Cómo mejorar su etiqueta para escribir mensajes de correo electrónico: 14 pasos

2 Métodos:Escribir nuevos correos electrónicos Responder a mensajes de correo electrónico

Abrir el buzón de correo electrónico puede ser como abrir la caja de Pandora de la gramática inadecuada, mala ortografía y el mal gusto. Considere lo que sus correos electrónicos causan impresiones sobre los otros. Siempre es bueno para hacer que su mensaje se destacan. Siga estos pasos para mejorar su etiqueta en el correo.

pasos

Mantenga sus mensajes de correo electrónico conciso, conversacional y se concentraron. Es difícil de leer las letras en una pantalla de ordenador - por lo tanto, crear correo cortos y directos. A pesar de que no es una extensión ideal para el correo electrónico, crear frases cortas, 8-12 palabras, y dejar espacios entre párrafos.

En un trabajo de e-mail, llegar al punto. "Te espero ..." "Creo que deberíamos ..." y las frases como debería ser lo primero, que explica el caso en las siguientes líneas. Mucha gente lee sólo las primeras líneas antes de decidir si desea responder el correo electrónico o grabarlo para más tarde. Estas líneas deben dar "contenido" lo suficiente como para permitir que una decisión informada. Para los correos electrónicos personales, por lo general es una buena idea para abrir con una nota personal antes de llegar al punto principal del mensaje.

Evitar el formato complejo. Cambiar fuentes y colores, insertar listas HTML o utilizar el correo electrónico puede hacer que parezca extraño o puede hacer que sea ilegible al destinatario, aunque el formato se ve bien en el equipo. Debe ser sencillo.

adjuntos límite. No añadir un archivo adjunto si no es realmente necesario. Utilice los accesorios más bajos posibles. La mayoría de las aplicaciones de correo electrónico se pueden enviar y recibir archivos adjuntos de hasta 1 MB, pero aquello que sea superior debería ser un problema para usted y el destinatario, y los archivos más pequeños pueden tomar tiempo para abrir si la cuenta de la persona que llama es lento. Si necesita enviar un archivo más grande, comprimirlo o ponerlo en una carpeta zip o utilizar servicios en línea que le ayudan a enviar archivos grandes, tales como YouSendit.com. Si necesita enviar varias páginas, como los planes para fundar o grandes correcciones de ortografía, enviar un fax o una serie de páginas escritas en una carta.

No coloque los archivos adjuntos en una carpeta zip en caso de que no es necesario. A menos que el archivo adjunto es demasiado grande para ser enviado, se corre el riesgo de perder el tiempo del destinatario y, probablemente, le impiden archivos adjuntos de acceso. La mayoría de los dispositivos móviles no pueden descomprimir archivos Zip. Además, es .xlsx compresa género redundantes, docx., .pptx. (MS Excel, Word y Powerpoint), ya que tales elementos se presenta en un formato comprimido.

Tenga en cuenta que muchas personas o empresas no abrir archivos adjuntos de alguien desconocido, y otras cuentas automáticamente enviar mensajes con archivos adjuntos a las carpetas de spam. Así que si usted está solicitando un puesto de trabajo, por ejemplo, asegúrese de seguir las instrucciones del destinatario en relación con los anexos. Si no se dan instrucciones, enviar otro correo electrónico para que el destinatario sepa que se va a enviar un mensaje con un archivo adjunto.

Piense antes de enviar. No envíe mensajes de correo electrónico cuando esté emocional. Siéntase libre de escribir el asunto y el cuerpo del correo electrónico, a continuación, guardar. Sólo tiene que añadir los destinatarios y enviar el mensaje después de haber tenido tiempo de pensar en el correo electrónico que será enviado. Usted puede cambiar de opinión y borrar el mensaje antes de lanzarlo al mundo.

El correo electrónico se ha convertido en una herramienta para pedir a las personas (o decir) cosas que nunca piden cara a cara (alguna vez por qué te conviertes en una persona diferente en el Internet?). Si va a enviar algo a alguien, por favor revise el mensaje y se pregunta si quiere decir que frente a la persona, o cara a cara. Si se trata de un tema sensible, leer el mensaje dos veces.

Tenga cuidado al usar abreviaturas y emoticonos. Esto puede ser aceptable en los correos electrónicos informales, como enviado a los amigos. Sin embargo, en una carta formal, usted nunca se lo dicen a alguien "Lol". Las personas pueden encontrar este adecuadamente y puede encontrar que usted está siendo frívola.

Algunas abreviaturas tales como "ABC" se utilizan comúnmente en los correos electrónicos y son generalmente aceptables, excepto en los mensajes formales o profesionales.

método 1

Escribir nuevos correos electrónicos

Utilice los campos de destinatario correctamente. Las direcciones que aparecen en el campo "A" deben tomar medidas, mientras que en el campo "CC" sirven para mantener informadas colegas o jefes.

Tenga cuidado cuando sea necesario "acción" de más de una persona en el campo "Para". Esto puede dar lugar a múltiples esfuerzos en relación a una sola tarea, o cualquier esfuerzo por asumir que alguien ya se ocupa de la solicitud.
Si envía un correo electrónico a una lista de personas cuyas direcciones desee mantener en privado, ponerlos en el campo CCO y escriba la dirección en el campo "Para".
Si desea eliminar a alguien de la materia (ROR por ejemplo. Una persona que le presentó a alguien, y ahora se sabe que este señor / señora está tratando con algunos detalles que no desea molestar cuadro de mensaje del presentador), mover la dirección de la persona "a" campo o DC para el campo CCO.

Hacer que la línea de "sujeto" es útil. Un buen tema proporciona un buen resumen sobre el contenido del correo electrónico, preparando al lector rápidamente. Los buzones de correo electrónico suelen ser lotadas- por lo tanto, una buena frase del tema ayuda al oyente a determinar la prioridad de sus mensajes. También es útil para evitar que el correo no pueda borrarse antes de su lectura. Ya que es lo primero que el destinatario ve, mantenerlo libre de errores, concisa y genérica. Escribir cosas como "hola", "¿Y?" O el nombre del destinatario (el primero puede ser bloqueado por los filtros de spam).

Evitar priorizar sus mensajes al destinatario. Deshacerse del hábito de hacer todos los correos electrónicos "urgentes" o "alta prioridad" - de lo contrario va a terminar siendo tratado como el pastor que vivía al grito de "Lobo, lobo!". Es muy molesto y presuntuoso asumir que su solicitud en el correo electrónico es más urgente que el otro, especialmente en un contexto de trabajo. Ser lo suficientemente amable para dar crédito al destinatario que sabía prioridad de los mensajes.

método 2

Responder a mensajes de correo electrónico

Tenga cuidado con las respuestas. Si responde a un mensaje y utiliza la CC para añadir un tercero al remitente original, no incluidas, asegúrese de que el mensajero original, no se enoja por el hecho. Esta información puede haber sido sólo para sus ojos. Esto es especialmente importante si el remitente original es su supervisor. Tenga cuidado al usar el BCC. Esto puede afectar a usted si la persona en el campo CCO respuesta, sin ver que su copia es ciego.

Determinar quién debe responder. Los correos electrónicos enviados a usted generalmente requieren que la respuesta que debe darse a una sola persona. Sin embargo, los correos electrónicos enviados a varias personas, puede que tenga que elegir la opción "Responder a todos" opción para comunicarse con varios destinatarios. Tenga cuidado: el uso de "Responder a todos" todo el tiempo crea respuestas en las abundancias y deja mensajes en la bandeja de entrada de muchas personas. Tenga en cuenta las consecuencias si usted recibe un correo electrónico, responder a todos y ve el mensaje de vuelta a veinte destinatarios - si todas estas veinte personas aprietan "Responder a todos", miles de mensajes pueden acumularse en las bandejas de entrada de las personas. Esto podría hacer que toda la compañía entró en un círculo vicioso, incapaz de saber a quién se dirige el mensaje.

Piense dos veces antes de responder sólo con un "gracias". Algunas personas no quieren correos electrónicos agradeciendo. Esto requiere tiempo adicional para abrir el correo electrónico y leer algo ya conocido. Algunas personas incluyen un mensaje exigiendo que el email no se contesta.

Resumir largas discusiones. Analizar las páginas de respuestas para entender una discusión es aburrido. En lugar de seguir reproduciendo el mensaje hacia adelante, tómese un minuto para resumir para los lectores.

Asegúrese de incluir la información a la que está respondiendo. Muchas personas y empresas, escriben y responden a miles de correos electrónicos al día. Enviar e-mail indistinta que acaba de decir "Sí" - incluida la cuestión planteada por el remitente original para hacerle saber lo que está respondiendo. Evitar que el remitente tiene que volver a leer sus propios mensajes.

Responder con prontitud. Si es necesario buscar a uno pensar un poco antes de responder a un correo electrónico, o si usted está demasiado ocupado para escribir una respuesta fácilmente, enviar un mensaje rápido para que éste sepa que el mensaje será contestado después de un tiempo.

Sea proactivo. Al responder a un correo electrónico, puede ahorrar tiempo de todos para anticipar cualquier pregunta o preocupación que su respuesta puede generar. Acercarse a ellos en su respuesta antes de que alguien envía un nuevo correo electrónico haciendo este tipo de problemas.

consejos

Apagar el correo electrónico con cortesía. Cierre con una afirmación como "buena suerte" o "Gracias de antemano por su ayuda" puede suavizar incluso el más duro de los correos electrónicos y puede generar una respuesta más favorable.
Tenga cuidado en el momento de pedir recibir certificados. Aunque hay ciertas circunstancias en las que puede ser necesaria la respuesta confirmando la recepción, en la mayoría de los casos es sólo una molestia y obliga al lector a hacer más acciones para hacer frente a su correo electrónico. Si algo realmente urgente, o lo que necesita saber que el destinatario ha recibido el mensaje, coger el teléfono y usarlo.
Estándar fácil de leer fuentes. Por ejemplo, Arial, Cambria y estrecho. Mantener el tamaño de fuente, por lo general no más de 15. Si es necesario centrarse en una forma especial o empático, utiliza negrita o cursiva. Es infinitamente mejor que gritar en mayúsculas!

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No espere que el contenido de su correo electrónico se mantiene privado. Tenga cuidado con lo que diga o se puede terminar haciendo daño.
No utilice su trabajo la firma en los mensajes personales - esto les parecerá poco amigable.
No transferir cadenas de correo electrónico si usted no quiere tratar con la ira de los destinatarios. Estos correos electrónicos obstruyen las bandejas de entrada y los residuos internet - muchas personas no les gustan.
No utilice mayúsculas. Esta es una práctica innecesaria y puede molestar a su destinatario, haciendo que se envíe una respuesta airada. Las letras mayúsculas se consideran el equivalente del grito.

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