilitar el proceso para cada persona que pueda tener acceso a los archivos. Puede, por ejemplo, crear y compartir un documento que especifica las reglas de separación de los elementos para que todos disfruten de la mayor parte de la estrategia.

Archivo de Imagen titulada Paso 4 alfabéticamente

Guardar nuevos artículos y documentos correctamente. Ponga todo en el archivo de acuerdo a sus nombres en el índice y en orden alfabético, siguiendo el sistema de preferencia. Según sea necesario, tomar lo que es más antiguo para dejar espacio para los artículos más recientes.

parte 2

La organización de casos especiales

documentos de archivos utilizando términos y palabras clave. Esto puede ser ideal en algunos casos, no importa el orden de las palabras en los títulos o nombres. De esta manera, se puede indexar y buscar documentos utilizando sus términos más lógicas. Por ejemplo:

Algo como "Universidad de Sao Paulo" Se indexado como "Sao Paulo, Universidad de". "San Pablo" son las palabras clave en lugar de "universidad" - Después de todo, hay cientos de universidades de Brasil, como "Universidad de Brasilia", "Universidad Federal del Rio de Janeiro" etcétera

Organizar nombres de acuerdo a los apellidos. Muchos expertos recomiendan que el nombre de la familia es lo primero en la organización, ya que es una palabra clave.

Por lo tanto, en el ejemplo "Maria da Silva"tendríamos "Silva, Maria da.".

Ponga títulos (Dr., Sr., etc.) al final: algo así como "Dra. Maria da Silva"Por ejemplo, como lo haría "Silva, Maria da., Dra.".

Con los nombres extranjeros, ordenar los nombres de la forma en que se hablan (letra por letra). Esto sucede, por ejemplo, "MacDonald" (en vez de "McDonald"). Otras unidades normalmente extranjeros, como "D `", "G `", "Le" etcétera Ellos siguen la misma regla.

Hay una excepción a la regla: si el nombre del documento es parte de una empresa u organización, el término tratar como una unidad dentro del nombre general. Por ejemplo: "Maria da Silva Aviso legal" estaría bajo "M", no como "Silva, Maria da. asesoramiento jurídico.".

No haga caso de los artículos ("la", "la", "una" etcétera.), Conjunciones ("y", "pero", "o" etc.) y preposiciones ("a", "por", "en" etc.). Cuando desea indizar u organizar algo en orden alfabético, es común dejar estos efectos secundarios unidades lingüística - especialmente cuando parte del principio del nombre de un documento. Por ejemplo:

"Una investigación sobre los hábitos alimenticios de ema" estaría bajo la letra "y"de "emú" (La palabra clave del título) en lugar de "T"de "una".

"Silva e Sousa Abogados Asociados" sería después "Silva, María.". Ambos nombres indexadas comienzan con la palabra "Silva" y por lo tanto se debe considerar el siguiente término de palabra clave ("Sousa" y "María"Respectivamente) para determinar el orden final. No haga caso de la palabra "y"Eso es irrelevante.

Escriba siglas en total. Cuando indexación o archivado de documentos, que pueden venir a través de algo así como "S.A." (de "Sociedad Anónima") Y similares. Optar por escribir todo en su totalidad, en lugar de utilizar sólo las iniciales.

Por ejemplo: prefiera "Alimentos Maria da Silva, Sociedad Anónima" en vez de "Alimentos Maria da Silva, S.A.".

Organizar los números en orden matemático. Cuando se mueve en el alfabeto, puede terminar por encontrar títulos con términos numéricos. Optar por orden natural, no las propias cartas (después de todo, los números vienen antes de las).

Por ejemplo: grupo "3M Company" comparecer ante "100 Mejores Estrategias de negocios", ya que "3" Está a menos de "100".

artículos tales como "Mejores Estrategias de negocios" y "Las mejores estrategias de venta"Por ejemplo, venir en pos de "100 Mejores Estrategias de negocios"Puesto que los números preceden a las letras.

Considere números escritos como palabras, no en sí mismos números. Por ejemplo: Archivo "100 Mejores Estrategias de negocios", "Mejores Estrategias de negocios" y "Las mejores estrategias de venta"En ese orden.

Si va a servir a su caso, hacer una excepción y presentar los números como si fueran palabras.

Archivo de Imagen titulada alfabéticamente Paso 6

Decidir qué hacer con caracteres especiales. Durante la organización, considere términos que no pertenecen al alfabeto y no ser numérico. colocación final depende de su tipo:

los signos de puntuación (puntos, comas, etc.) son a menudo ignorados. Por ejemplo: poner "Comer bien" y "Eat Pray Love" en ese orden.

diacríticos son vistos como la letra sin la propia señal. Por ejemplo: poner "über" como "Uber". Hay, sin embargo, una excepción: cuando se está organizando documentos por orden alfabético de un lenguaje que utiliza muchos diacrítica - en este caso, siga el orden normal de la lengua.

Al organizar los elementos que tienen la misma inicial, seguir la regla general de "todo o nada". Es normal hacer caso omiso de cualquier espacio (incluyendo signos de puntuación y otros elementos relacionados) durante la organización en orden alfabético, pero eso depende de cada caso.

Por ejemplo: poner los archivos que comienzan con "Santana" antes de que algo que comienza con "Santa Ana".

Además, "Silva, Maria da." debe venir antes "Silva, Maria da., Dra.".

Archivo de Imagen titulada clave de paso 7

Cuando sea necesario, separar los archivos con información más detallada. En raros casos, la información alfabética es insuficiente para determinar el orden de disposición. Si quieres pasar a utilizar los datos más específicos para reconocer títulos similares. Por ejemplo:

Si tiene documentos de dos personas cuyo nombre es Maria da Silva, ordenarlos por fecha de nacimiento. poner "Silva, Maria da. (N. 1853)" Antes de "Silva, Maria da. (N. 1967)", por ejemplo.

Si lo desea, ordenar los documentos de acuerdo a los detalles geográficos cuando se necesita para hacer distinciones. Si usted tiene artículos a tres organismos del mismo banco en tres lugares diferentes, por ejemplo, utilizar el orden alfabético de acuerdo a la ciudad o estado: "Banco de Brasil (Sao Paulo)", "Banco de Brasil (Río de Janeiro)" y "Banco de Brasil (Salvador)".

Además, si usted tiene dos tipos diferentes de arañas, por ejemplo, separarlos de acuerdo con la clasificación taxonómica, la ubicación geográfica, etc.: "Araña, Tarántula" y "Araña, viuda Negro" o "Araña (América del Sur)" y "Araña (Oceanía)"En esas órdenes.

Deja claras excepciones y reglas especiales. Hablar con quién está utilizando el archivo de las excepciones a los principios de organización para que todos puedan sacar el máximo provecho de ella.

consejos

Si quieres consejos incluso más específicas sobre organización, buscar las publicaciones de la ABNT (Asociación Brasileña de Normas Técnicas), que opera en la zona.