Cómo crear una factura en Excel: 10 pasos (con fotos)

2 Métodos:La descarga de un modelo prefabricado Creación de una factura de una hoja de cálculo en blanco

Microsoft Excel puede trabajar con muchos cálculos financieros que utiliza en su empresa. Excel también puede ayudarle a facturar a sus clientes, es decir, crear una lista detallada de los productos vendidos o servicios prestados. Puede crear una factura en Excel descarga de un modelo prefabricado o la creación de una factura de un libro en blanco. Los siguientes pasos detallan los dos métodos para Excel 2003, 2007 y 2010.

método 1

La descarga de un modelo prefabricado

Imagen titulada Hacer una factura en Excel Paso 1

Crear un nuevo libro. Aunque un modelo / plantilla prefabricada no es realmente una "nuevo" libro, comienza realmente como si la creación de un nuevo libro.

En Excel 2003, seleccione "nuevo" En el menú Archivo.
En Excel 2007, haga clic en el botón de Office en la esquina superior izquierda y seleccione "nuevo" En el menú Archivo.
En Excel 2010, haga clic en la pestaña Archivo y luego elegir "nuevo" en las opciones del menú de la izquierda.
No haga clic en el botón Nuevo en Excel 2003 o la nueva barra de herramientas de botón en la barra de acceso rápido en Excel 2007 o 2010. Estos botones sólo le permitirá crear una nueva hoja de cálculo con el modelo / plantilla estándar o Normal.xlt Normal.xltx. (Sin embargo, usar este método para crear una factura de una hoja en blanco.)

Imagen titulada Hacer una factura en Excel Paso 2

Navegue hasta el modelo que desea.

En Excel 2003 y 2007, elija Facturas "Los modelos disponibles en Office" En el panel izquierdo del panel de tareas Nuevo libro. Elija el tipo de plantilla de la lista en la ventana de centro-a continuación, seleccione una de las facturas de este tipo que se mostrará.

En Excel 2010, elija Factura en la sección de plantillas Office.com a continuación "Los modelos disponibles en el cargo." Haga doble clic en la carpeta relacionada con el tipo de modelo que desea crear, sobre a continuación, elija una de las facturas aparece este tipo específico.

Imagen titulada Hacer una factura en Excel Paso 3

Descargar el modelo. Haga clic en el botón Descargar en la parte derecha de la pantalla. Por lo tanto, puede realizar cambios en la factura mediante la siguiente información "Segundo método: Creación de una factura de una hoja de cálculo en blanco," y guardarlo.

También puede acceder a plantillas facturas para Microsoft Word y Excel directamente desde el sitio web de Microsoft en https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&x = 1. Asegúrese de seleccionar una factura para la versión correspondiente de su Palabra.

método 2

Creación de una factura de una hoja de cálculo en blanco

Imagen titulada Hacer una factura en Excel Paso 4

Elija un tamaño de factura. Una vez que haya elegido un tamaño de papel como se describe a continuación, verá un conjunto de líneas de puntos.

En Excel 2003, seleccione Configurar página en el menú Archivo. A continuación, seleccione un tamaño de papel Tamaño de papel lista desplegable en la ventana de configuración de página de página.
En Excel 2007 y 2010, haga clic en la ficha Diseño de página, y luego haga clic en Tamaño y seleccione el tamaño del papel.

Imagen titulada Hacer una factura en Excel Paso 5

Crear un nuevo proyecto de ley título. El título debe incluir la siguiente información:

El nombre de su empresa. Debe ser escrito con el mismo tipo de letra y tamaño utilizado en otros materiales de su empresa.

La palabra "proyecto de ley" o una descripción que muestra qué tipo de ese proyecto de ley, como "cita" si usted está citando precios de sus servicios a un cliente en lugar de cobrar un servicio

La fecha de la factura.

El número de factura. Se puede utilizar un sistema de numeración global para todos sus clientes como un número individual para cada uno de ellos. Si usted elige utilizar un número para cada cliente puede incluir el nombre del cliente o una forma para que el número de factura, tal como "Westwood1."

Imagen titulada Hacer una factura en Excel Paso 6

Introduzca la dirección del remitente y el destinatario. Esta información debería aparecer en la parte superior de la factura con la información de seguridad de la información del cliente.

Su información de contacto debe incluir su nombre o el nombre de la persona que recibirá en su nombre, su dirección comercial, teléfono, fax y correo electrónico.

Su información del cliente debe incluir el nombre de la empresa, el nombre de la persona que va a pagar la factura y la dirección del cliente. También puede incluir teléfono, fax y correo electrónico del cliente.

Puede configurar la información del cliente en una hoja de cálculo de Excel separada, y utilizar la función de hoja de cálculo de Excel en CONSULV de su factura para buscar información específica del cliente.

Imagen titulada Hacer una factura en Excel Paso 7

Introduzca sus datos de facturación. Se puede utilizar una columna para una rápida descripción del producto o servicio, una columna para la cantidad, uno para el precio unitario o tasa, y una columna calculada que muestra el precio total de la cantidad de adquirir un artículo específico.

Si usted tiene una selección fija de productos o servicios, puede configurar esta lista en una hoja separada y utilizar la función BUSCARV para buscar esta información y así evitar tener que escribir de nuevo.

Imagen titulada Hacer una factura en Excel Paso 8

Mostrar el valor total de la cuenta. Este valor debe aparecer debajo de la columna calculada con colecciones individuales y puede ser generado con la función SUMA de Excel.

Si está cargando impuestos sobre las ventas u otras tarifas, debe mostrar un subtotal detallada de los impuestos y los valores de estos impuestos y tasas por debajo de este subtotal, y luego la factura final por debajo de ellos. En el caso de los impuestos sobre la base de porcentajes, debe incluir la tasa de consulta por parte del cliente.

Imagen titulada Hacer una factura en Excel Paso 9

Incluir a los plazos de pago. Pueden aparecer por encima o por debajo de la información de facturación. Las condiciones de pago son más comunes "Debido a la recepción", "Dentro de los 14 días", "Por un plazo de 30 días" o "Por un plazo de 60 días."

También es posible que desee incluir una nota en la factura la parte inferior informar a los métodos de pago aceptados, información general, o incluso un agradecimiento a su cliente porque él hizo compras con usted.

Imagen titulada Hacer una factura en Excel Paso 10

Guarde su factura. Debe guardar su factura con un nombre que tenga sentido. Debe incluir el nombre de su empresa y el tipo de factura, y también puede incluir el número de factura y el nombre del cliente.

consejos

Si decide mantener su información o la información del cliente sobre su producto en una hoja de cálculo independiente y conectarlos con la función BUSCARV, es posible que desee incorporar la función BUSCARV en una instrucción IF para evitar mostrar "N / A" en los campos de las operaciones de búsqueda (search) cuando se muestran los campos no tienen ninguna información.
Una vez que haya guardado un libro de factura, puede utilizar esta carpeta como plantilla al crear nuevas facturas utilizando la opción "Nuevo a partir de existente". También puede guardar el libro en formato .xlt o .xltx utilizarlo en el futuro como modelo.
Otra forma de visualizar el título del proyecto de ley, la información del remitente y las condiciones de pago es ponerlos en un documento de Word y mantener sólo la dirección de facturación y la información del destinatario en Excel. A continuación, puede pegar un vínculo de hoja de cálculo en el documento de Word. Cada vez que actualice sus datos de facturación en la hoja de cálculo, haga clic en el botón derecho en la hoja de cálculo incrustada en el documento de Word y seleccione "actualización de Enlace" para ver los cambios se muestran en Word también.