Uso de Excel: 24 Pasos (con fotos)

4 partes:La creación de una hoja de cálculo Introducción y gestión de datos en Excel Realizar cálculos básicos Representación gráfica

La hoja de cálculo Excel es un gestor muy eficaz, desarrollado por Microsoft Office. En ella, se pueden crear y dar formato a los libros de trabajo (conjuntos de hojas de cálculo), construcción de modelos para el análisis de datos, escribir fórmulas, realizar numerosos cálculos y graficar profesionalmente. Además, si usted sabe cómo utilizar Excel correctamente, puede hacer que los estados de flujo de efectivo, cuentas de resultados, presupuestos, calendarios o declaraciones de pérdidas y ganancias.

parte 1

La creación de una hoja de cálculo

Abra Excel. Si hay un acceso directo en el escritorio, haga clic en "Inicio", "Programas" y buscar el icono de Microsoft Excel.

Crear un nuevo libro (archivo Excel). Haga clic en "Archivo" y "Nuevo". la pestaña "Los modelos disponibles"seleccionar "Libro en blanco" y haga clic en "Crear". A continuación, se crea un libro en blanco.

Guarde el libro. Haga clic en el botón de Office (o en la ficha "Archivo" si está utilizando una versión anterior de Excel) y seleccione "Guardar como". A continuación, elija una ubicación en su equipo para guardar el archivo (la carpeta "Mis documentos", por ejemplo), escriba el nombre deseado en el campo "Nombre de archivo" y asegúrese de que el tipo de archivo se selecciona como "libro de trabajo de Excel ".

Familiarizarse con las guías de la "cinta" en la parte superior del libro. Las pestañas son: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de página, fórmulas, datos, revisión y Vista.

Familiarizarse con el idioma requerido para utilizar Excel. Conocer la terminología de la tecnología en cuestión es importante aprender cómo usarlo fácilmente y comprender la guías paso a paso.

una "línea" Es una sección que se extiende de izquierda a derecha en la pantalla (identificados por los números en el lado izquierdo de la hoja de trabajo).

una "columna" es un conjunto de datos que se extiende desde la parte superior a la parte inferior de la pantalla, identificado por una letra en la parte superior de la hoja de cálculo.

una "célula" es una plaza individual en la hoja de cálculo, donde se puede introducir un hecho.

Preparar una hoja de cálculo para el almacenamiento de datos. Cada libro de Excel tiene, por definición, 3 hojas de cálculo. La primera hoja de cálculo se abre automáticamente, pero se puede cambiar entre ellos en la parte inferior de la pantalla.

Para cambiar el nombre de una hoja de cálculo, haga clic en el botón derecho sobre la pestaña "el plan 1". seleccionar "rebautizar" e introduzca el nombre deseado.

Si es necesario, crear más hojas de cálculo haciendo clic en el botón situado junto a "plan 3"Identificado por una hoja de papel con una estrella en la parte superior izquierda.

En la primera fila de la hoja de cálculo, escriba un título en cada célula para identificar el tipo de datos de cada columna. Es posible seleccionar, por ejemplo, "nombre", "fecha" y "cantidad". Las columnas por debajo de estos títulos serán reservados para los datos apropiados.

Guarde el archivo a menudo. Durante la inserción de los datos, se recomienda que guarde su trabajo constantemente. Para ello, haga clic en el icono en forma de disco en la esquina superior izquierda de la pantalla o haga clic en el icono de Office y seleccione "guardar". Como alternativa, puede mantener pulsada la tecla "Ctrl" el teclado y pulse la letra "S".

parte 2

Introducción y gestión de datos en Excel

Comience a introducir los datos en las celdas de la hoja de cálculo. Es muy recomendable que antes de poner directamente todos los datos, se llena en una o dos columnas o filas para practicar.

Haga clic en una celda e introduzca los datos deseados.
Para editar un dato después de su inclusión, haga doble clic en la celda o modificarlo mediante la edición de la barra en la parte superior de la hoja de cálculo (justo por encima de las letras de las columnas).

Descubre cómo se formatean las células. El formato por defecto es el "general"Pero se puede cambiar la configuración de cada celda, fila o columna.

Se puede elegir un formato preestablecido, por ejemplo, "número", "fecha", "tiempo" o "moneda" a través del menú desplegable junto a "general", Tab "primero" la "cinta", Situado en la parte superior de la hoja de cálculo.

Además, puede cambiar la fuente y el estilo, y la alineación, los números o el texto usando las secciones "fuente" y "alineación" la pestaña "primero".

Para cambiar el formato de una columna completa, seleccione la letra correspondiente en la parte superior de la hoja de cálculo y luego formatearlo si lo deseas.

Del mismo modo, para cambiar el formato de una fila completa, haga clic en el número de la parte izquierda de la hoja de cálculo y realizar el formato deseado.

Introducir datos. Añadir todos los datos a la hoja de cálculo.

prensa "entrar" para pasar a la celda por debajo de la celda actual o "lengüeta" para seleccionar la celda a la derecha. Además, puede utilizar las teclas de flecha para navegar entre las células.

Recuerde que debe guardar su trabajo!

Organizar los datos. Seleccione los datos que desea ordenar. Puede seleccionar una o más columnas, con inclusión de valores, si se desea.

Si prefiere mantener las líneas de datos en conjunto, recuerde seleccionar varias columnas. Ordenar una sola columna va a cambiar el orden de los datos en el mismo, pero las columnas adyacentes se mantendrá como antes.

Seleccione la pestaña "datos" y haga clic "especie". Aparecerá una nueva ventana, en referencia a la clasificación.

Seleccione la columna que desea ordenar la lista "Ordenar por". Si hay títulos en la primera fila, que se muestran como los nombres de columna.

Elija entre "valores", "color de la célula", "color de fuente" o "icono de la célula". Si hay texto en las celdas, se recomienda que usted elige "valores".

Seleccione el tipo de ordenación que desea aplicar de acuerdo con la operación de clasificación. Puede elegir entre orden ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de Z a A para mayor textos- a-bajo y menor a mayor para los números).

Filtrar los datos. Para seleccionar los datos que se desea filtrar, seleccionar una o más columnas.

Seleccione la pestaña "datos" y haga clic "filtro" (El icono en forma de embudo) en el apartado "Ordenar y filtrar".

En este momento, aparecen flechas en la parte superior de cada columna. Haga clic en la flecha para ver una lista de cada una de estas opciones.

Seleccione los valores que desea utilizar y haga clic "bueno" para ver los resultados. El resto de los datos se ocultará para que pueda ver únicamente los datos filtrados.

Para recuperar estos datos, seleccione "limpio"`(El icono muestra un embudo con una X roja junto a él), la sección "Ordenar y filtrar" lengüeta "datos".

Buscar un texto específico en su libro. Haga clic en el icono "Buscar y seleccionar" pestaña (Prismáticos) "primero".

Haga clic "localizar" y escriba el texto que busca.

seleccionar "Encuentra todos" y se generará una lista de todas las apariciones del texto en la hoja de cálculo. Para buscar el libro completo, vaya "opciones" en la ventana "Buscar y reemplazar" y en el campo "en", el cambio "hoja de cálculo" a "libro de trabajo". A continuación, haga clic "Encuentra todos".

Para imprimir la hoja de cálculo, haga clic "expediente" y "impresión" o mantenga pulsada la tecla "Ctrl" en el teclado y pulse "P" (Comando de teclado Ctrl + P).

Se puede previsualizar el archivo antes de imprimirlo haciendo clic en el icono de la oficina, y luego se cierne sobre "impresión". En las opciones presentadas, la elección "Vista preliminar". A partir de ese punto, puede hacer clic en el icono de impresión en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Puede cambiar la configuración y el tamaño de página, márgenes y otras opciones accediendo al menú "Configurar página" lengüeta "diseño de página". Haga clic en la flecha pequeña en el menú de la esquina para expandirla.

Escalar toda la hoja para que quepa en una sola página a través de la pestaña "diseño de página". Haga clic en la flecha al lado "Ajustar escala". en el apartado "dimensión" lengüeta "página"seleccionar "ajustado a" Y cambiar la configuración de "1 página de ancho por 1 página de alto". Por último, haga clic "bueno".

Para imprimir sólo una parte de la hoja de cálculo, seleccionarlo y luego elegir el rango de datos que desea imprimir haciendo clic y arrastrando el ratón sobre las células. Haga clic en el icono de la oficina, seleccione "impresión" y el menú "ajustes", "Selección de impresión". Por último, haga clic "bueno".

Utilice el menú desplegable en la sección "impresora" para ver qué impresora está actualmente instalado y disponible en su ordenador. A continuación, seleccione su preferencia.

parte 3

Realizar cálculos básicos

Utilice la función "suma" para las adiciones simples. Haga clic en una celda vacía debajo de la columna de números que desee agregar.

A continuación, haga clic en el símbolo "Autosuma"Situado en la solapa "primero"A la derecha, similar a la letra "M" gire a un lado.
Haga clic de nuevo y la celda elegida, previamente vacía, muestra la suma total de los números de columna en cuestión.

Utilice un signo igual (=) para indicar el comienzo de una fórmula. Si introduce manualmente (en lugar de utilizar el botón de más), debe comenzar con el signo igual. Por otra parte, debe ser colocado en la celda en la que desea que aparezca el resultado.

Algunos toda una columna de números. Para ello, utilice el "Autosuma" (Consulte el paso 1 de esta sección) o escriba la fórmula manualmente.

Type = en la celda que desea que aparezca el resultado, a continuación, escriba "SOMA".

Abrir un paréntesis "(". Introduzca la letra de la columna y el número de fila correspondiente a la primera posición de la columna de números que desee agregar. A continuación, introduzca dos puntos.

Introduzca la letra de la columna y el número de fila de la última posición de la columna que desee agregar y cerrar paréntesis. Las letras y los números deben estar dentro de los paréntesis, como en la fórmula "= SUMA (B5: B9)". Pulsa enter y se añadirá el número de la columna.

Hacer sumas usando su propia fórmula. Si desea agregar números que no están alineados en una sola columna, puede crear su propia fórmula de adición.

Haga clic en una celda vacía en la que desea que aparezca la suma.

Type = y haga clic en la primera celda que desea añadir, o escriba la letra de la columna y el número de la línea correspondiente a la primera adición del número (por ejemplo, B2).

+ Enter y haga clic en la siguiente celda que desea añadir, o escriba la letra de la columna y el número de línea correspondiente (por ejemplo, B2 + C5). Repita hasta que se añaden todos los números deseados. prensa "entrar" y el resultado se mostrará en la celda seleccionada.

Hacer sustracciones por el mismo método de adición, pero utilizar el signo menos (-) en lugar de en el signo más (+). En una celda vacía, type =, seguidos de la letra de la columna y el número de línea correspondiente a la primera posición. Tipo - y la posición del segundo número (por ejemplo, D5-C5 =). prensa "entrar" y se mostrará el resultado del cálculo.

parte 4

Representación gráfica

Para crear un gráfico, primero debe seleccionar los datos que se utilizarán.

Ir a la pestaña "insertar"en la sección "gráficos".
Haga clic en el tipo de gráfico que desea utilizar, seguido de su subtipo.

Para hacer una tabla, seleccione el rango de celdas deseado. Estas células deben contener datos, pero es aceptable que algunos de ellos están vacíos.

lengüeta "primero", Busque la sección "estilo" y haga clic "Formato que la tabla".

Seleccione el estilo de tabla entre las muchas opciones disponibles.

Cambiar el color de las células o añadir bordes. Seleccione el rango de celdas que desea editar.

lengüeta "primero", Busque la sección "fuente".

En esta sección, haga clic en "Borders".

El menú desplegable, seleccione el estilo deseado.

Para editar el color de las celdas, haga clic en la pestaña "primero" y la sección "fuente".

en el menú "color de relleno"Seleccione el color deseado.

consejos

Tenga en cuenta que este artículo sólo se refiere a los conocimientos básicos de Excel. Existen numerosas otras fórmulas y funciones disponibles.
Este tutorial está basado en Excel 2007- es probable que existan pequeñas variaciones entre esta y otras versiones. Además, la configuración y el sistema operativo usado puede hacer que la pantalla tiene una apariencia un poco diferente de las imágenes que se muestran arriba.
Si necesita más espacio en la pantalla, minimizar la cinta. Haga clic derecho en la pista y seleccione "Minimizar la Cinta".