Cómo aplicar formato condicional en Excel: 16 Pasos

¿Alguna vez has querido saber cuando está por encima o por debajo del presupuesto? ¿Quieres conseguir un dato importante de una lista enorme? Utilice el formato de función de Excel puede ayudar con todo esto y más. Aunque es un poco difícil de usar, conocer los conceptos básicos puede ayudar a entender cualquier proyecto que se está trabajando.

pasos

Imagen titulada Aplicar formato condicional en Excel Paso 1

Poner todos sus datos, o descargar un archivo de entrenamiento aquí. Esto es útil porque el formato condicional se entiende mejor siendo probado en los datos que ya tiene. Aunque se puede aplicar el formato condicional en las celdas vacías, es más fácil para ver si el formato funciona mediante el uso de datos preexistentes.

Imagen titulada Aplicar formato condicional en Excel Paso 2

Haga clic en la celda que desea dar formato. El formato condicional le permite cambiar el estilo de fuente, subrayado y añadir color. Utilizando el formato condicional, VOE también se puede aplicar tachado y Bordes y sombreado en las células. Sin embargo, no se puede cambiar el tamaño de la fuente o tipo de letra del contenido de la celda.

Imagen titulada Aplicar formato condicional en Excel Paso 3

Haga clic "formato" gt; "El formato condicional" para comenzar el proceso de formateo condicional. En Excel 2007 esta opción se puede encontrar en "Página de inicio" gt; "estilo" gt; "El formato condicional".

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Haga clic "añadir gt; gt;" el uso de dos condiciones. Para este ejemplo, dos condiciones se utilizan para ver y trabajar con los demás. Excel permite hasta tres condiciones por celda. Si necesita una sola condición, omita el paso siguiente.

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Haga clic "añadir gt; gt;" de nuevo para fijar otra condición, o haga clic "Eliminar..." y elija una condición de quitar.

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Determinar si su primera condición se basa en el valor de la celda actual, o si se basa en otra célula o grupo de células en otra parte de la hoja de cálculo.

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Deje la condición en que está (en otras palabras, dejar que el primer desplegable, como se "Valor de la celda"), Si la condición se basa en la celda actual. Si se basa en otras células, modificar el primer desplegable para "fórmula". Para obtener instrucciones sobre "fórmula"Ir al siguiente paso. para obtener instrucciones "Valor de la celda", Haga lo siguiente:

Selecciona qué tipo de argumento lo mejor es usar el segundo cuadro desplegable. Para las condiciones entre un valor bajo y un alto valor, la elección "que se encuentra entre" o "No es entre". Para condiciones usando un único valor, utilizar otros argumentos. En este ejemplo se utilizará un solo valor usando el argumento "más grande que".

Determinar qué valor se aplica al argumento. Para este ejemplo, estamos usando el argumento "más grande que" y B5 célula como valor. Para seleccionar una celda, haga clic en el botón en el campo de texto. Esto minimizará el cuadro de formato condicional.

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a "fórmula" en realidad se puede aplicar formato condicional basada en otra celda o celdas. después de seleccionar "fórmula"Todos los menús desplegables desaparecerán y sólo tendrán un campo de texto. Esto significa que usted puede escribir lo que le gusta el uso de fórmulas de Excel. La mayoría de las veces, se adhieren a fórmulas simples y evitar el texto o sus conjuntos. Tenga en cuenta que la fórmula se basa en la celda actual. Por ejemplo, considere esto: C5 (celda actual) = B5gt; = B6. Esto significa que C5 va a cambiar el formato cuando B5 es mayor que o igual a B6. En este ejemplo se puede en realidad ser utilizado con "Valor de la celda"Pero debe haber entendido la idea. Para seleccionar una celda de la hoja de cálculo, haga clic en el botón en el campo de texto. Esto minimizará el cuadro de formato condicional.

Por ejemplo, imagine que tiene una hoja de cálculo con todos los días del mes en curso que aparece en la columna de la A- debe introducir los datos en esta hoja de cálculo todos los días, y que le gustaría toda la línea asociada con el día actual que se destacan de alguna manera. Prueba esto: (1) Seleccionar toda la hoja, (2) Elija Formato condicional como se explicó anteriormente, (3) Choice "fórmula" y (4) Introduzca algo así como = $ A3 = HOY () Cuando en la columna A contiene todas las fechas y la línea 3 es la primera línea de datos (después de los encabezados). Tenga en cuenta que debe poner el signo del dólar delante de A, pero no frente a 3. (5) Elija su formato.

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Haga clic en la celda que contiene el valor. Usted se dará cuenta de que el signo de dólar ($) se coloca automáticamente antes de los nombres de línea y columna. Esto hace que la referencia de celda no es transferible. Esto significa que si usted quiere aplicar el mismo formato condicional mediante el copiar / pegar, todo lo cual hará referencia a la célula original. Para desactivarlo, simplemente haga clic en el campo de texto y borrar los signos de dólar. Si no desea definir una condición utilizando una celda en la hoja de cálculo, basta con introducir el valor en el campo de texto. Incluso se puede añadir texto, dependiendo de los argumentos. Por ejemplo, no utilice "más grande que" y como su argumento "John Silva" en el siguiente campo. No se puede ser más grande que Juan Silva ... bueno, se puede, pero - oh, no importa. En este ejemplo, la totalidad del estado, si tuviera que decir en voz alta, sería leer algo como esto: "Cuando el valor de esta célula es mayor que el valor en la celda B5, entonces ..."

Imagen titulada Aplicar formato condicional en Excel Paso 10

Aplicar el tipo de formato. Tenga en cuenta que se desea resaltar la celda del resto de la hoja de trabajo, especialmente si usted tiene una gran cantidad de datos. Pero también desea dejar de aspecto profesional. Para este ejemplo, queremos que la fuente sea audaz y blanco y el color de fondo es de color rojo. Para empezar, haga clic "formato".

Imagen titulada Aplicar formato condicional en Excel Paso 11

Elegir qué tipo de cambios en la fuente que le gusta hacer. A continuación, haga clic "borde" y realice los cambios allí. Este ejemplo no realiza cambios en la frontera. A continuación, haga clic "Normas y realice los cambios allí. Cuando haya terminado de realizar cambios en el formato, haga clic "bueno".

Imagen titulada Aplicar formato condicional en Excel Paso 12

Una vista previa del formato aparecerá a continuación el argumento y los valores. Hacer los cambios necesarios hasta que el formato se quedan de la manera deseada.

Imagen titulada Aplicar formato condicional en Excel Paso 13

Proceder a la segunda (y tercera, si lo pones) condición y siga los pasos anteriores (a partir del paso 6) de nuevo. Se dará cuenta de que en el ejemplo de que la segunda condición también incluye una pequeña fórmula (= B5 * .90). Se necesita un valor de B5, se multiplica por 0,9 (es decir, 90%) y aplicar un formato si el valor es menor que este.

Imagen titulada Aplicar formato condicional en Excel Paso 14

Haga clic "bueno". Ahora que ha terminado todas sus condiciones, una de dos cosas sucederá:

aparecerá ningún cambio. Esto significa que las condiciones no se cumplen, entonces se aplica ningún formato.

Uno de los formatos que eligió aparece porque una de las condiciones se cumplió.

consejos

Una aplicación muy útil de esta función es utilizarlo para identificar los artículos del inventario que se ajustan a los niveles de inventario deseables. Por ejemplo: Que una célula o línea gruesa cuando el valor de inventario es menor que la cantidad especificada.
Usted puede tratar de formato condicional en los datos que no importan, o que no se pierda si se comete un error.
Una característica que hay en Excel es la capacidad de aplicar "copiar - pegar especial - los valores" el formato condicional para que se copia el formato, pero la "ecuaciones" El formato condicional desaparecen. Esto ahorraría una gran cantidad de memoria ocupada por las ecuaciones. A continuación se muestra un Básica (VBA) Visual que hace esto copiando los datos de Excel a Word (utilizando el formato HTML) y luego copiar de nuevo a la Exce- Pero entender, esto es para usuarios avanzados que ya usted tiene alguna experiencia con macros VBA:

--------oscurecer appWD la Word.Application, appXL la Excel.Applicationsub CopyCondFmt2WordThenBackSoKeepsFmtButLosesCondFmtEquations () ----`*** Propósito: conserva el formato condicional en un rango de Excel, pero pierde el formato condicional "ecuaciones"`*** Nota: En Excel VBA, encienda "Herramientas-referencias-MicrosoftWordxxObjectLibrary"`*** 1) Copias rango de Excel a Word a través del portapapeles. NOTA: la gama tiene formateo condicional`*** 2) Abre Word y Excel pega los datos en un documento de Word nuevo (HTML)`*** 3) copias esta misma fecha en la palabra, colocándolo en el portapapeles (formato HTML)`----`*** (1) copiar rango de Excel----Application.DisplayClipboardWindow = verdadero`*** Acción portapapeles relojApplication.CutCopyMode = falso `*** Copia legible (ergo, el portapapeles claro)rango ("A1") .CurrentRegion.seleccionarSelection.Copy `*** Copia el área de excel--------`(2) ahora manda a aplicar a la Palabra = "appWD"--------conjunto appWD = CreateObject("Word.Application")`*** Crear objeto palabraappWD.Visible = verdadero`*** Palabra de la demostraciónappWD.Documents.Add `*** Nuevo documentoappWD.WordBasic.EditOfficeClipboard `*** Portapapeles reloj en Word tambiénappWD.Selection.PasteExcelTable falso, falso, falso `*** Pegar los datos de ExcelappWD.Selection.WholeStory `*** (3) seleccionar la misma fecha yappWD.Selection.Copy`*** Copiar en el portapapeles en un formato HTMLappWD.Quit --------`**** Volver a sobresalirrango ("A30").seleccionar `Zona de fecha *** pegue el código HTMLActiveSheet.PasteSpecial Formato: ="HTML", Enlace: =falso, DisplayAsIcon: =falso"Pegado de la palabra * End Sub--------

Aquí es otra rápida VB macro que se puede ajustar para pequeños conjuntos de datos (jp_johnny)

público sub FormatMyRow ()`Condicionalmente formatos de filas de datos de rojo a través de amarillo a verde``Yo tenía 21 filas de cosas a formato condicional, con exclusión de cabecera`Columna 4 (D) era el valor% van doce-uno (0% a 100%)para i = 2 a 22"Obtener el valor de la columna 4Las células intval = (i, 4) .Value`Establin los valores de rojo y verde RGB temporales ...si intval gt; doce y treinta y cinco entonces intRed = 200 otro intRed = Int (intval * 510)si ((INTVAL - 1) * (-1)) gt; 0.65 entonces intGrn = 255 otro intGrn = Int (((INTVAL - 1) * (-1)) * 255)`Añadir 100 a los valores RGB para empujar hacia los colores pasteles.intRed intRed = + = 100 100intGrn intGrn"Recorte todo sobre valores RGB 255 de vuelta a 255 ...si intRed gt; 255 entonces intRed = 255si intGrn gt; 255 entonces intGrn = 255"Aplicar el color RGB a cada uno de 11 columnas ... Nota del RGB azul se fija en 100 ...para j = 1 a 11Cells (i, j) = RGB .Interior.Color (intRed, intGrn 100)siguientesiguientefinal sub

El formato condicional también se puede utilizar para filas alternas sombra. Puede encontrar más información en el sitio web de Microsoft en [1]
Se puede aplicar el mismo formato a una fila o columna. Haga clic en el "Copiar formato" (Se parece a un cepillo de color amarillo) y luego seleccione las celdas que desea aplicar el formato condicional. Esto sólo funciona si el valor de la condición no tienen signos de dólar. Tenga en cuenta que las referencias de las celdas se deben revisar más de una vez.
También puede aplicar formato a otras células mediante la selección de la celda que tiene el formato que desee y copiarlo. A continuación, seleccione las células que reciben el formato e ir "Pegado especial" y seleccione "formato".
Estos pasos funcionan con Excel 97 o superior.

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En versiones anteriores a 2007, existe un límite de tres formatos condicionales por célula. De Excel 2007, este límite se ha eliminado.
No elija un formato que dificulte la lectura. fondos naranja o verde pueden verse bien en la pantalla del ordenador, pero puede hacer que sea más difícil de comprender los datos cuando se imprime la hoja de cálculo.