Cómo enviar un archivo digitalizado de correo-e: 13 pasos

2 Métodos:La digitalización de documentos Mediante el envío de correos electrónicos explorados Documento

Si usted tiene un escáner, puede escanear documentos y enviarlos por correo electrónico, en lugar de utilizar un fax o correo. Esto puede ahorrar mucho tiempo y dinero. Los escáneres pueden ser un poco difícil de configurar, pero el proceso es generalmente muy simple.

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La digitalización de documentos

Instalar el escáner. Para escanear el documento, debe instalar un escáner. La impresora puede tener un escáner incorporado. Puede instalar un escáner directamente al ordenador o ponerlo en la red.

En general, se puede conectar el escáner al ordenador y el proceso de configuración será, en su mayor parte automática.

Instalar el software de exploración. La mayoría de los escáneres o multifunción (impresora / escáner) vienen con un software que le permite escanear documentos. Si usted no tiene el disco que acompaña al escáner, buscar en Google para "soporte (modelo de escáner)" y descargar el software directamente desde el fabricante.

Descarga de controladores (si es necesario). Los equipos más antiguos pueden tener dificultades para reconocer el escáner, especialmente si él es mucho más joven que el PC. Si usted no tiene la unidad para el escáner, puede que tenga que descargar los controladores para el escáner en el sitio de soporte del fabricante.

Coloque el documento en el escáner. Algunos escáneres tienen un área plana, que escanea una sola página, mientras que otros escáneres pueden tener un lugar en el que se coloca el documento, que le permite escanear más de una página. Utilice el método que mejor se adaptan a sus necesidades y capacidades del escáner.

Escanear sus documentos en formato PDF. Este es el formato que es universalmente aceptado más en relación a los documentos escaneados, ya que son fáciles de leer y se pueden editar con programas que gestionan PDF. El proceso en esta etapa variará dependiendo de su escáner. Por ejemplo, en algunos escáneres, es necesario seleccionar "PDF" como tipo de documento, usando el menú de escáner incorporado, mientras que otros modelos le permiten seleccionar el formato utilizando el programa de exploración que ha instalado.

Iniciar la exploración. Si todo está correctamente instalado, sólo tiene que pulsar el botón "tomografía"En el escáner, o haga clic "tomografía" (Escáner) en el programa para iniciar el proceso.

Unir varios archivos PDF (opcional). Si necesita escanear varias páginas de forma individual, es posible que tenga un archivo PDF independiente para cada página. Añadir estos archivos hace que su trabajo sea más fácil para enviar el documento, y también más fácil de leer.

Cambie el nombre del archivo escaneado. La mayoría de los escáneres dan el nombre del archivo que contiene la fecha y hora de la digitalización. Esto puede ser útil para la organización de los documentos escaneados recientemente, pero probablemente no tendrá ninguna influencia a la persona que va a recibir. Haga clic en el botón derecho sobre el PDF escaneado y seleccione "rebautizar". Dar al archivo un nombre descriptivo para que el destinatario sabe lo que este documento.

Compruebe que el documento PDF es inferior a 20 MB. Este suele ser el límite de tamaño de la mayoría de servicios de correo electrónico, así que asegúrese de que el archivo PDF es menor que este tamaño. Haga clic en el botón derecho sobre el archivo y seleccione "propiedades" para más detalles sobre el tamaño.

Si el archivo PDF es mayor que 20 MB, lo que necesita para comprimirlo o dividirlo, de enviarlo en varios mensajes de correo electrónico.

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Mediante el envío de correos electrónicos explorados Documento

Abra su programa de correo electrónico o página web. Prácticamente todos los proveedores de correo electrónico le permiten adjuntar archivos de hasta 20 MB. Usted puede hacer esto a través de la página web de su proveedor, a través de un cliente de correo electrónico (Outlook, Thunderbird, etc.).

Escribir su mensaje. Escriba su mensaje al destinatario normalmente. No se olvide de indicar que se incluye un archivo PDF adjunto. Esto ayudará a los receptores sepan que ha agregado el archivo y que es seguro.

Haga clic en el botón "adjuntar". Generalmente, se representa por un clip de papel. Al hacer clic en este botón, se abrirá una ventana, lo que le permite navegar a través de su ordenador y encontrar el archivo que desea adjuntar al correo electrónico.

Muchos servicios de correo electrónico le permiten arrastrar y soltar archivos adjuntos de correo electrónico en lugar de tener que buscar y encontrar ellos.

Enviar el mensaje. Cuando se coloca el archivo PDF, enviar el mensaje a los destinatarios. Su mensaje puede tardar un poco más de tiempo para enviar de lo normal, ya que el archivo tiene que ser enviado desde el ordenador al servidor de correo electrónico.