Cómo administrar su correo electrónico con Microsoft reglas de Outlook

Suena simple. Pero lo es? Que está haciendo los pasos correctamente? ¿Hay una manera de manejar su correo electrónico mediante las carpetas de correo de Microsoft Outlook, pero no siempre es obvio cómo hacerlo más eficaz.

pasos

Imagen titulada Manejo de correo electrónico El uso Microsoft reglas de Outlook Paso 1

Identificar a las personas o grupos de personas de las que reciba correo electrónico con frecuencia.

Imagen titulada Manejo de correo electrónico El uso Microsoft reglas de Outlook Paso 2

Identificar a las personas o grupos de personas a las que enviar correo electrónico con frecuencia.

Imagen titulada Manejo de correo electrónico El uso Microsoft reglas de Outlook Paso 3

En el correo de Outlook, acciones, reglas y alertas, crear nuevas reglas para cada persona individual o grupo que recibe correo electrónico con frecuencia y dirigir estos mensajes de correo electrónico en una carpeta específica de la carpeta Bandeja de entrada.

Imagen titulada Manejo de correo electrónico El uso Microsoft reglas de Outlook Paso 4

Determinar cuando desee A) recibir una alerta cuando se recibe un mensaje especial de este individuo o grupo y / o B) se marca como leído inmediatamente. Ver otras opciones y acciones para determinar si pueden ayudarle. .

Imagen titulada Manejo de correo electrónico El uso Microsoft reglas de Outlook Paso 5

Crear nuevas reglas para cada persona individual o grupo que envía un correo electrónico con frecuencia, y dirigirlos a ser movidos como una copia del correo electrónico que está enviando a una carpeta específica dentro de la carpeta Enviados..

Imagen titulada Manejo de correo electrónico El uso Microsoft reglas de Outlook Paso 6

Sobre la base de la prioridad, decidir cuándo y en qué orden desea detener la regla a aplicar. Esto es particularmente importante cuando se trabaja con las reglas que tienen que ver con los correos electrónicos que envía- de lo contrario, se ahorrará varias copias del mismo mensaje.

Imagen titulada Manejo de correo electrónico El uso Microsoft reglas de Outlook Paso 7

Tener una regla de inserción por debajo de todas las reglas de envío de llamada "procesamiento de parada". Esta regla obtendrá los correos electrónicos que no han sido puestas en subcarpetas individuales.

Imagen titulada Manejo de correo electrónico El uso Microsoft reglas de Outlook Paso 8

De vez en cuando, evaluar los mensajes de correo electrónico que se envían a la carpeta "enviado" y no se desplacen a otra subcarpeta. El número de mensajes en la carpeta enviado Puede indicar cuándo es el momento para crear nuevas subcategorías de correos electrónicos enviados.

Imagen titulada Manejo de correo electrónico El uso Microsoft reglas de Outlook Paso 9

De vez en cuando, evaluar los correos electrónicos "Caja de entrada" que se envían a la carpeta "Caja de entrada" y no se desplacen a otra subcategoría. El número de mensajes en la carpeta Caja de entrada principal puede indicar cuándo es el momento para crear nuevas subcategorías para el correo entrante.

consejos

Para las carpetas que crea para los e-mails enviado, usted debe ajustar la pantalla (haga clic en el botón derecho en la barra de vista previa / ordenar carpeta, Personalizar la vista actual, campos ...) para eliminar los campos de y recibido y añadir los campos a y enviado.
Por ejemplo, los anuncios de correo electrónico pueden ser interesantes cuando llegaron, pero pronto pierden su importancia y pueden ser eliminados. los bancos y los recibos de avisos se pueden almacenar por más tiempo.
Algo importante para organizar el correo electrónico como Microsoft Outlook es aprender cómo crear y categorías de correo electrónico y dar prioridad a ellos - como si su poda "correos electrónicos de jardín" - Para que pueda beneficiarse de "florecer" información recibida.
cuando los correos electrónicos enviado y recibido se clasifican, es más fácil para ver donde el "crecimiento" correos electrónicos sucede, decidir dónde hay que podar y crear nuevas ramas.
Es posible que desee añadir también otros campos útiles para su vista de carpetas. tamaño le permitirá ver y clasificar por tamaño del mensaje. Es posible que desee tomar el peso carpetas mediante el aumento de los correos electrónicos, la gestión de sacarlos del correo electrónico (por ejemplo, guardar archivos adjuntos importantes o guardar un correo electrónico completo fuera de Outlook).
Considere la posibilidad de llevar a cabo el cambio de las propiedades de las carpetas que muestran "Número total de elementos no leídos"En particular, si usted ya está recibiendo alertas de nuevos mensajes importantes que se recibe.
Si necesita ayuda con el correo no deseado en Outlook, utilice el programa SpamBayes que es fácil de utilizar, pequeño y gratuito.

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A medida que el número de mensajes en una carpeta se acercan a un número (50? 100? 200?), Es el momento de evaluar si se requiere una limpieza o sub-categorización de mensajes de correo electrónico en la carpeta.
Debe utilizar la versión casera de Outlook como una prueba antes de crear reglas para Outlook para el correo electrónico, y antes de que los cambios en su Outlook versión de trabajo (o viceversa, dependiendo de lo que usted da la prioridad).