La organización de un sistema de archivo electrónico

La organización es la clave para los negocios y para uso personal. No importa quién eres, es importante tener buenas habilidades para la organización, especialmente cuando se trata de documentos - que todos hacemos en algún momento de la vida. Hoy en día, esta organización se hace simple, el uso de ordenadores y sistemas de archivos electrónicos. Aunque esta herramienta está disponible para nosotros, sin embargo, es necesario tener alguna metodología y algunos de nuestros trabajos para que podamos cosechar los beneficios que ofrece esta tecnología. Si esto describe su relación con los sistemas de presentación electrónica, los pasos y los siguientes consejos que pueden serle de utilidad.

pasos

Decidir qué tipo de información que desea organizar electrónicamente.

CreateOneElectronicFolder imagen titulada Paso 2

Crear un directorio electrónico principal, donde se todos los otros que están relacionados con el tipo de información que desee organizar. Se puede nombrar a este directorio de la manera deseada, pero la mayoría de las computadoras tienen una configuración básica estándar para los principales directorios, tales como "Mis documentos", "Mis imágenes", "Mis canciones"Etcétera Esto puede ser útil para este propósito.

Un consejo - la hora de elegir el nombre de un directorio, trate de ser lo más concisos posible, utilizando el menor número posible de palabras con el fin de expresar claramente lo que contiene el directorio.

Dependiendo de la cantidad de información que desea organizar, también es necesario para crear subcarpetas dentro del directorio principal. Por ejemplo, si usted está tratando de organizar sus facturas de forma electrónica, puede nombrar el directorio principal, "cuentas" y cada subdirectorio en el año. Este tipo de organización por el directorio / subdirectorio organizará sus archivos para hacer más fácil el proceso de encontrar y acceder a ellos.

Imagen titulada ArrangeChronologically Paso 4

Dentro del directorio, lo mejor es incluir fechas en todos los documentos, y ordenarlas cronológicamente. Es posible que desee incluir la fecha del documento en el nombre del archivo también.

Asegúrese de que continúa realizando copias de seguridad de sus archivos en un disco, preferiblemente cada 3 a 4 semanas.

MoveDocumentsToDisk imagen titulada Paso 6

A medida que su sistema de archivo electrónico crece, es necesario mantenerlo actualizado, los archivos no se accede de modo frequênca a otros discos en movimiento. Al eliminar estos excesos, que será más fácil de utilizar el sistema más eficientemente.

consejos

A medida que trabaja más con su sistema de archivo, encontrará lo que funciona mejor para usted y para los documentos que desea organizar. El aspecto más importante de la funcionalidad de la organización, por lo que es importante que ajustar los pasos descritos aquí para que tenga su propia resolución "usabilidad".
Trate de no mantener sus directorios con más de 3 niveles de subdirectorios - esto será más que suficiente para el hogar y uso profesional.
Al salir de sus archivos, lo mejor es utilizar el formato ano.mês.dia (por ejemplo 2010.09.29) para mantenerlos en orden. Puede, si lo desea, hacer caso omiso de los puntos y el siglo, utilizando sólo 100.929.