4 maneras de escribir una carta profesional

Métodos: 4A partir de la Carta Redacción de Desarrollo El cierre de la Carta Finalización de la Carta

Usted tiene que escribir una carta profesional pulida? La mayoría de cartas comerciales sigue una forma estable y fácil de aprender que puede ser adaptado de acuerdo con el tipo de contenido. Una carta profesional debe contener la fecha, la información sobre el destinatario y el remitente, y algunos párrafos de desarrollo. Siga estos pasos y modificarlas según sea necesario para ajustar el documento en las normas de su empresa.

parte 1

A partir de la Carta

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 1

Conocer el formato. Independientemente del contenido de la carta, hay algunas normas profesionales que deben seguirse para el formato de la misma. cartas comerciales deben ser escritos y escritas en fuente común, como Arial o Times New Roman. Emplear bloque párrafo - por ejemplo: para empezar un párrafo, pulse "Enter" dos veces y no utilizar sangría..

Si imprime la carta, considerar hacerlo con membrete de la empresa. Esto le da un aspecto más profesional a la carta y proporciona información de contacto y el logotipo de su empresa.
Una carta enviada por correo profesional debe estar escrito en una fuente común. No utilice florida o colores distintos al negro y blanco en un correo electrónico de negocios.

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 2

Incluir información sobre su empresa. Incluya su nombre de la empresa y la dirección de la misma. Cada parte de la dirección debe estar escrito en una línea diferente. Si usted es un profesional independiente o un contratista independiente, añadir su nombre en lugar de la empresa o por encima de ella.

Si su empresa tiene un timbre previamente designado, usarlo en vez de escribir el nombre y la dirección de la empresa.

Si está escribiendo la dirección, debe aparecer a la derecha o justificado a la izquierda en la parte superior de la página. Eso depende de usted y la preferencia de su empresa.

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 3

Incluir fecha. Escribir la fecha completa es la opción más profesional. Por ejemplo, escriba "1 2012 abril" o "1 de abril de 2012". Esto debería aparecer a la izquierda, justificado, un par de líneas por debajo de la dirección del remitente.

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 4

Añadir el nombre del destinatario. Escribir el nombre completo del destinatario, su título (si procede), la compañía de su nombre y dirección. Hacerlo en ese orden, con cada pieza de información en una línea separada. Si es necesario, incluir un número de referencia. El receptor de la información debe ser justificado a la izquierda, un par de líneas por debajo de la fecha.

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Elija un saludo. El saludo es un aspecto importante indicativo. El saludo se utiliza depende de si conoce o no el destinatario, el nivel de la relación entre el usuario y el nivel de formalidad. Considere las siguientes opciones:

Emplear "A quien pueda interesar" sólo si usted no sabe quién va a leer la carta.

Si no conoce bien el destinatario, "Estimado Señor / Señora" es una opción segura.

También puede optar por utilizar el título y el último nombre del destinatario. Ej.: "Estimado Dr. Rauen."

Si conoce el destinatario bien y tienen una relación informal con él / ella, se puede considerar el uso de la primera nombre de la persona. Ej.: "Estimada Susan".

Si no está seguro del sexo del receptor, simplemente escriba el nombre completo: "Su señoría, Kris Smith."

No se olvide la coma o dos puntos después de saudalção. "A quien corresponda"

parte 2

Redacción de Desarrollo

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 6

Utilizar el tono adecuado. El tiempo es dinero, como dice el refrán, y la mayoría de la gente de negocios odio perder el tiempo. El tono de su carta, por lo que debe ser breve y profesional. Hacer que su carta es una lectura rápida para abordar directamente la cuestión, la producción de breves comentarios sobre el primer párrafo. Por ejemplo, siempre se puede empezar con la "escritura para tratar de ..." y continuar el trabajo.

No se preocupe por las transiciones de lujo, grandes palabras o frases largas y tortuosas - su intención debe ser comunicar lo que hay que decir lo más rápida y directa posible.
Para endurecer su trabajo, evitar el uso de los verbos en voz pasiva. Trate de no editorar.

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 7

Escribir con claridad y concisión. Deje que su lector saber exactamente lo que estás tratando de decir. Su lector sólo responde rápidamente si su significado es claro como el cristal. En particular, si los hubiera resultado o la acción que desea que suceda debido a la carta, afirmarlo. Explicar su posición renunciar pocas palabras como sea posible.

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 8

Sea conversacional cuando sea apropiado. Las cartas son escritas por personas para personas. Evitar cartas formales, si es posible - no se puede construir una relación con impersonales y de las máquinas de tarjetas. Sin embargo, se mantenga alejado de expresiones coloquiales o frases hechas, como "CE saber ...", "¿verdad?" O " `re dispuesto." Mantenga el tono profesional, sino también ser amable y servicial.

Si conoces bien el destinatario, es aceptable incluir una frase amable para enviar felicitaciones.

Use su criterio para determinar la cantidad de la personalidad que desee revelar. A veces, añadir un poco de humor termina siendo útil en un entorno empresarial. Sin embargo, tiende hacia el lado de la precaución antes de hacer una broma.

Probablemente el propósito de su carta es persuadir al lector a algo, cambiar de opinión, solucionar un problema, enviar dinero o tomar medidas. Punto de su caso.

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 9

Sea cortés. Incluso si usted está escribiendo una queja o preocupación, usted debe estar atento. Tenga en cuenta la posición del receptor y se ofrece para hacer lo que puede, dentro de ciertos límites, para ser útil y servicial.

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 10

Resumir todo. En el último párrafo, un resumen de sus objetivos y describe claramente su curso de acción previsto o lo que se espera por parte del destinatario. Tenga en cuenta que el destinatario pueda ponerse en contacto con usted para pedirle pregunta o preocupación que usted indique. Gracias por su atención a él / ella por la lectura de la carta.

parte 3

El cierre de la Carta

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 11

Elija una cerradura. El cierre, al igual que el saludo es un indicador de respeto y formalidad. "Honestamente" por lo general es una apuesta segura. También considere: "Atentamente", "respetuosamente", "de mi parte." cierres menos formales, pero todavía bordeando el profesional incluyen: "Le deseo lo mejor", "abrazos", "buena suerte" y "Gracias". Utilice una coma después del cierre.

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 12

Firmar la carta. Deja cuatro líneas en blanco para su firma. Firmar la carta después de imprimirlo o, si lo envía a través del correo electrónico, escanear una imagen de su firma y pegarlo en esta parte de la carta. Use tinta de color negro o azul.

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 13

Por favor, incluya su nombre e información de contacto con tipo. Por debajo de la firma, escriba su nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico y cualquier otro método aplicable de contacto. Tome cada pieza de información, su propia línea.

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 14

Si es necesario, añadir "Anexos". Si incluyó documentos para el análisis del destinatario, tenga en cuenta que algunas líneas por debajo de su información de contacto. Indicar el número y tipo de documento. Ej.: "Dependencia (2): resumen, el folleto".

parte 4

Finalización de la Carta

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 15

Editar la carta. La presentación es un elemento vital de profesionalismo. Asegúrese de que el destinatario pueda ver fácilmente como alguien capaz y dominante para editar su carta. Pasar el revisor de texto en su procesador de textos, sino también leer la carta a fondo antes de enviarlo.

Pregúntese si la letra es clara y concisa. Un párrafo tiene más de 3-4 oraciones? Si es así, determinar qué se puede eliminar.
Si la carta es extremadamente importante, puede pedir a un amigo o colega a revisión. A veces, un segundo par de ojos puede ayudar a identificar errores o edificios extraños que hizo a un lado.

Imagen Escribir una carta comercial titulado Paso 16

Publicar la carta. Enviar e-mail o, si va a enviar una carta por correo, utilice un sobre profesional. (Si es posible, utilizar uno que tiene el logotipo de su empresa). Escriba claramente la dirección del remitente y la dirección del destinatario. Doblar la carta en tres partes, para que el destinatario primero desplegar el pliegue de la parte superior, a continuación, la parte inferior. Asegúrese de poner suficientes sellos en el documento y enviarlo.

Si piensa que la escritura a mano es mala y no se corresponde con su personalidad profesional, escriba la dirección en el procesador de textos y pasar el sobre en la impresora.

consejos

Utilice una calidad pluma para firmar la carta.
Si usted está escribiendo una carta compleja, considerar la creación de un diseño antes de comenzar:

Enumerar los problemas que deben resolverse. No se preocupe por el orden
Para cada sujeto, la lista de palabras clave, ejemplos, argumentos y hechos
Revisar cada tema en su diseño, la identificación de la relevancia para el público
Cortar cualquier cosa que no es relevante
Organizar la información en el mejor orden para que el lector

Ser ágil. Si no puede responder por completo en menos de una semana, lo que indica que el destinatario tenga en cuenta y cuando él / ella puede esperar una respuesta de usted.

Hacer hincapié en lo positivo. Hablar de lo que puede hacer, no lo que no se puede. Por ejemplo, si se olvida de un producto en stock, no decirle al cliente que es imposible atender la solicitud. En su lugar, decir que el producto es muy popular y se vendió por completo. Entonces, cuando usted puede enviar el producto.

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No sea demasiado duro y no forzar su tono - recuerde, usted está tratando de mejorar o iniciar una relación profesional con su carta.
No utilice muchas florituras. Una verdadera realización es aceptable - pero exagerar indicar que usted tiene que confiar en florecer, no en la competencia para hacer su trabajo.