Gestión de prioridades sobresalen

Escribir sus prioridades en el papel funciona si se puede completar en el final de la tarde. Con una ráfaga de abordar las tareas en el hogar y en el trabajo, muchos de ellos son para el día siguiente (o semana o mes). Esta hoja de cálculo Excel señala plazos y comunicarles el cambio de prioridades según sea necesario. En 20 minutos los pasos siguientes proporcionan una forma más eficaz de gestionar sus prioridades.

pasos

Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 1
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Crear una ficha "casa" o "trabajo". Abra una nueva hoja de cálculo de Excel. Haga clic en el botón de pestaña "sheet1" en la parte inferior y haga clic en Cambiar nombre. tipo "casa" o "trabajo".
  • Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 2
    2
    Cambiar el nombre a la Hoja2 "modelo" (Plantilla) y a Sheet3 "puntos" (puntos) por la repetición del paso 1.
  • Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 3
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    Crear una tabla de Importancia (Importancia). En la tabla de puntos, complete las columnas A, B y C:
  • Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 4
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    Establecer el nombre "importancia". Seleccione A2 Células C7. Haga clic en Establecer nombre.
  • Establecer el nombre de "importancia" y haga clic en OK.
  • Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 5
    5
    Crear una tabla de estrés (esfuerzo). Repita los pasos 3, 4 y 5 para crear la tabla Esfuerzo en las columnas E, F y G. Seleccione la celda E2 a G6 y darles el nombre de "esfuerzo".


  • Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 6
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    Crear una tabla de Emergencia (urgencia). Repita los pasos 3, 4 y 5 para crear la tabla de Urgencia en las columnas I, J y K. darles el nombre de "urgencia".
  • Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 7
    7
    Insertar encabezados en la ficha Cámara. Haga clic en la pestaña Inicio y escriba los encabezados de la fila 1:
  • A - Prioridad Fórmula A, 1 para la tarea más importante, pero pueden llegar hasta los 100.
  • B - Nombre de la tarea.
  • C - Importancia de A, B, C, D, E o F de la tabla.
  • D - El esfuerzo de la tabla 1-5 de Esfuerzo.
  • E - Fórmula de Emergencia Una función de la fecha límite.
  • F - Fecha límite cuando la tarea debe ser completada. Los plazos pueden ser modificados. rampa hasta Se le indica cómo antes de que pueda comenzar la tarea y extensión Se le indica cuántos días hasta que pueda ser extendido. Pelo del corte, por ejemplo, puede tener una rampa hasta 05:01 Extensión 4 - no tiene sentido para cortar el pelo 2 semanas antes y la gente puede notar si hay más de 5 días más tarde.

  • G - Días de rampa hasta antes de la fecha límite en la que se puede iniciar la tarea.
  • H - extensión extensión automáticamente la fecha tope.
  • I - Días preparado sobrante. Número de días antes de la fecha Limite- negativo si la fecha límite ha pasado.
  • J - Completo Fecha - fecha de la tarea se completó.
  • K - Repase los detalles de la tarea.
  • Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 8
    8
    Escriba su lista de actividades. Tenga en cuenta que la prioridad, urgencia y los días restantes están en blanco. están llenos de fórmulas. Aquí está un ejemplo de algunas actividades.


  • Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 9
    9
    Introducir fórmulas para los días restantes, urgencia y prioridad. Las siguientes fórmulas son para la línea 2.
  • I (Días izquierda) = F2-SI (ESBLANCO (J2), HOY (), J2)
  • E (Urgencia) = SI (I2gt; G2.5, SE (I2gt, 0,4, SE (I2 = 0,3, SE (I2 + H2gt; 0,2,1))))
  • A (Prioridad) = BUSCARV (C2, Importancia, 2, FALSO) + BUSCARV (D2, Esfuerzo, 2, FALSO) + BUSCARV (E2, Urgencia, 2, FALSO)
  • Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 10
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    Cambiar el formato de la celda I2 para el tecleo completa con el botón derecho en la celda eligiendo Formato de celdas y poner el formato de número con 0 decimales.
  • Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 11
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    Copiar las fórmulas de prioridad, la urgencia y días para las otras células de cada columna. Seleccione la celda E2 y pulse CTRL + C. Seleccione las celdas E3 a E10 y apriete CTRL + V. Repita el procedimiento para copiar la celda I2 I3 a las células a I10. Por último, repetir para copiar la celda A2 a A3 a células A10. No haga caso de los valores que recibe debido a tareas no definidas.


  • Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 12
    12
    Clasificar las líneas de prioridad. Seleccione las celdas A1 a K hasta la última línea de datos. A continuación, haga clic en Ordenar datos.
  • Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 13
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    Guarde sus prioridades de hojas de cálculo, incluyendo la fecha para tener el control de versiones.
  • Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 14
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    Compruebe las tareas completadas. Una vez que se completa una tarea, marque la fecha en la columna final (conclusión). Recuerde que CTRL + - (Tecla Control y el punto y coma) se insertan inmediatamente a la fecha actual.
  • Imagen titulada Prioridades Administrar con Excel Paso 15
    15
    Tenga en cuenta las prioridades cambia diariamente. Aquí son las prioridades para varios días. El 13 de julio todas las actividades son antes del período rampa hasta, por lo que tiene un número elevado. El 20 de julio, las prioridades más altas (números más pequeños) aparecen en cuatro actividades, incluyendo cortar el césped (Corta el césped) que ha alcanzado su fecha límite (DUE). El 21, la prioridad es mayor debido a que estamos en el período de extensión (Extensión) y 23 de julio es aún mayor, ya que es más allá del período extensión (Extensión). pagar facturas (Pagar las facturas) se eleva también en la prioridad del día 23 al 25.

    • consejos

    • Lea el siguiente artículo sobre la gestión del tiempo.
    • Puede descargar una plantilla práctica de esta hoja aquí: [1]
    • Guarde los archivos de Excel se separan para la familia / hogar y el trabajo.
    • Ordenar la lista de tareas diarias si es necesario.
    • Copiar las tareas repetitivas a la pestaña de plantillas, para que puedas encontrarlos y vuelva a copiarlos fácilmente.
    • Divida las tareas grandes en tareas más pequeñas.
    • = SI (DÍA DE LA SEMANA (HOY () - 2) ácido 5- HOY () - (DÍA DE LA SEMANA (HOY () - 2) -5) + 7-HOY () - (DIA.DA .SEMANA (HOY () - 2) -5))
    • Una manera de mantener una tarea repetida constantemente actualizada es insertar esto en la columna de la fecha: (En este ejemplo se utiliza un viernes, que es "5" aquí).
    • No dude en cambiar los puntos dados para cada una de la prioridad.
    • Utilizar el Autofiltro para seleccionar tareas ya vencidas (urgencia = 1) o tareas muy importantes (Importancia ="la").

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    • Guardar la hoja de cálculo de vez en cuando con el fin de recuperar.
    • Las prioridades calculados no son números ordinales. Completar una tarea de prioridad "1" No hay otros cambios. Las prioridades se pueden alcanzar hasta el cien y no todos los números son posibles. Concéntrese prioridades por lo general entre 1 y 12.
    • No se preocupe por tener demasiadas tareas - incluso dos meses de actividades pueden esperar en la parte inferior de la lista hasta su fecha de vencimiento se acercan más.
    • La gestión del tiempo es muy personal y esta hoja de cálculo no puede encajar en sus necesidades y preferencias. Puede parecer mirada intrusiva o simplemente molesto en él todos los días. Es posible que funcione para usted, pero no para sus amigos o viceversa.
    • En lugar de tomar sus archivos de Excel con usted todo el tiempo, utilizar Google hoja de cálculo para que sus archivos están siempre disponibles para usted.
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