3 formas de escribir una carta de queja a una Compañía

Método 3:Escribir una carta de queja Encontrar el formato y Tom correcta Proceso de Seguimiento

Escribir una carta de queja es algo que la mayoría de las personas en algún momento de su vida. Si no está satisfecho con un producto o servicio de una empresa, a menudo se puede resolver el problema de una manera mutuamente beneficiosa a través de una dura carta, pero educado. Escribir una carta de queja no es complicado o miedo - todo lo que necesita hacer es informar claramente los hechos y pedir una resolución cortésmente.

método 1

Escribir una carta de queja

Enviar la carta a la atención al cliente (SAC). Al escribir una carta de queja, la mejor oportunidad de éxito es hacer frente a la carta a la atención al cliente de la empresa, o SAC. El SAC se utiliza para tratar las quejas y su carta será más probable que un análisis eficiente.

Descubrir el nombre del gerente o director de SAC y dirigir la carta a él personalmente. Comenzar con la letra Estimado señor, señora o señorita., Seguido por el nombre. Si no conoce el nombre del administrador de la SAC, acaba de escribir Estimado señor o señora.
Puede encontrar la dirección de la SAC en el sitio web de la empresa, en cualquier parte del material promocional o de la compañía de publicidad en el envase del producto o el etiquetado.

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En la carta, vaya directamente al grano. La primera línea de la carta debe abordar claramente por qué está escribiendo su queja y exacta. Proporcionar la mayor cantidad posible de los hechos relevantes, incluyendo la fecha, hora y lugar donde se hizo la compra o utilizó el servicio, junto con todos los números de serie o modelos en cuestión.

El destinatario de la carta tiene que ser capaz de identificar el motivo de la carta en menos de cinco segundos-modo evitar largas introducciones.

¿Puede dar más detalles o explicar la situación en el párrafo siguiente, pero la primera línea de la carta debe poner de relieve su queja lo más sucintamente posible.

La primera frase puede ser como sigue: "Le escribo para quejarse de un secador de pelo defectuosa Compré esta empresa el 15 de julio en la tienda Una calle en Exemplândia."

Imagen titulada escribir una carta de queja a una empresa en el paso 3

Sea específico acerca de la resolución o recurso que va gustar. Si desea reemplazar, reembolso o reparar el producto, o cualquier otra forma de compensación, dejar en claro en el segundo párrafo. Esto evita que la recepción de los formularios u otra carta-respuesta, y dar algo a la obra destinatario.

Por favor sea lo más constructiva posible en Opiniones sugerir formas para que continúe a relacionarse con la empresa. Si usted requiere un reembolso u otra compensación, y al mismo tiempo muestran que va a buscar a la competencia, no van a ser alentados a tratar de resolver el problema.

Si desea que la empresa para resolver un problema más general, por no escrita en la carta también, pero reconoció que tal cosa lleva su tiempo.

No amenace a presentar una acción legal en su primera toma de contacto. Esto incluso puede llegar a ser la única solución- la mejor, sin embargo, es el envío de la carta de primera denuncia y esperar una respuesta.

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Adjunte copias de los documentos pertinentes. Pueden incluir recibos, garantías, copias de cheques y, si es necesario, fotos o videos. Toda la documentación debe ser incluido en la carta.

Asegúrese de enviar copias toda la documentación que desea incluir, y no el original. Por lo tanto, no hay ninguna posibilidad de cualquier documento se pierde o adición extraviar-, puede que tenga que proporcionar a otra persona.

También asegúrese de anotar la letra de los documentos adjuntos. Por ejemplo: "Se adjunta una copia de la factura original junto con una copia de la garantía y el número de serie del secador de pelo."

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SAC Dar un plazo para resolver el problema. Es útil para estipular un período exacto que desea que la cuestión a resolver. Esto le dará la paz de la mente y ayudar a la cuestión de tener una conclusión rápida.

Fijar un plazo también evitar la posibilidad de la tarjeta se pierde o se olvida, lo que puede conducir a una mayor vergüenza y el resentimiento entre el usuario y la empresa.

Sólo asegúrese de que el tiempo que ha establecido es razonable. Una o dos semanas suelen ser suficientes, pero esto varía de acuerdo a sus peticiones.

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carta completa con respeto. Gracias al receptor de asistencia, y decirle cómo y cuándo pueden ponerse en contacto para resolver el problema. Esto hará que el proceso sea mucho más fácil, con lo que los resultados más eficientes para usted.

Decir adiós con "Atentamente," y el nombre de la persona (si se sabe), o "adelantado, gracias." Evitar términos informales como "adiós" o "Nos vemos más tarde."

método 2

Encontrar el formato y Tom correcta

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Ser educado. Puede estar enfadado, y tienen todo el derecho a ser grosero, pero siendo-sólo tiene que colocar el receptor a la defensiva. Escribir en un tono respetuoso y evitar hacer comentarios amenazantes, enojado o sarcástico a toda costa. Recuerde que la persona que va a leer la carta no fue directamente responsable de todo lo que pasó, y será mucho más ágil y dispuesto a complacer a un cliente educado que un rabioso.

La empresa para la que usted está escribiendo probablemente no tenía la intención de molestarle. La mayoría de las empresas están interesadas en satisfacer al cliente.
Va a ser mucho más exitoso tratamiento del receptor como alguien que quiere ayudarlo, en lugar de pensar que está lleno de malas intenciones.
No escriba cuando estás enojado. Deja de escribir la carta cuando esté más tranquilo. O si lo desea, escriba la letra mientras se está echando humo y luego déjela a un lado por un día o dos antes de enviarlo. Hay una alta probabilidad de que desea volver a formular ideas para un lenguaje menos incendiaria.

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Sea conciso. El personal SAC recibe cientos de cartas cada día- lo que es esencial para llegar al punto rápidamente, así que saben exactamente lo que están tratando con lo que empezar a leer. Si la letra es demasiado larga o detallada, el lector tenderá a escanear el contenido y tener una idea muy clara del problema o la solución sugerida.

Evitar los detalles innecesarios o ensueños.

Escribir una carta de una página, o alrededor de 200 palabras.

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Ser convincente y contundente. Esta actitud crea el tono correcto y permite a la empresa para saber que su queja debe ser tomado en serio. Esto es más importante en los casos de las quejas más graves, que pueden tener importantes consecuencias financieras.

Para ser franco implica varias cosas, tales como el lenguaje, el conocimiento de sus derechos y responsabilidades de la empresa y presentación profesional de la carta.

Todo esto pasa credibilidad, que afecta positivamente a la respuesta a su carta.

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Formatear la tarjeta de forma limpia y correcta. Como se mencionó anteriormente, dar formato a la carta influye profesionalmente la forma en que se recibió la queja. Incluya su nombre, dirección y fecha en la esquina superior derecha, seguido por el nombre o título de la persona a la que usted está escribiendo, junto con la dirección de la empresa en el lado izquierdo, justo por encima del cuerpo de la carta.

Siempre escriba la letra en el equipo, ya que esto hace que sea más fácil de leer y le da un aspecto mucho más limpio. Si usted tiene que escribir a mano, asegúrese de que la escritura es clara y legible, sin tachaduras ni manchas de tinta.

En el momento de la firma, dejar un espacio en blanco bajo la estrecha, donde se puede escribir una firma manuscrita. En virtud de este espacio también debe introducir su nombre para ser leído fácilmente.

Hacer una carta ordenada y bien espaciados, con los párrafos del mismo tamaño.

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Comprobar la ortografía y la gramática. La ortografía y la gramática incorrecta influyen negativamente en la recepción de la reclamación. Hacer una revisión ortográfica en su ordenador antes de imprimir la carta o pedir a alguien que leerlo antes de enviar.

método 3

Proceso de Seguimiento

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Espere hasta que se acabe el tiempo. Sé paciente y no actuar hasta que el plazo estipulado en la carta que sobre. Si se pasa el plazo no se ha recibido nada, tomar una llamada de teléfono o pasar un e-mail para verificar si se ha recibido la carta. Siempre es mejor dar a la empresa el beneficio de la duda.

Si no ha recibido ninguna información acerca de la carta, o recibido, pero la resolución no fue satisfactoria, tomar la queja a un funcionario jerárquicamente superior.

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Busque más alto nivel en la jerarquía. Si no tiene éxito con el director del SAC, averiguar quién es la persona siguiente en la jerarquía y hacer contacto con ella. Cada vez que se sube, es el SAC para que el supervisor vicepresidente a presidente, adjuntar toda la correspondencia que haya enviado anteriormente. Esto dejará al nuevo empleado hasta la fecha y, posiblemente, resolver el problema de forma no contenciosa.

Lo mejor es empezar en SAC antes de ir directamente a la cima. Esto se debe a que el servicio de atención al cliente está más acostumbrado a tratar con este tipo de queja, y es probable que cada carta dirigida al Presidente para ser enviado a la bolsa de todos modos.

Si este es el caso, el personal del SAC puede tener automáticamente una mala impresión de ti, porque se trató de ir sobre ellos.

Tenga en cuenta que si usted escribe una carta al presidente o director, que tiene que ser clara, concisa y bien escrito como el destinatario no tendrá ningún conocimiento previo del incidente.

Imagen titulada escribir una carta de queja a una empresa en el paso 14

Si desea presentar una demanda, consultar a un abogado. Él sabrá cómo proceder. Tenga en cuenta que la acción legal debe ser el último en recursos sugieren que la carta le da un tono negativo a él e impide la reclamación de daños que se pueden hacer. También puede ser contraproducente si no se cae en su farol.

consejos

Antes de escribir, tomar algún tiempo y reflexionar sobre lo sucedido. Cuando haya pensado en todo y saber exactamente qué hacer y cómo quiere, usted está listo para escribir la carta.
Asegúrese de que la carta incluye su nombre, dirección, correo electrónico y teléfono (casa, el trabajo y el teléfono móvil, si es posible). Además, no se olvide de pedir los datos destinatário- por lo tanto estarán al tanto de los avances respecto a la queja.
Vuelva a leer la carta y asegurarse de que todo es posible, sincero y verificable.
Enviar una queja por escrito tiene un efecto más fuerte que un e-mail, fax, o un comentario en el blog o página web. La mayoría de las empresas tratan las letras escritas con prioridad.
No escriba palabras. Recuerde: lo que quiere es la compensación o resolución, y ofender al destinatario no lo tomará. Si desea utilizar un lenguaje más duro, evite la voz pasiva y usar palabras más directas y descriptivos. Es posible que haya sido sorprendido o incluso enojado, palabras más fuertes que la simple decepcionados.
No envíe una carta certificada de los testigos. De hecho, si usted piensa que esto puede acabar en los tribunales, lo mejor es no sólo omite cualquier declaración de testigos, pero su nombre también. Asimismo, recuerda que los costos legales son muy altos. Lo mejor, en la mayoría de los casos, es la búsqueda de un acuerdo informal o, a lo sumo, la mediación.
Si se escribe para quejarse de una persona específica, limite la carta a su discapacidad, y no subestimar la organización en su conjunto. Si se escribe para quejarse de cualquier política de la empresa, no insultar al destinatario o que la política. Sólo tienes que indicar cuál es el problema y cómo quiere que se resuelva.
Algunos sitios como aquí se quejan y publicar sus quejas y tienen otros clientes en la misma situación en relación con una empresa en particular.
Guarde copias de toda la correspondencia y las fechas de presentación de sus cartas.

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Es ilegal para escribir una carta con amenazas de violencia física, la destrucción de la propiedad o la agresión a la salud o la seguridad. Estas amenazas pueden ser interpretadas como acoso, que es capaz de actuar en un tribunal de justicia y puede estar sujeto a sanciones que van desde una multa hasta prisión. Hágase un favor a ti mismo y tomar las amenazas de su cabeza. No los ponga en la carta, y mucho menos enviar!