Cómo archivar E-mail: 6 pasos (con imágenes)

El correo electrónico es una de las formas de comunicación más populares hoy en día. Sin sus herramientas de uso personal y de negocios, las bandejas de entrada pueden llenar rápidamente. Saber archivo de correo electrónico puede permitir a los usuarios mantener los mensajes necesarios, sin ocupar mucho espacio libre en el disco duro del ordenador o servidor de correo electrónico. La mayoría de los programas de este tipo tienen un sistema que arquivas mensajes.

pasos

Imagen titulada Archivo de correo electrónico Paso 1

Entender que los mensajes de correo electrónico no se almacenan en su ordenador, pero un servidor electrónico como Microsoft Exchange o un servicio de correo electrónico basado en la Web. Si alguna vez quita mensajes, el servidor va a llenar y, en algún momento, no va a permitir que sean aceptados en la bandeja de entrada.

Imagen titulada Archivo de correo electrónico Paso 2

Busque la herramienta de archivo de su programa de correo electrónico, por lo general en "opciones", "instrumentos" o similares. servidores de correo electrónico pueden utilizar diferente- nombres, por ejemplo, los mensajes en Microsoft Outlook se almacenan en un archivo "personal Storage" (PST - Personal Storage). Carpetas de archivos se componen de datos en base a su sistema de PC, no el servidor de correo electrónico.

Imagen titulada Archivo de correo electrónico Paso 3

Configurar sus propias carpetas de archivo, también conocido como carpetas personales, si quieres un mejor control en sus mensajes.

Nombre de la carpeta y establecer su ubicación. Por ejemplo, una carpeta llamada "ciclismo" debe tener sólo e-mails relacionados con el club de ciclismo que participa. Otra carpeta puede ser nombrado "escuela"Para los mensajes relacionados con su estudio.

Si encuentra una carpeta, haga clic en el signo más "+" al lado de las otras carpetas.

Incluso puede crear una carpeta temporal para los artículos que no son urgentes, pero que desea llevar a su bandeja de entrada, por ahora.

En Outlook, las carpetas personales tienen una extensión .pst.

Presentar sus propios mensajes cuando se desea, usando arrastrar y soltar.

Crear una nueva carpeta utilizando la barra de herramientas en la parte superior de la página.

Basta con colocar el puntero del ratón en el mensaje, haga clic en el botón izquierdo y mantenerlo mientras lo arrastra hasta la carpeta que desee.

Al soltar el botón, el correo electrónico se moverá.

En Gmail, basta con hacer clic en el lado del correo electrónico a la caja y luego "expediente".

Permita que su programa de correo electrónico que lo haga por usted haciendo clic "sí" para recibir un correo electrónico pidiéndole que presentar de forma automática.

Los programas con la función de archivo automático le permitirá definir los mensajes que desea guardar y con qué frecuencia. Por ejemplo, en Outlook, el valor predeterminado es archivado automático cada 14 días.

Si su programa de correo electrónico no implica automáticamente los mensajes de archivo, es posible que necesite ajustar la configuración en el menú "instrumentos".

Póngase en contacto con el departamento de TI en el trabajo para aprender más acerca de las políticas de archivado de mensajes. Algunos sistemas realizan masa de almacenamiento de archivado o correo electrónico para toda la empresa, facilitando la investigación y la detección rápida de mensajes no deseados.

consejos

Si su programa de correo electrónico no tiene una función de archivo (la mayoría lo hace), esto todavía se puede hacer para elegir un mensaje y guardarlo como un documento.
La presentación por Outlook también permite a los usuarios mantener las tareas o elementos de calendario.
El archivo del correo es una buena manera de limpiar su bandeja de entrada y encontrar los mensajes más urgentes y recientes.

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Archivado por lo general no se puede acceder por las carpetas del servidor de correo, por lo que no puede comprobar los mensajes almacenados en un lugar que no sea el equipo en el que el proceso se llevó a cabo.
Debido a que la legislación sobre el descubrimiento legal y el cumplimiento, la gente no puede tener control sobre las empresas de archivado de correo electrónico.