6 maneras de administrar el correo electrónico desde Outlook con eficacia

Métodos 6:filtración agrupamiento carpeta de búsqueda filtro de correo electrónico Categoría color-marcar

Una bandeja de entrada saturada puede hacer más difícil para los usuarios encontrar el correo electrónico que necesita. Microsoft Outlook proporciona herramientas muy útiles que ayudan a filtrar y organizar sus mensajes de una manera más manejable. Incluso puede ayudar a aumentar la eficiencia y el rendimiento para los usuarios. Si está utilizando Outlook 2010, 2007 o 2003, se pueden manejar fácilmente sus correos electrónicos. Puede utilizar las siguientes herramientas para limpiar su bandeja de entrada y también para encontrar fácilmente la información que necesita.

método 1

filtración

Imagen titulada administrar su correo electrónico de Outlook con eficacia Paso 1

Filtrar los mensajes rápidamente. Outlook 2010 tiene una nueva característica que ayuda a ordenar los mensajes por fecha y las presenta en las conversaciones.

Mediante el uso de esta función, los mensajes que tienen el mismo tema aparecen como conversaciones, y los usuarios pueden ver, ampliar o reducir su tamaño haciendo clic en el icono a la línea de asunto de la izquierda. Mensajes dentro de las conversaciones se ordenan mediante la colocación en la parte superior el último mensaje. Cuando llega un nuevo mensaje, toda la conversación se mueve a la parte superior de la lista, lo que ayuda a controlar fácilmente el flujo de correo electrónico.
Para activar la conversación en la ficha Ver del grupo Conversaciones, seleccione la casilla de mostrar cómo to Talk. Puede reducir el tamaño de una conversación con la función Limpiar, lo que ayudará a eliminar los mensajes duplicados.
En la ficha Inicio, en el grupo Eliminar, haga clic en Borrar. A continuación, haga clic en Borrar conversación. En todas las versiones de los usuarios de Outlook pueden encontrar los mensajes en la carpeta Entrada más rápido que cambian la forma en que se clasifican en la carpeta de correo electrónico. Por ejemplo, puede ordenar los mensajes de correo electrónico por fecha, remitente y el tamaño de archivo o nivel de importancia.

Imagen titulada administrar su correo electrónico de Outlook con eficacia Paso 2

Utilice títulos sujetos estandarizados. La energía mental necesaria para cambiar el enfoque de los temas cambiantes que agota, no el volumen. Se tiende a leer en orden secuencial, ya sea cronológico o "más persona importante". Eso es un desgaste para el cerebro. Utilice esta regla en su lugar- se aplica a los e-mails de los informes directos y funciona mejor que las cadenas de conversación.

Identificar 2-5 proyectos más importantes con los que se refiere. Crear encabezamientos de materia para ordenarlos.

Informe a su equipo va a proporcionar la atención inicial a todos los e-mails con estos títulos. Estas cuestiones serán sus proyectos prioritarios en el momento, por lo que su dirección de e-mail, serán ordenados por línea de asunto y la prioridad será leído o responder en primer lugar.

Dejar claro que los correos electrónicos con títulos inapropiados ponen al remitente en la lista negra de 1 a x días.

método 2

agrupamiento

Imagen titulada administrar su correo electrónico de Outlook con eficacia Paso 3

Grupo de los mismos mensajes en carpetas. Al crear una nueva carpeta para el correo electrónico, los usuarios pueden grupo de mensajes relacionados en carpetas. Por ejemplo, puede agrupar los mensajes por tema, proyecto, comunicación u otras categorías que sean apropiados para su trabajo o vida personal. Los usuarios también pueden crear una carpeta para todos los mensajes enviados desde el jefe o alguien importante, incluyendo la información principal que necesita ser salvado. Para crear una nueva carpeta en Outlook 2010, en la pestaña de la carpeta, haga clic en Nuevo, haga clic en Nueva carpeta. Para crear una nueva carpeta en Outlook 2007 o 2003, en la barra de menús, haga clic en Archivo, seleccione Nuevo y luego Carpeta.

método 3

carpeta de búsqueda

Imagen titulada administrar su correo electrónico de Outlook con eficacia Paso 4

Crear una carpeta de búsqueda para encontrar los mensajes. Esta carpeta es una forma rápida y cómoda de encontrar una colección de mensajes de correo electrónico. No guarda todos los mensajes, pero proporciona carpetas virtuales que muestran todos los mensajes en la Bandeja de entrada basados en los atributos que usted está buscando. También ofrece características estándar como no leído correo electrónico, pero también puede crear su propia regla. Por ejemplo, utilizar la carpeta de búsqueda para ayudarle a encontrar toda la información relacionada con un proyecto dado, un cliente importante o una reunión futura.

Para crear una carpeta de búsqueda en Outlook 2010, la dirección de correo de la ficha de la carpeta, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Nueva carpeta de búsqueda.
Para crear una carpeta de búsqueda en Outlook 2007 o 2003, en el menú Archivo, mover el ratón de nuevo y, a continuación, haga clic en Carpeta de búsqueda.

método 4

filtro de correo electrónico

Imagen titulada administrar su correo electrónico de Outlook con eficacia Paso 5

Reducir los mensajes no deseados con filtro de correo electrónico. Mantener alejado correos electrónicos innecesarios de la bandeja de entrada usando el filtro de correo electrónico no deseado. Él enviará correos electrónicos marcados como correo basura en una carpeta separada en su bandeja de entrada. Los usuarios pueden ver su contenido para asegurarse de que no hay una dirección de correo válida por error enviado a ella. Si es así, usted debe ajustar el filtro para evitar el marcado de mensajes mal.

método 5

Categoría color-

Imagen titulada administrar su correo electrónico de Outlook con eficacia Paso 6

Asignar una categoría de color. Hacer esto con un grupo de mensajes no relacionados y otras categorías de Outlook, como notas, contactos y citas. A partir de ahí, los usuarios pueden fácilmente identificar y ordenar los mensajes de correo electrónico. Por ejemplo, usted puede seguir fácilmente todos los mensajes, citas y contactos para proyectar las ventas de ordenadores, creando una categoría llamada "Las ventas de computadoras" y la asignación de los mensajes a ella.

método 6

marcar

Imagen titulada administrar su correo electrónico de Outlook con eficacia el paso 7

Las señales para el monitoreo. Os usuários podem usar a bandeira para o recurso Seguir, com a finalidade de sinalizar as mensagens de e-mail e tarefas para ajudar a classificá-las ou marcá-las. Las banderas se ayudará a controlar un problema, señalando una orden o señal de un mensaje de solicitud y de contacto. También pueden organizar su carpeta de correo electrónico fácil, porque usted sabe exactamente qué hacer y cuándo hacerlo. Tenga en cuenta que cuando se crea una tarea y establecer un límite de tiempo, se marcará automáticamente para que no se olvide la fecha límite para la acción y por lo tanto puede cumplirla.