¿Cómo enviar fax: 7 pasos (con fotos)

2 Métodos:Antes de enviar el fax El envío de faxes por diferentes medios

Si usted es un empollón de la joven que nunca ha oído hablar de un fax antes, o ya ha trabajado mucho con él, pero me ha olvidado, es probable que necesita saber cómo enviar un fax en algún momento. Tenga en cuenta que hay una serie de variaciones entre las máquinas de fax, entonces usted debe consultar el manual o las instrucciones de su máquina personal si tiene a mano. El uso de la mayoría de las máquinas requiere la inserción de una carta de presentación, marque el número de fax y enviar el fax a su destino.

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Antes de enviar el fax

Crear una carta de presentación. máquinas de fax a menudo son compartidos por varias personas u oficinas dentro de una oficina. Dado que cualquiera puede ver un fax enviado a una máquina de fax, que es una buena idea incluir una carta de presentación. Esto asegurará que su fax llegará a la persona correcta.

La carta de presentación incluye información como el nombre del destinatario, el contenido del fax y el número de páginas que incluye. También debe incluir la información del remitente, tal como el nombre y número de fax, para que el destinatario sabe que él vino y para responder si es necesario.

Marque el número de fax. A continuación, hay que marcar el número de fax del mismo modo que lo haría en un teléfono. En la mayoría de las nuevas máquinas de fax, el código de área no tendrá que marcar un número local, pero aún así es necesario que los números de larga distancia. Algunas máquinas de fax requieren el código de área sin importar la ubicación. Comprobar o preguntar acerca de su máquina.

El código del país (el número 1 para los números de teléfono y de fax de los Estados Unidos) a veces también necesitan ser marcado antes de los números locales, pero sólo cuando se necesita también el código de área. El código de país es casi siempre necesario marcar números de larga distancia.

A menudo, usted también tendrá que marcar 9 antes de los números de larga distancia. Compruebe las especificaciones o preguntar acerca de su máquina de fax individual.

Asegúrese de que el número que está utilizando es el número de fax y no el número de teléfono de la persona que está intentando contactar. A menudo, nuestros números telefónicos al lado de la otra en las tarjetas de visita y es fácil de malinterpretar o ver el número equivocado.

Determinar el método de alimentación. Al poner los materiales a ser enviadas por fax a la máquina, hay que ponerlos en la dirección apropiada. Se escanea el documento, por lo que si el papel está orientado en la dirección equivocada, sólo se escanea la espalda y fax enviado está en blanco. Asegúrese de que los documentos están con el lado derecho hacia arriba antes de enviar el fax.

diferentes máquinas de fax son alimentadas de diferentes maneras. , todas las máquinas de fax útiles están etiquetados con la dirección adecuada para poner los papeles. En algún lugar cerca de la zona donde se alimenta el papel, buscar un símbolo de una hoja de papel con una esquina doblada hacia abajo. Verá este símbolo que un lado de la hoja tiene líneas y el otro está en blanco.

Si la esquina doblada abajo tiene las líneas, significa que las hojas deben ser colocados en la máquina de fax con la cara orientada hacia el blanco para usted.

Si la esquina doblada está en blanco, significa que hay que alimentar la máquina con la parte frontal del papel hacia usted.

Envío de fax con el material adecuado. máquinas de fax funcionan mejor con el papel de tamaño estándar. Enviar nada en un tamaño no estándar puede no funcionar o se puede bloquear o dañar la máquina de fax. Si necesita enviar algo en un tamaño no estándar, como una copia de un recibo, primero tendrá que hacer una fotocopia del elemento y enviarlo en su lugar.

El tamaño de papel más común para las máquinas de fax, impresoras y es A4 o papel con membrete de América.

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El envío de faxes por diferentes medios

Utilizar el equipo para enviar el fax. Una vez que has hecho todo lo que aparece más arriba, está listo para enviar el fax. Con el papel correctamente insertada y el número marcado, ya está listo para pulsar Enviar. Este botón se suele ser grande y bien marcado. ¡Es eso! Has enviado el fax!

Usted se dará cuenta de que una vez que se pulsa enviar, la máquina hará una serie de pitidos y zumbidos. Esto es normal. Estos sonidos son como máquinas de fax se comunican entre sí. Una vez que el fax se ha enviado correctamente, por lo general, se oye un pitido largo y la luz después de unos minutos. Cuando un fax es un problema y no se envía, por lo general se oye final con un sonido brusco. Si escucha que suena horrible, usted debe comprobar la máquina de fax para evaluar el problema.

El uso de Internet para enviar un fax. También puede utilizar el Internet para enviar materiales a una máquina de fax. Hay una serie de servicios que pueden ser usados, la mayoría de ellos cuesta dinero. Sin embargo, esto puede ser una buena inversión si no se envía por fax muy a menudo y no quiere comprar un electrodoméstico o manejar los servicios como FedEx.

El PamFax un excelente servicio de fax para Skype. Sin embargo, este programa cobra una pequeña cuota.

El HelloFax es un servicio que se integra bien con Google Drive, lo que le permite enviar por fax fácilmente documentos de Google. Incluye una serie de faxes gratis y luego cobra una tarifa.

Utilizar el correo electrónico para enviar un fax. Dependiendo del número al que está enviando el fax, puede ser posible simplemente enviar el archivo a la máquina de fax sin cargo. Sin embargo, se debe tener en cuenta que este método sólo cubre un número limitado de números de fax y sólo puede enviar información limitada.

Puede comprobar si el número de fax está cubierta mirando en línea.

Utilice esta fórmula para crear la dirección a la que se va a enviar el correo electrónico: "[email protected]"

Quitar las comillas, sustituir los números por fax (incluyendo el país y el código de área) y el nombre y apellido de la persona a la que va a enviar el fax.

Tenga en cuenta que sólo el texto en el cuadro de texto aparecerá en el fax. No puede adjuntar archivos PDF o cualquier otro material con este método.

consejos

La mayoría de las máquinas de fax tienen instrucciones para ellos. Deje que la sabiduría de los que vinieron antes de guiarlo en su viaje ...
Introduzca siempre el número completo, incluyendo el código de área y un número 1 para la distancia.

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Si va a enviar información sensible, tenga en cuenta que cualquiera puede leer un fax se imprime. Compruebe el número antes del envío y asegurarse que el cliente está esperando a su fax.